Необхідно укласти договір позички, нотаріально його засвідчити (ч. 4 ст. 828 ЦКУ). Після укладання договору позички виникає операція з передачі об’єкта позички (автомобіля), а в майбутньому буде операція з його повернення. Таку операцію засвідчують документально, а саме Актом приймання-передачі. Отже, у Вас до договору позички повинен бути відповідно оформлений Акт приймання-передачі, в якому фізична особа передає, а представник підприємства приймає автомобіль. Також в акті потрібно вказати показники спідометра та наявність пального в баку.

У підприємства отриманий у позичку автомобіль обліковуватиметься на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи». При цьому право на амортизацію не виникатиме, оскільки автомобіля на балансі не буде.

Витрати на утримання і ремонт автомобіля підприємство повинне визнавати за загальними правилами, встановленими п. 7 П(С)БО 16 та списувати такі витрати на рахунок, в залежності від напрямку використання автомобіля (на 92,93,23 рах.)Щодо пального, то на практиці частіше оформляють приймання автомобіля таким чином, що в баку немає пального. А вже надалі списання пального проводитиметься так само як по власних автомобілях, згідно з нормами, затверджених наказом по підприємству.На автомобіль подається заява 20-ОПП.Важливо також, що договір позички не може бути підписаний з обох сторін (зі сторони позичкодавця і користувача) однією й тією ж особою. Якщо директор одна і та ж особа. Тому якщо майно в безоплатне користування передає директор, то від підприємства договір та акти підписує інша особа, уповноважена на це статутом або відповідною довіреністю (ч. 3 ст. 238). Це може бути головний бухгалтер, заступник директора.