Щоб витрати на виконання гарантійних зобов’язань визнавалися в обліку рівномірно протягом року, у бухгалтерському обліку формується забезпечення (резерв) на їх покриття. Такий підхід передбачений п. 12 П(С)БО 11 "Витрати". Для обліку створення та використання цього резерву застосовується субрахунок 473 «Забезпечення гарантійних зобов’язань». Забезпечення під гарантійні зобов’язання мають формувати всі суб’єкти господарювання незалежно від форми власності. Водночас згідно п.7 П(С)БО 25 обов’язок створювати такий резерв не поширюється на підприємства, які складають Спрощений фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва за формами № 1-мс і № 2-мс. До цієї категорії належать юридичні особи, що ведуть спрощений бухгалтерський облік доходів і витрат, а також мікропідприємства. Якщо на підприємстві було створено резерв гарантійних зобов’язань на рахунку 473, то витрати на матеріали та оплату праці працівників, залучених до усунення недоліків, списуються за рахунок цього резерву. У бухгалтерському обліку це відображається проведенням Дт 473 / Кт 20, 22, 23 тощо. Якщо ж резерв не формувався,усі витрати визнаються безпосередньо у періоді їх фактичного виникнення шляхом віднесення на дебет рахунку 93 з кредиту відповідних рахунків (20, 22, 23 тощо). Незважаючи на те, що взаємовідносини між юридичними особами в першу чергу визначаються умовами договору, для коректного та обґрунтованого бухгалтерського обліку гарантійного випадку доцільно оформлювати пакет підтвердних документів. До таких документів входять: письмова претензія або вимога покупця із зазначенням виявлених недоліків;дефектний акт, у якому фіксуються ці недоліки;документ із переліком робіт і матеріалів, необхідних для їх усунення;внутрішня накладна або акт списання матеріалів;акт виконаних гарантійних робіт, що підтверджує усунення дефектів. Оскільки виконання гарантійних робіт не є окремою послугою чи новим замовленням, а становить частину зобов’язань за первинним договором, нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ відповідно до статті 198.5 Податкового кодексу України не здійснюється. Податкова практика виходить з того, що гарантійний ремонт є елементом післяпродажного сервісу, вартість якого була включена до ціни робіт, реалізованих у 2024 році. Оскільки при виконанні основних робіт ПДВ було нараховано в повному обсязі, використання матеріалів для гарантійного усунення браку вважається використанням у межах господарської діяльності. У фінансовій звітності за 2025 рік витрати, пов’язані з виконанням гарантійних зобов’язань, відображаються у Звіті про фінансові результати (форма № 2 або № 2-м) у складі витрат на збут. У Балансі (форма № 1) залишок невикористаного резерву гарантійних зобов’язань показується у рядку 1435 «Інші резерви». Якщо резерв не створювався, понесені витрати безпосередньо зменшують фінансовий результат, тобто чистий прибуток підприємства, у звітному періоді.