22.04.2026
3
Прийняття працівника на роботу у 2026 році: покроковий алгоритм оформлення
Воєнний стан змусив багатьох роботодавців переглянути організацію праці. Проте навіть в умовах воєнного стану такі рішення мають прийматися з дотриманням вимог законодавства. У цій статті розглянемо покроковий алгоритм зміни істотних умов праці під час воєнного стану, щоб роботодавець міг діяти впевнено, мінімізувати ризики трудових спорів і уникнути фінансових санкцій.
Зміст статті:
- Трудовий договір чи ЦПД: як відрізнити трудові відносини
- Узгоджуємо умови роботи: посада, оклад, графік, випробування, основне місце/сумісництво
- Крок 1. Які документи має надати працівник
- Крок 2. Заява працівника та трудовий договір: коли обов’язково письмово
- Крок 3. Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
- Крок 4. Повідомлення ДПС про прийняття: коли подавати, хто подає, що робити якщо працівник не вийшов
- Крок 5. Ознайомлення з локальними документами та інструктажі (ПВТР, посадова, ОП/ПБ, персональні дані)
- Висновок
Трудовий договір чи ЦПД: як відрізнити трудові відносини
Пошук трудових відносин, прихованих за цивільно-правовими відносинами, — улюблена справа Держпраці. Справді, часто за цивільно-правовими відносинами маскуються трудові відносини. Хоча інколи роботодавець має реальну потребу саме у виконавцю робіт чи надавачу послуг за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД). Справа в тому, що за маскування трудових відносин абз. 2 ч. 2 ст. 265 КзпП передбачає штрафні санкції. В цьому матеріалі мова не про залякування. Ми акцентуємо вашу увагу на необхідності встановлення конкретної потреби чи то в штатному працівнику, чи у виконавцю робіт/надавачу послуг за ЦПД (див. таблицю 1 нижче).
Таблиця 1. Як встановити потребу в трудовому договорі чи ЦПД?
Потрібно укладати трудовий договір, якщо: | Потрібно укладати ЦПД, якщо: |
буде виконуватися робота за конкретною посадою, передбаченою у штатному розписі та планується довготривала співпраця | є потреба в конкретному результаті (має бути надана послуга чи виконана конкретна робота), але ця потреба непостійна. Тобто вряди-годи виникає необхідність у певній послузі чи роботі |
передбачається, що особа буде підпорядковуватися правилам внутрішнього трудового розпорядку | найчастіше в штатному розписі немає підходящої вакансії, яка б передбачала виконання потрібної роботи чи отримання певної послуги |
буде встановлено графік роботи | виконавець сам організовує свій процес роботи і не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку |
особа буде отримувати регулярну оплату відповідно до штатного розпису | потрібен результат роботи (чи послуги) через певний час. Тобто не планується довготривала співпраця |
Узгоджуємо умови роботи: посада, оклад, графік, випробування, основне місце/сумісництво
В таблиці 2 нижче розглянемо основні моменти, які потрібно узгодити з працівником перед початком співпраці.
Таблиця 2. Що потрібно узгодити з працівником перед початком співпраці?
Пояснення | |
Посада | Обов’язки працівника за конкретною посадою потрібно |
Строк трудового договору | Відповідно до ч. 1 ст. 23 КЗпП трудовий договір може бути: 1) безстроковим, що укладається на невизначений строк; 2) на визначений строк, встановлений за погодженням сторін; 3) таким, що укладається на час виконання певної роботи. Потрібно узгодити з працівником строк трудового договору залежно від потреб роботодавця |
Визначити тип місця роботи | Передбачити, чи поточне місце роботи є для працівника основним чи сумісництвом. Відповідне рішення потрібно окреслити в заяві про прийняття на роботу (це передбачено п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону про пенсійне страхування та наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу |
Оклад | Потрібно повідомити про:
|
Графік роботи | Обов’язково узгоджуємо:
|
Випробувальний строк | Відповідно до ч. 1 ст. 26 КЗпП при укладенні трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Тобто встановлювати строк випробування не обов’язково. Також пам’ятайте, що не всім працівникам під час прийняття на роботу можна встановити строк випробування. В ч. 3 ст. 26 КЗпП перераховані працівники, яким під час прийому на роботу не можна встановлювати випробувальний строк |
Крок 1. Які документи має надати працівник
В ч. 2 ст. 24 КЗпП перераховані документи, які має надати працівник під час працевлаштування. В таблиці 3 нижче докладно їх розглянемо.
Зверніть увагу: ст. 25 КЗпП забороняє вимагати при укладенні трудового договору відомості від осіб про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством.
Таблиця 3. Документи, які має надати працівник при працевлаштуванні
Документ | Пояснення | |
Паспорт або інший документ, що посвідчує особу | Це може бути:
| |
Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) | Тобто ідентифікаційний код. Якщо особа відмовилася від його отримання з релігійних переконань, має бути відповідна відмітка в паспорті. Якщо особа має паспорт громадянина України з безконтактним електронним носієм та через свої релігійні переконання відмовилася від РНОКПП, то у відповідному полі паспорта з безконтактним електронним носієм має бути проставлено слово «відмова» | |
Трудова книжка (за наявності) | Наразі трудову книжку при прийнятті на роботу необов’язково надавати. КЗпП передбачає внесення записів до паперової трудової книжки в двох випадках:
Важливо: запис про роботу за сумісництвом здійснюється лише за бажанням працівника (п. 2.14 Інструкції № 58). Тож, якщо працівник обійматиме посаду за сумісництвом, він трудову книжку може не надавати | |
Документ про освіту | Працівник надає документи про освіту (спеціальність, кваліфікацію) у випадках, передбачених законодавством. Тобто у випадках, коли посада передбачає наявність певної кваліфікації, документ про освіту потрібно надати роботодавцю | |
Військово-облікові документи | Надаються при працевлаштуванні відповідно до вимог абз. 2 п. 34 Порядку № 1487 | |
Медична довідка (якщо передбачено законодавством) | Надається тільки у випадках, передбачених законодавством. Наприклад, є посади, для яких обов’язкова наявність медичної довідки. Зокрема: працівники харчової сфери; медики; педагоги; особи, які працюють у шкідливих умовах. Також обов’язково медичну довідку надають неповнолітні під час працевлаштування (ст. 191 КЗпП) | |
Інші документи (у спеціальних випадках): | довідка про несудимість | Довідка про несудимість (витяг про притягнення до кримінальної відповідальності) при працевлаштуванні в Україні не є обов'язковою для всіх, але вимагається для працевлаштування в певні установи. Наприклад, для правоохоронців, освітян, працівників банків та осіб, що працюють з дітьми чи матеріальними цінностями. Її можна безкоштовно отримати онлайн через портал Дія або сервіс МВС |
довідка МСЕК або Витяг з рішення експертної комісії (для осіб з інвалідністю) | Необов’язково надавати один із цих документів, навіть якщо працівник має інвалідність. Справа в тому, що жодним нормативним документом не надано право роботодавцю вимагати від працівника інформації про інвалідність | |
документи для застосування податкової соціальної пільги чи отримання додаткової відпустки (свідоцтва про народження дітей тощо) | В цьому випадку працівник зацікавлений в отриманні додаткових гарантій під час працевлаштування та роботи. Тому він повідомляє роботодавця про наявність певного статусу (наприклад, учасника бойових дій, «чорнобильця» тощо) чи наявність неповнолітніх дітей тощо. |
Крок 2. Заява працівника та трудовий договір: коли обов’язково письмово
За роз’ясненнями Держпраці тут трудовий договір можна укласти в усній або письмовій формі. Ситуації, в яких обов’язкове укладання трудового договору саме в письмовій формі, перераховані в ч. 1 ст. 24 КЗпП. В інших випадках трудовий договір може бути усним, а всі моменти стосовно посади, оплати праці тощо вказуються в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу.
Форма письмового трудового договору затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 № 260 та міститься тут.
Відповідно до cт. 29 Закону про оплату праці при укладанні працівником трудового договору (контракту) роботодавець доводить до його відома умови оплати праці, розміри, порядок і строки виплати заробітної плати, підстави, згідно з якими можуть провадитися відрахування у випадках, передбачених законодавством. Про нові або зміну діючих умов оплати праці в бік погіршення роботодавець повинен повідомити працівника не пізніш як за два місяці до їх запровадження або зміни. Як повідомити працівників про зміну істотних умов праці — читайте тут.
В будь-якому випадку обов’язково особа має написати заяву про прийняття на роботу (див. рис. 1 нижче).
Директору
Директору
ТОВ «Авалон»
Сергію ІВАНОВУ
ОХРІМЕНКО Петра Івановича,
Зареєстрованого за адресою:
_________________________
тел.: 0667402598
Паспорт: серія 001235465,
виданий 16.11.2020, орган, що видав 6311,
РНОКПП 3421000079
ЗАЯВА
Прошу прийняти мене на посаду прибиральника службових приміщень за основним місцем роботи з 12 березня 2026 року на повну зайнятість.
Додатки: 1. Копія паспорта.
2. Копія РН
3. Копія диплому
4. Копія військового квитка.
11.03.2026 Підпис
Рис. 1. Зразок заяви про прийняття на роботу
Крок 3. Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
Наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу видається в обов’язковому порядку. Типова форма № П-1, затверджена Держстатом, міститься тут. Але якщо ви вирішите користуватися саме типовою формою, то слід її адаптувати до вимог ДСТУ 4163:2020. А можете скористатися зразком наказу, який наведено на рис. 2 нижче. Працівник має ознайомитися з наказом та поставити свій підпис — відповідну вимогу містить п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5. Важливо: назва посади, яка зазначається в наказі, має відповідати формулюванню, передбаченому Класифікатором професій.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Авалон»
ТОВ «Авалон»
Код ЄДРПОУ 13455000
НАКАЗ
11.03.2026 м.___________ №__
Про прийняття на роботу
НАКАЗУЮ
- Прийняти ОХРІМЕНКА Петра Івановича на посаду прибиральника службових приміщень за основним місцем роботи на повну зайнятість з 12 березня 2026 року.
- Встановити ОХРІМЕНКУ Петру Івановичу графік роботи з 08:00 до 17:00, обідня перерва з 12:00 до 13:00.
- Встановити ОХРІМЕНКУ Петру Івановичу посадовий оклад 15000,00 грн.
Підстава:
Заява Охріменка П. І. від 11.03.2026, зареєстрована за вх. № 14
Директор Іванов Сергій ІВАНОВ
Начальник відділу кадрів
Петренко Наталія ПЕТРЕНКО
11.03.2026
З наказом ознайомлений:
Степаненко Петро ОХРІМЕНКО
11.03.2026
Рис. 2. Зразок наказу про прийняття на роботу
Важливо: Особова картка (форма № П-2) заповнюється на основі наказу про прийняття на роботу. У ній вказують дані працівника та інформацію про посаду, а також ознайомлюють працівника під підпис.
Крок 4. Повідомлення ДПС про прийняття: коли подавати, хто подає, що робити якщо працівник не вийшов
Згідно з ч. 3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи, зокрема, без повідомлення Податкової Служби України про прийняття працівника на роботу. Форма Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту (далі — Повідомлення) міститься в додатку 1 до постанови № 413.
Відповідно до абз. 2 постанови № 413 Повідомлення потрібно подати:
- у разі виникнення трудових відносин або укладення гіг/контракту. Причому це не означає, що потрібно обов’язково укладати з працівниками письмові трудові договори. Трудовий договір може бути і в усній формі, а от наказ (розпорядження) про прийняття на роботу працівника має бути обов’язково в письмовій формі. У разі оформлення трудових відносин в електронній формі з використанням Єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій» відповідна інформація автоматично передається з використанням інтерфейсу прикладного програмування (АРІ);
- до того моменту, як працівник фактично приступить до роботи та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті. Що це означає? Якщо в наказі зазначено, що працівник повинен стати до роботи, наприклад, 12 березня, то Повідомлення слід подати до цієї дати.
У разі несвоєчасного подання або неподання Повідомлення роботодавцю загрожує штраф. Невиконання цієї вимоги свідчить про фактичне неоформлення трудових відносин або відсутність гіг/контракту. У такому разі фінансова відповідальність настає відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 265 КзпП, а адміністративна — згідно з ч. 3 та 4 ст. 41 КпАП.
Процедуру виправлення помилок у Повідомленні роз’яснювало Мінсоцполітики у листі від 09.10.2015 № 1336/13/84-15. За наявності помилок у Повідомленні штрафні санкції не застосовуються. Потрібно:
- сформувати Повідомлення з типом «скасовуюче», у якому повністю відтворити помилкові дані;
- одночасно сформувати Повідомлення з типом «початкове» із правильними відомостями.
- подати обидва Повідомлення до органу ДПС.
Якщо працівник не вийшов на роботу, але Повідомлення вже подано до ДПС, роботодавцю необхідно анулювати цей запис. Для цього слід оформити наказ про скасування прийняття на роботу, скласти акт про невихід на роботу та подати до ДПС «скасовуюче» Повідомлення.
Крок 5. Ознайомлення з локальними документами та інструктажі (ПВТР, посадова, ОП/ПБ, персональні дані)
Під час прийняття на роботу працівника потрібно ознайомити його з локальними документами роботодавця та інструктажами. Зокрема, працівника ознайомлюють із Правилами внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), де визначено режим роботи, права та обов’язки сторін трудових відносин. Також йому надають для ознайомлення посадову інструкцію, яка містить перелік його трудових функцій, прав і відповідальності.
Крім того, перед початком роботи проводять інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки, під час якого працівника інформують про безпечні умови виконання роботи та правила дій у надзвичайних ситуаціях.
Також працівника ознайомлюють із порядком обробки його персональних даних.
Факт ознайомлення з документами та проходження інструктажів підтверджується підписом працівника у відповідних журналах або листах ознайомлення.
Висновок
Прийняття працівника на роботу складається з кількох обов’язкових етапів: узгодження умов праці, написання заяви працівником, видання наказу, подання Повідомлення до ДПС та ознайомлення працівника з локальними документами і правилами безпеки. Недотримання хоча б одного з цих кроків може призвести до визнання трудових відносин неоформленими та застосування штрафних санкцій до роботодавця.
22.04.2026
3