Лікарняні під час відпустки: як перерахувати відпускні, оформити перенесення та уникнути помилок

Коли лікарняний «перериває» відпустку: що можна продовжити або перенести

Відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника. Тобто, якщо хвороба співпадає із щорічною відпусткою, невикористані через хворобу дні відпусток можна:

• використати з наступного дня після завершення щорічної відпустки (фактично продовжити щорічну відпустку на дні, невикористані через хворобу);
• або перенести ці дні на інший період («зберегти» невикористані через хворобу дні щорічної відпустки та використати в інший зручний для працівника час).

Важливо врахувати два моменти:

Момент 1. Не всі відпустки можна продовжити або перенести у зв’язку з хворобою.

По-перше, як бачите, п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки передбачає можливість в разі хвороби працівника продовження або перенесення щорічної відпустки. Перелік щорічних відпусток містить ст. 4 Закону про відпустки. Окрім цього згідно з ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки додаткову відпустку у зв’язку з наявністю дітей можна перенести на інший період або продовжити у порядку, визначеному ст. 11 Закону про відпустки. Тобто у разі хвороби під час перебування у відпустці у зв’язку з наявністю дітей цю відпустку можна перенести або продовжити.

По-друге, відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 16 Закону про соцстрахування допомога по тимчасовій непрацездатності не надається за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням. В такому випадку, лікарняні не нараховуються, а працівник продовжує перебувати у відпустці не дивлячись на хворобу.

Момент 2. Можливість виконання гарантій, визначених п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки залежить від причини тимчасової непрацездатності. Зокрема, якщо листок непрацездатності відкрито у зв’язку із:

• тимчасовою непрацездатністю у випадках захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві, то абз. 3 ч. 2 ст. 15 Закону про соцстрахування передбачає, що щорічну відпустку переривають, а потім продовжують або переносять на інший період;
• відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами, яка припала на період щорічної (основної чи додаткової) відпустки, відпустки без збереження зарплати, додаткової відпустки у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, то відповідно до абз. 2 ч. 3 ст. 18 Закону про соцстрахування допомогу по вагітності та пологах надають із дня виникнення права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
• потребою в догляді за хворою дитиною або потребою в догляді за хворим членом сім’ї, то допомогу для догляду за хворою дитиною віком до 14 років не надають під час перебування у щорічній (основній чи додатковій) відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням або творчій відпустці (ч. 6 ст. 15 Закону про соцстрахування). Хоча в ч. 6 ст. 15 Закону про соцстрахування не йде мова про період перебування у додатковій відпустці, яка надається працівникам, які мають дітей, але і в цьому випадку потрібно відмовити в призначенні допомоги у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності. Справа в тому, що відповідно до ч. 1 ст. 15 Закону про соцстрахування допомога по тимчасовій непрацездатності покликана повністю або частково компенсувати втрату заробітної плати (доходу). В свою чергу під час хвороби в період перебування в оплачуваній додатковій відпустці, втрата заробітку не відбувається, адже особа отримала відпускні. До речі, такої ж думки в цій ситуації і ПФУ у листі від 25.10.2023 № 2800-030401-8/60145.

Документи та строки: е-лікарняний, заява працівника, наказ роботодавця

Перший орієнтир — е-лікарняний. Не забувайте, що відповідно до другого речення абз. 1 п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234 е-лікарняний вважається виданим та набуває статус «Готовий до сплати (виданий)» через 7 днів після дати його закриття. Тобто не раніше ніж на 8-й день після останнього дня хвороби, потрібно приймати рішення про його оплату (або не оплату). 

Другий орієнтир — заява працівника. Південно-Східне міжрегіональне управління Держпраці в роз’ясненні тут наголошує, що працівник зобов’язаний повідомити роботодавця про своє рішення продовжити або перенести відпустку на бажаний термін та про причини продовження або перенесення відпустки. Тобто працівник пише заяву, в якій зазначає про своє рішення. У свою чергу роботодавець має видати наказ про продовження або перенесення відпустки. Підставами для такого наказу є листок непрацездатності та заява працівника. 

Табель і кадрові правки: як позначати дні відпустки та непрацездатності

Першочергово працівнику надавалася відпустка, тому, навіть, якщо до закриття Табелю обліку робочого часу (далі — Табель) відомо про хворобу працівника під час відпустки, все рівно потрібно протабелювати всі дні відпустки. Адже наказ про надання відпустки вже виданий, відпускні виплачені перед початком відпустки. І, якщо ви відразу не протабелюєте всі дні відпусток, то будуть розбіжності в оплатних та кадрових документах. Отже:

1. табелюєте відпустку (наприклад, щорічну) позначкою «В» (код 08);
2. на підставі наказу про продовження (перенесення) відпустки вносите виправлення у Табель: дні хвороби, які співпали з відпусткою, табелюєте позначкою «ТН» (код 26).

Також потрібно внести зміни до графіка відпусток відповідно до наказу про продовження (перенесення) відпустки.

Зверніть увагу: якщо лікарняні під час відпустки не підлягають оплаті, то особа продовжує перебувати у відпустці і вносити зміни до Табеля не потрібно.

Оплата лікарняних під час відпустки

Принцип розрахунку лікарняних незмінний (він описаний тут) — на оплату не впливає факт співпадіння із відпусткою.

Перерахунок відпускних: коли НЕ потрібно і коли без нього не обійтися

Якщо:

• продовжена відпустка припадає на той самий календарний місяць, у якому вона була надана первинно, перерахунок відпускних не здійснюється, адже розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати не змінився;

відпустка була продовжена чи перенесена і перший день подовженої відпустки припав на інший місяць, ніж той, коли розпочиналася відпустка або відпустка перенесена, то потрібно встановити новий розрахунковий період та розрахувати нову середню зарплату. Важливо: до розрахунку нової середньої зарплати включаються лікарняні, нараховані за час хвороби під час попередньої відпустки.

Покроковий алгоритм перерахунку (сторно → лікарняні → нові відпускні)

Алгоритм дій передбачає сторнування попередніх відпускних за дні лікарняного, нарахування лікарняних та розрахунок нових відпускних на основі оновленого розрахункового періоду або ж нарахування тієї самої суми відпускних, якщо відпустку продовжено в межах того самого місяця.

Крок 1 — визначити дні хвороби, які співпали із відпусткою та перевірити чи є підстави для перенесення (продовження) відпустки (коли лікарняний «перериває» відпустку, описано в першому розділі цього матеріалу).

Крок 2 — оформити перенесення (продовження) відпустки. Працівник подає заяву, а роботодавець видає відповідний наказ та проводить коригування в Табелі.

Крок 3 — нарахувати лікарняні за правилами Порядку № 1266 (докладно див. тут).

Крок 4 — сторнувати відпускні (нарахований на них ЄСВ та утриманий ПДФО і ВЗ) за дні хвороби. Не можна зарахувати переплачені відпускні в рахунок наступних відпускних. Але можна зарахувати цю переплату в рахунок лікарняних за кошти роботодавця. Тобто стару суму відпускних перекриває сума лікарняних. Якщо:

• лікарняні більші за раніше виплачені відпускні, то різницю доплачуємо працівнику;
• лікарняні менші за раніше виплачені відпускні, то: 1) працівник самостійно перераховує суму переплати на поточний рахунок роботодавця; 2) суму заборгованості можна утримати із заробітної плати за наступний місяць на підставі наказу (розпорядження) керівника. Такий наказ має бути виданий не пізніше одного місяця з дня перерахунку відпускних і встановлення боргу працівника відповідно до ст. 127 КЗпП. При цьому потрібно пам’ятати, що загальний розмір усіх відрахувань із зарплати за місяць зазвичай не може перевищувати 20 % суми, що підлягає виплаті (ст. 128 КЗпП); 3) утримати суму переплати із зарплати працівника за наступний місяць на підставі його письмової заяви. Це доречно, якщо минув місяць із дати виплати відпускних або якщо працівник погоджується повернути суму, що перевищує обмеження у 20 % заробітної плати, яка підлягає виплаті.

Крок 5 — нарахувати нові відпустки (для продовженої відпустки). Для перенесеної на інший період відпустки відпускні будуть розраховуватися перед початком такої відпустки.

Крок 6 — відобразити коригування в звітності (див. наступний розділ).

Як показати перерахунок в Об’єднаній звітності і не отримати розбіжності

В додатку 1 за місяць, у якому нараховані лікарняні та сторновані відпускні потрібно сформувати рядки із:

• сторнованими відпускними — у графі 09 зазначається код типу нарахувань «10», у графі 10 — місяць, на який припадають сторновані відпускні, у графах 16 і 17 — сторнована сума відпускних зі знаком «−», у графі 20 — ЄСВ на сторновані відпускні зі знаком «–». Зверніть увагу: в додатку 1 допускаються від’ємні значення в разі сторнування відпускних у зв’язку із хворобою (абз. 50 п. 1 розд. IV Порядку № 4);
• лікарняними — у графі 08 зазначається код категорії застрахованої особи «29» («36» — якщо працівник має інвалідність), у графі 10 — місяць, за який нараховано лікарняні, в графі 12 — кількість календарних днів хвороби, у графах 16 і 17 — суми лікарняних, у графі 20 — ЄСВ, нарахований на лікарняні;
• відпускними в разі, якщо продовження відпустки припало на поточний місяць або на наступний місяць, але нарахування відпускних відбулося в поточному місяці — у графі 09 зазначається код типу нарахувань «10», у графі 10 — місяць, на який припадають відпускні, у графах 16 і 17 — сума відпускних, у графі 20 — ЄСВ на відпускні. Якщо відпустка перенесена на інший період, то відпускні будуть відображатися в місяці, в якому буде нарахована нова відпустка.

В додатку 4ДФ Податкового розрахунку сторновані відпускні окремо не виділяються — вони потрапляють у згорнутому вигляді із зарплатою та лікарняними, нарахованими у звітному місяці.

Висновок

Якщо працівник захворів під час щорічної відпустки, дні тимчасової непрацездатності не включаються до її тривалості. У такій ситуації роботодавець має сторнувати відпускні за дні хвороби, нарахувати лікарняні та, за потреби, провести нове нарахування відпускних за перенесені або продовжені дні відпустки. Важливо також правильно оформити кадрові документи, скоригувати Табель обліку використання робочого часу та відобразити всі зміни у зарплатних нарахуваннях і звітності.