Спеціальної вимоги складати дефектний акт перед ліквідацією (списанням) основних засобів українське законодавство не містить. Разом з тим, такий документ можна скласти у випадку списання зламаних та зношених об’єктів – меблів, оргтехніки, інструментів, інвентарю тощо.Проте, по суті, реквізити дефектного акту фактично містяться у Акті списання основних засобів (часткової ліквідації) та Акті списання транспортних засобів, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 13.09.2016 р. № 818. Тобто, немає необхідності оформляти дефектний акт окремим документом. Тому складають акт списання основних засобів на підставі протоколу результатів інвентаризації і наказу керівника. Форма акта має містити обов’язкові реквізити первинки згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV. В акті зазначають причину списання ОЗ: знищення, пошкодження через бойові дії та недоцільність відновлення. В актах на списання наводяться дані, що характеризують об’єкти ОЗ: рік виготовлення або будівництва об’єкта, дата його надходження на підприємство і початок експлуатації, первісна (переоцінена) вартість об’єкта, сума нарахованого зносу, передбачений і фактичний строк корисного використання, проведені ремонти, причини вибуття тощо. Обов’язково посилаються на протокол результатів інвентаризації. На підставі акта закривають інвентарні картки обліку ОЗ і знімають об’єкти ОЗ з обліку.Податківці також роз'яснюють:З метою визначення документів, які підтверджують знищення, розібрання або перетворення основних засобів в іншій спосіб, внаслідок чого основний засіб на може використовуватися за первісним призначенням необхідно враховувати Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 30.09.2003 № 561 (із змінами, далі – Методичні рекомендації).Відповідно до пп. 42 – 44 Методичних рекомендацій для визначення непридатності основних засобів до використання, можливості їх використання іншими підприємствами, організаціями та установами, неефективності або недоцільності їх поліпшення (ремонту, модернізації тощо) та оформлення відповідних первинних документів керівником підприємства створюється комісія.Така комісія:здійснює безпосередній огляд об’єкта, що підлягає списанню;встановлює причини невідповідності критеріям активу;визначає осіб, з вини яких сталося передчасне вибуття основних засобів з експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності;визначає можливість продажу (передачі) об’єкта іншим підприємствам, організаціям та установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, що можуть бути отримані при демонтажі, розбиранні (ліквідації) основних засобів, установлює їх кількість і вартість;складає і підписує акти на списання основних засобів.Отже, дефектний акт на кожен знищений/пошкоджений ОЗ складати не обов'язково.