Графік відпусток – 2026: інструкція складання

Що таке графік відпусток і навіщо його складати

Графік відпусток дозволяє визначити черговість використання відпусток протягом року. Завдяки цьому роботодавець може планувати робочі процеси та уникати ситуацій, коли одночасно відсутня значна частина працівників

Чому без графіка складніше уникнути конфліктів і порушень

Без попереднього планування кілька працівників можуть захотіти піти у відпустку в один і той самий період. Якщо немає затвердженого графіка, роботодавцю доводиться вирішувати це питання, що може викликати незадоволення або суперечки. Без графіка кадровій службі важче відстежувати, хто і коли має право на відпустку, а також чи використовує працівник її своєчасно.

Хто зобов’язаний складати графік відпусток у 2026 році

Чи стосується це всіх роботодавців

Графік відпусток повинен бути складений у кожного роботодавця, у тому числі й у ФОП та резидентів Дія Сіті. При цьому кількість найманих працівників значення не має — навіть якщо працює лише кілька осіб. Це пояснюється тим, що обов’язок складати графік відпусток прямо передбачений законодавством, зокрема ч. 4, 5 ст. 79 КЗпП та ч. 10, 11 ст. 10 Закону про відпустки. Тому роботодавці зобов’язані дотримуватися цієї вимоги.

Які категорії працівників потрапляють до графіка відпусток?

До графіка відпусток включаються всі працівники. Зокрема:

• основні працівники;
• працівники, які працюють на умовах неповного робочого часу;
• сумісники;
• працівники, з які працюють на умовах строкового трудового договору;
• тимчасові працівники;
• працівники віком до 18 років.

Важливо: до графіка відпусток не включаються особи, які за умовами свого працевлаштування не мають права на відпустки. Оскільки відпусток вони не отримують, то й до графіка відпусток не потрапляють. Це:

• фізичні особи-підприємці;
• особи, які працюють за цивільно-правовими договорами;
• гіг-спеціалісти.

Які відпустки включати до графіка

Щорічна основна відпустка

Відповідно до КЗпП та Закону про відпустки до графіка відпусток мають потрапити, зокрема, щорічні основні відпустки, визначені ст. 6 Закону про відпустки. Пам’ятайте:

• щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки);
• право працівника на щорічну основну відпустку повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи в даного роботодавця (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки).

Додаткові щорічні відпустки

Також до графіка відпусток обов’язково потрібно включити щорічні додаткові відпустки:

• за роботу із шкідливими і важкими умовами праці відповідно до ст. 7 Закону про відпустки;
• за особливий характер праці відповідно до ст. 8 Закону про відпустки.

Які види відпусток зазвичай не планують у графіку

Не потрапляють до графіку відпусток інші відпустки, окрім щорічних:

• відпустка у зв’язку з навчанням;
• творча відпустка;
• відпустка для підготовки та участі у спортивних змаганнях;
• додаткова відпустка, яка надається окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності відповідно до ст. 16-2 Закону про відпустки;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка у зв’язку з усиновленням дитини (ст. 18-1 Закону про відпустки), відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років та відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною до 6 років на підставі медвисновку;
• додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, що надається відповідно до ст. 19 Закону про відпустки;
• одноразова оплачувана відпустка при народженні дитини (ст. 19-1 Закону про відпустки);
• додаткова відпустка постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи, яка передбачена п. 22 ч. 1 ст. 20 Закону № 796 та п. 3 ч. 3 ст. 30 Закону № 796. Зверніть увагу: абз. 2 п. 6 Порядку № 936 передбачено складання графіка відпусток. Але мається на увазі індивідуальний графік, в якому буде передбачена лише додаткова відпустка постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи;
• відпустки без збереження зарплати передбачені ст. 25, 26 Закону про відпустки, ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 та іншими спеціальними законами.

Коли складати графік відпусток на 2026 рік

Оптимальні строки підготовки документа

Законодавство не встановлює конкретної дати, до якого числа роботодавець має затвердити графік відпусток. Проте логічно його складати наприкінці поточного року на наступний календарний рік.

Часто орієнтуються на 5 січня поточного року. Це пов’язано з тим, що саме таку дату визначено в п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців установ та організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213. Попри свій поважний вік, цей документ і досі залишається чинним. На зазначений строк також звертало увагу Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 № 475/13/116-15.

Що робити, якщо початок року вже настав, а графік не затверджено

Якщо графік відпусток не був затверджений до початку року, найкраще рішення — оперативно скласти графік відпусток та затвердити його поточною датою. Бажано це зробити до початку першої відпустки в поточному році.

Як зібрати інформацію для графіка відпусток

Як врахувати побажання працівників і виробничі потреби

Роботодавець має зберегти баланс між побажаннями працівників і виробничими потребами. Для цього керівник або кадрова служба пропонує працівникам повідомити орієнтовний період відпустки. Це можна зробити різними способами:

• через письмові заяви або анкети;
• шляхом заповнення таблиці або форми;
• через керівників структурних підрозділів.

А роботодавець або відповідальні особи визначають:

• коли найбільше навантаження на виробництві;
• кого ким можна замінити;
• скільки працівників одночасно можуть бути відсутніми.

Які категорії працівників мають пріоритет у виборі часу відпустки

Під час складання графіка відпусток роботодавцю потрібно врахувати, що окремі категорії працівників мають право використовувати щорічну відпустку у зручний для них час. Тобто їхні побажання щодо періоду відпустки потрібно враховувати в першу чергу. Такі особи перераховані в ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки:

• працівники віком до 18 років;
• особи з інвалідністю;
•  жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю неї;
• одинока мати (батько), які виховують дитину без батька (матері); опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків неї;
• дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветерани війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
• батьки - вихователі дитячих будинків сімейного типу;
• працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;

Також можуть бути інші визначені категорії, передбачені законодавством, колективним або трудовим договором.

Покрокова інструкція зі складання графіка відпусток

Крок 1. Визначити перелік працівників

До переліку включаються всі працівники, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем на момент складання графіка відпусток. У переліку потрібно одразу позначити працівників, які мають право на використання відпустки у зручний для них час (див. попередній розділ). Також врахуйте працівників, які працюють менше шести місяців. Їх також потрібно включити до графіка. 

Крок 2. Перевірити залишки невикористаних відпусток

Під час формування переліку працівників варто переглянути дані кадрового обліку щодо невикористаних відпусток за попередні роки. Потрібно одразу врахувати необхідність їх надання в поточному році.

Крок 3. Узгодити орієнтовні періоди відпусток

Достатньо визначити місяць або приблизний період відпустки, а не точні дати. Тому в графіку відпусток зазначаються періоди, коли відпустка буде використана. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем. Потрібно письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. А працівник заповнить бланк заяви на щорічну відпустку із зазначенням конкретних дат отримання відпустки.

Крок 4. Заповнити форму графіка

На цьому етапі вноситься інформація до графіка відпусток.

Крок 5. Погодити документ і затвердити його

Графік відпусток погоджується з профспілковим комітетом та затверджується роботодавцем.

У якій формі оформити графік відпусток

Чи існує затверджена типова форма

Форма графіка відпусток на законодавчому рівні не затверджена — його складають у довільній формі.

Які реквізити варто включити до документа

Оскільки законодавство не встановлює уніфікованої форми графіка відпусток, роботодавець може розробити його самостійно. До документа доцільно включити основні реквізити, які забезпечать контроль за використанням відпусток. Зазвичай у графіку відпусток зазначають такі реквізити:

• найменування підприємства (установи, організації).
• дата складання або затвердження документа.
• ПІБ працівника та його посаду.
• вид відпустки (щорічна основна, додаткова тощо).
• тривалість відпустки (у календарних днях).
• запланований період відпустки (місяць або конкретні дати).
• примітки (поділ відпустки на частини, перенесення тощо).

Як затвердити графік відпусток

Хто підписує документ

Графік відпусток підписує роботодавець (керівник підприємства або ФОП) особисто або видає наказ про затвердження графіка відпусток. А також підписується відповідальною особою (начальником відділу кадрів).

Чи потрібне погодження з профспілкою або представниками працівників

Погодження графіка відпусток з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) передбачено ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки. Зверніть увагу, що і в період воєнного стану це потрібно робити. Адже ч. 2 ст. 5 Закону № 2136 зупинила в період воєнного стану дію ст. 43 КЗпП, в якій йдеться про узгодження з профспілкою звільнення працівника з ініціативи роботодавця. Тому в інших випадках, коли це передбачено законодавством, від профспілки потрібно отримати погодження. 

Як ознайомити працівників із графіком

Ознайомити працівників з графіком відпусток можна одним з наступних варіантів:

• передбачити в графіку відпусток окрему графу, в якій працівник поставить свій підпис про ознайомлення з графіком;
• оформити документ про ознайомлення, який буде додатком до графіка відпусток.

Зверніть увагу: ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки зобов’язує письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Тобто ознайомлення працівників з графіком відпусток не відміняє потреби в повідомленні працівника про початок відпустки.

Чи потрібна заява працівника на отримання відпустки?

Якщо відпустка надається суворо за затвердженим графіком, в якому були вказані дати відпустки, заява від працівника не потрібна. Роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки за 2 тижні (ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки), після чого видається наказ. Заява потрібна лише при перенесенні або наданні відпустки поза графіком чи у випадку, якщо в графіку відпусток не були зазначені точні дати.

Як вносити зміни до графіка протягом року

Коли зміни допустимі

До графіка відпусток протягом року можна вносити зміни. Коригувати відпускний розклад іноді доводиться через сумісників (адже їхню відпустку зазвичай надають одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, хоча це необов’язково), працівників, які мають пільги щодо вибору часу відпустки (див. розділ вище), а також новоприйнятих працівників та працівників, які захворіли під час щорічної відпустки (додатково про те, що робити в разі хвороби працівника під час щорічної відпустки, ми писали тут).

Що робити, якщо працівник хоче піти у відпустку не за графіком?

Якщо працівник хоче піти у відпустку не за графіком, необхідно отримати від нього заяву, погодити зміни та видати наказ. Роботодавець має право відмовити, якщо це порушує виробничий процес, або погодитися, оформивши відпустку за сімейними обставинами чи перенесення. Обов'язково відбувається внесення змін до графіка відпусток.

Як оформити зміни? 

Порядок дій під час внесення змін до графіка відпусток законодавством не визначений, тому роботодавець може застосовувати різні підходи. Можна скористатися такими варіантами:

• у паперовому графіку закреслити рядок із застарілою інформацією та нижче внести уточнені дані;
• оформити зміни в окремому додатку до графіка відпусток;
• затвердити графік відпусток у новій редакції.

Найпоширеніші помилки при складанні графіка відпусток

Не враховані пільгові категорії працівників

Законодавство передбачає низку категорій працівників, побажання яких щодо періоду відпустки потрібно враховувати в першу чергу. Якщо під час планування відпусток їх поставити на загальних підставах або визначити період без урахування їхнього права вибору, працівник може вимагати змінити графік.

Не відображені залишки невикористаних днів

Якщо такі дні не врахувати під час планування, у працівників можуть накопичуватися значні невикористані відпустки. Якщо залишки не відобразити в графіку, працівник може в будь-який момент подати заяву на їх використання, що ускладнить планування роботи підрозділу. Крім того, значне накопичення невикористаних відпусток може привернути увагу контролюючих органів.

Працівників не ознайомлено з документом

Відповідно до ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки черговість надання відпусток визначається графіками і доводиться до відома всіх працівників. Тобто працівників потрібно ознайомити з графіком відпусток. Якщо працівника не поінформували про графік відпусток, він може стверджувати, що не погоджувався з визначеним періодом відпустки або не знав про нього. У результаті можуть виникати конфлікти, необхідність змінювати графік або переносити відпустки.

Відповідальність роботодавця за відсутність графіка відпусток

Які ризики виникають під час кадрової перевірки

Відсутність графіка відпусток під час кадрової перевірки свідчить про недотримання вимог законодавства щодо організації відпусток. Найчастіше це призводить до припису інспектора та ризику адміністративної відповідальності посадових осіб, а також підвищує увагу до інших кадрових процедур:

•  чи контролюється, що працівники не використовують щорічну відпустку протягом декількох років;

•   чи відпустки надаються хаотично;

•   чи є підтвердження планування відпусток.

  Чому формальний підхід до графіка теж небезпечний

Якщо документ складають без урахування фактичної роботи підрозділів і побажань працівників, він швидко втрачає актуальність. У результаті відпустки доводиться постійно переносити або змінювати. Формально складений графік не враховує сезонність роботи, пікові періоди навантаження або потребу у заміні працівників. Через це може виникнути ситуація, коли одночасно відсутні кілька ключових працівників.

Практичні поради для кадровика та бухгалтера на 2026 рік

Як поєднати кадрову зручність і безперервність роботи

1. Варто попередньо зібрати побажання працівників. Це допоможе врахувати їхні плани та зменшити кількість змін до графіка протягом року.

2. Потрібно розподіляти відпустки так, щоб ключові працівники не були відсутні одночасно.

3. Запланувати резерв кадрового покриття. Зокрема, передбачити взаємозаміну або тимчасовий перерозподіл обов’язків між працівниками.

4. Розподіляти відпустки пропорційно протягом року. Це допоможе уникнути ситуацій, коли більшість працівників хоче піти у відпустку одночасно.

Як уникнути масових відпусток в один період

1. Враховувати критичні періоди роботи. У графіку відпусток доцільно мінімізувати кількість відпусток у періоди пікового навантаження роботодавця.

2. Заздалегідь обговорювати побажання працівників. Якщо зібрати їх до складання графіка, легше узгодити строки відпусток і знайти компроміс.

3. Передбачити взаємозаміну працівників. Навіть якщо кілька працівників підуть у відпустку одночасно, підготовлена система підміни допоможе уникнути збоїв у роботі.

Чому варто щокварталу переглядати актуальність графіка

Регулярний перегляд графіка відпусток дозволяє вчасно побачити, хто з працівників ще не використав відпустку, і запланувати її до кінця року. Також протягом кварталу можуть з’являтися нові працівники, хтось може звільнятися. Це потребує коригування графіка.

FAQ

Чи обов’язково складати графік відпусток на 2026 рік?

Графік відпусток складати обов’язково — відповідну вимогу містить ч. 4, 5 ст. 79 КЗпП та ч. 10, 11 ст. 10 Закону про відпустки.

Які саме види відпусток потрібно включати до графіка?

До графіка відпусток потрібно включити щорічні відпустки (основну та додаткову).

Чи можна складати графік відпусток у довільній формі?

Так, графік відпусток може бути довільної форми, адже форма графіка відпусток на законодавчому рівні не затверджена.

Що робити, якщо працівник хоче піти у відпустку не за графіком?

Якщо працівник хоче піти у відпустку не за графіком, необхідно отримати від нього заяву, погодити зміни та видати наказ. Роботодавець має право відмовити, якщо це порушує виробничий процес, або погодитися, оформивши відпустку за сімейними обставинами чи перенесення. Обов'язково відбувається внесення змін до графіка відпусток.

Чи потрібно ознайомлювати працівників із графіком відпусток під підпис?

Працівників обов’язково потрібно ознайомити з графіком відпусток під підпис. Це буде підтверджувати їх погодження з розкладом отримання відпусток.

Як внести зміни до графіка відпусток протягом 2026 року?

Порядок дій під час внесення змін до графіка відпусток законодавством не визначений, тому роботодавець може застосовувати різні підходи. Можна скористатися такими варіантами:

• у паперовому графіку закреслити рядок із застарілою інформацією та нижче внести уточнені дані;

• оформити зміни в окремому додатку до графіка відпусток;

• затвердити графік відпусток у новій редакції.

Яка відповідальність може бути за відсутність графіка відпусток?

Відсутність графіка відпусток Держпраці інкримінує як інше порушення трудового законодавства та накладає штраф в розмірі 1 мінзарплати, яка встановлена на момент виявлення порушення (ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Також можлива адміністративна відповідальність на підставі рішення суду відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП — від 510,00 до 1700,00 грн.

Висновок

Графік відпусток — це важливий інструмент кадрового планування, який допомагає узгодити інтереси працівників і роботодавця. Правильно складений графік дає змогу рівномірно розподілити відпустки протягом року, уникнути одночасної відсутності ключових працівників і забезпечити безперервність роботи підприємства.

Щоб цей документ справді працював, під час його підготовки варто врахувати кадровий склад, побажання працівників, пільгові категорії та залишки невикористаних відпусток. Не менш важливо затвердити графік у встановленому порядку та ознайомити з ним працівників.