Звільнення працівника: покроковий алгоритм для роботодавця у 2026 році

Ризик

Пояснення

Поновлення працівника на роботі

Якщо суд визнає звільнення незаконним, працівника поновлюють на посаді. Роботодавець зобов’язаний допустити його до роботи незалежно від власних планів чи вже прийнятого нового працівника

Виплата середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу

Суд стягує середній заробіток за весь період від звільнення до поновлення, а розгляд справи може тривати місяцями або навіть роками

Компенсація моральної шкоди

Працівник може вимагати відшкодування моральної шкоди — і суди часто такі вимоги задовольняють

Судові витрати та витрати на правову допомогу

Роботодавець несе витрати на адвокатів, судовий збір тощо

Штрафи за порушення трудового законодавства

Можливі фінансові санкції від контролюючих органів

Репутаційні ризики

Судові спори, конфлікти в колективі, зниження довіри працівників та партнерів

Крок

Пояснення

Крок 1 — визначити законну підставу

Встановити під яку норму КЗпП підходить конкретна ситуація

Крок 2 — перевірити обмеження

З’ясувати, чи не перебуває працівник у відпустці або на лікарняному, чи не належить до категорій із додатковими гарантіями, які мають переважне право лишитися на роботі, або навпаки, безапеляційно підлягають звільненню за їх бажанням.

Важливо: звільнення працівника під час лікарняного можливе лише за власним бажанням, за угодою сторін або у разі ліквідації підприємства. В інших випадках звільняти працівника можна лише після закінчення хвороби

Крок 3 — дотримуватися процедур в разі потреби

Якщо підстава передбачає:

• попередження (наприклад, при скороченні),
• дисциплінарну процедуру (акт, пояснення),
• погодження з профспілкою (в період воєнного стану не потрібно).

Крок 4 — отримати від працівника заяву або письмові пояснення (за потреби)

В заяві працівник окреслює своє бажання чи згоду на звільнення. В разі дисциплінарних проступків обов’язково має бути пояснення працівника (або акт про відмову в наданні пояснення)

Крок 5 — слідкувати за дотриманням строків

Вчасно видати наказ відповідно до заяв працівників. Окрім цього потрібно слідкувати за строками в разі дисциплінарного звільнення

Крок 6 — підготувати проєкт наказу

У наказі зазначити:

• формулювання підстави;
• норму КЗпП;
• дату звільнення.
• компенсаційні виплати при звільненні.

Крок 7 — видати наказ

Підписати керівником і зареєструвати

Крок 8 — ознайомити працівника з наказом

Працівник має поставити свій підпис. У разі відмови — потрібно скласти акт

Крок 9 — провести остаточний розрахунок

У день звільнення виплатити:

• зарплату за фактично відпрацьований час;
• компенсацію за невикористану відпустку або утримати відпускні за надміру використані відпустки;
• вихідну допомогу (якщо передбачена).

Крок 10 — оформити трудову книжку (за наявності паперової)

Внести правильне формулювання підстави звільнення до трудової книжки

Крок 11 — видати працівникові всі необхідні документи

Зокрема, копію наказу про звільнення, трудову книжку (якщо вона зберігалася в роботодавця), довідку про доходи (на вимогу), повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні та інші документи, на які має право працівник

Крок 12 — зафіксувати завершення трудових відносин у кадрових документах

Закрити особову справу тощо

Підстава

Нормативна підстава

Пояснення

Угода сторін

п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Докладно цій підставі приділена увага далі в одному з наступних розділів

Закінчення строку дії трудового договору

п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Відповідно до п. 2 та 3 ст. 23 КЗпП з працівником може укладатися трудовий договір:

• на визначений строк
• на час виконання певної роботи.

Тож після закінчення дії такого трудового договору працівник підлягає звільненню. Якщо трудові відносини фактично продовжують тривати і жодна з сторін не поставила вимогу про їх припинення, то такий трудовий договір стає безстроковим і звільнити працівника на підставі п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП вже не можна

Призов або вступ працівника або роботодавця - фізичної особи на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу, крім випадків, коли за працівником зберігаються місце роботи, посада відповідно до ч. 3 ст. 119 КЗпП

п. 3 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Це добровільне звільнення узгоджене роботодавцем і працівником, що дозволяє завершити трудові відносини в будь-який час без обов'язкового двотижневого відпрацювання, якщо сторони домовляться про дату. Але відповідно до ч. 3 ст. 119 КЗпП за військовослужбовцем зберігаються місце роботи і посада. Тож не потрібно за замовчуванням звільняти мобілізованого працівника

Переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду

п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Якщо працівник переводиться на роботу до іншого роботодавця, то можна застосовувати таку підставу. Зауважте, що необов’язково звільнятися саме на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП — можна звільнитися за будь-якою підставою (наприклад, за угодою сторін чи за власним бажанням). Справа в тому, що раніше звільнення у зв’язку з переведенням мало певні нюанси. Наприклад, при звільненні колишній роботодавець працівника мав перерахувати новому роботодавцю суму за невикористані відпустки на момент звільнення. Але з 19.07.2022 такої норми в законодавстві вже немає (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки виключено). Тож роботодавець у разі звільнення за переведенням має компенсувати працівникові невикористані відпустки. Зауважте, що в разі використання даної підстави для звільнення, потрібно все рівно оформити прийняття на нову роботу працівника з поданням Повідомлення до ДПС та додатку 5 Податкового розрахунку

Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв'язку із зміною істотних умов праці

п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Відмова має бути зафіксована документально.

Пам’ятайте: відповідно до ст. 44 КЗпП в разі звільнення працівника на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП йому виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку

Набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено

п. 7 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Роботодавцю потрібно отримати копію вироку суду, який набрав законної сили. Відповідно до ч. 2 ст. 36 КЗпП особа підлягає звільненню з посади у триденний строк з дня отримання копії відповідного судового рішення

Укладення трудового договору (контракту), всупереч вимогам Закону № 1700

п. 7-1 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Такі підстави для звільнення виникають на підставі спеціальних законів. Докладно на цьому в межах цього матеріалу зупинятися не будемо

Звільнення з підстав, передбачених Законом № 1682

п. 7-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Набрання законної сили рішенням суду стосовно особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування

п. 7-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Підстави, передбачені трудовим договором з нефіксованим робочим часом, контрактом

п. 8 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Статтею 21-1 КЗпП передбачено укладання трудового договору з нефіксованим робочим часом. В ст. 21-1 КЗпП визначені підстави для припинення такого трудового договору

Смерть роботодавця - фізичної особи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізичної особи безвісно відсутньою чи про оголошення її померлою

п. 8-1 ч. 1 ст. 36 КЗпП

На цій підставі центр зайнятості звільняє працівника відповідно до Порядку № 1172.

Згідно з ч. 3 ст. 36 КЗпП для припинення трудового договору з підстав, передбачених п. 8-1 ч. 1 ст. 36 КЗпП, працівник подає в електронній або паперовій формі до будь-якого центру зайнятості заяву про припинення трудового договору з викладенням відповідної інформації та копії документів, що підтверджують обставини, які виникли

Смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим

п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Докладно цю підставу для звільнення ми розглянули в матеріалі тут

Відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль

п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП

Звільнення за цією підставою є правом роботодавця, але не обов’язковим. Зауважте, що в будь-якому випадку підставою для звільнення може бути тільки безперервна відсутність жодного зв’язку з працівником понад 4 місяці

Питання

Відповідь

Як розраховується строк, тривалістю два тижні?

Двотижневий строк починається з наступного дня після подання письмової заяви працівника про звільнення — такий висновок можна зробити із роз’яснень Східного міжрегіонального управління Держпраці тут

Хто з працівників має право на звільнення без очікування двох тижнів?

По-перше, в ч. 1 ст. 38 КЗпП перераховані поважні причини, при настанні яких, роботодавець зобов’язаний звільнити працівника у строк, про який просить працівник. Такою причиною являється неможливість продовження роботи у зв’язку з:

• переїздом на нове місце проживання;
• переведенням чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступом до закладу освіти;
• неможливістю проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
• вагітністю;
• доглядом за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною з інвалідністю;
• доглядом за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи;
• виходом на пенсію;
• прийняттям на роботу за конкурсом;
• з інших поважних причин.

Зверніть увагу: перелік поважних причин не є вичерпним. Тобто за наявності інших поважних причин для звільнення швидше, ніж за два тижні, роботодавець має підти на зустріч працівнику.

По-друге, окрема підстава для припинення трудового договору в строк, про який просить працівник, визначена ч. 1 ст. 4 Закону № 2136 —  у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, установа, організація, та існуванням загрози для життя і здоров’я працівника. Зверніть увагу: в даному випадку підстава для звільнення — ч. 1 ст. 38 КЗпП. При цьому ч. 1 ст. 4 Закону № 2136 дозволяє працівнику звільнитися терміново, а не попереджати роботодавця за два тижні про звільнення. Але так діяти не можна, якщо працівник:

• примусового залучений до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану;
• залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Працівник після закінчення двотижневого терміну залишається на роботі. Чи обов’язково його треба звільнити?

Ні, звільняти його не потрібно — згідно із ч. 2 ст. 38 КЗпП, якщо працівник після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, роботодавець не вправі звільнити його за поданою раніше заявою. Але, коли на місце працівника вже запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору, то потрібно припинити трудовий договір з працівником, не дивлячись на зміну його рішення

Підстава

Нормативна підстава

Пояснення

Зміни в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідація, реорганізація, банкрутство або перепрофілювання підприємства

п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Таке звільнення потребує письмового попередження працівника за 2 місяці (ч. 1 ст. 49-2 КЗпП). Зауважте, що в період воєнного стану теж варто дотримуватися цього терміну, адже уточнення ч. 2 ст. 3 Закону № 2136 стосуються лише попередження про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, а не звільнення. Разом із повідомленням про майбутнє звільнення роботодавець повинен виконати вимогу ч. 2 ст. 40 КЗпП і запропонувати працівникові іншу роботу. Зверніть увагу: під час вивільнення працівників у разі змін в організації виробництва і праці враховується переважне право на залишення на роботі відповідно до ст. 42 КЗпП та ст. 184 КЗпП.

Якщо працівник відмовляється від запропонованої роботи, його відмову потрібно зафіксувати в письмовому вигляді. При цьому роботодавець повідомляє державну службу зайнятості про заплановане вивільнення працівника.

Пам’ятайте: відповідно до ст. 44 КЗпП в разі звільнення працівника на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП йому виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку

Скорочення чисельності або штату працівників

Виявлена невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню даної роботи

п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Потрібно зібрати документальні докази або невідповідності працівника або стану здоров’я, який заважає продовжувати дану роботу. Попереджати працівника завчасно про звільнення не потрібно. Але перед звільненням потрібно виконати вимогу ч. 2 ст. 40 КЗпП і запропонувати працівникові іншу роботу, яка відповідає кваліфікації працівника чи допускається за станом його здоров’я.

Пам’ятайте: відповідно до ст. 44 КЗпП в разі звільнення працівника на підставі п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП йому виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку

В разі відмови у наданні допуску до державної таємниці або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених обов'язків вимагає доступу до державної таємниці

Систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення

п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Обов’язкова умова — систематичність, тобто порушення має бути не одноразовим, а повторним. На момент нового порушення у працівника повинно бути чинне дисциплінарне стягнення (догана). Потрібно встановити, що працівник не мав об’єктивних причин стосовно порушення (хвороба, форс-мажор тощо).

Завчасно повідомляти працівника про звільнення не потрібно. Вихідна допомога не виплачується

Прогул без поважних причин

п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП прогулом, зокрема, є відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня. Східне міжрегіональне управління Держпраці у роз’ясненні тут зазначає, що не може вважатися прогулом:

• відсутність працівника на своєму робочому місці, якщо він при цьому перебував на території підприємства;
• невихід працівника на роботу у зв’язку з незаконним переведенням;
• відсутність на роботі з поважних причин.

Разом з тим, оцінку «поважності» причини відсутності працівника на роботі в кожному конкретному випадку даватиме роботодавець, а при виникненні трудового спору — суд.

В будь-якому випадку потрібно зібрати документальні докази відсутності на роботі працівника без поважних причин, а також отримати пояснення від порушника

Нез'явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності

п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Звільнення за цією підставою є правом роботодавця, але не обов’язково звільняти працівника, якщо роботодавець бажає залишити його на роботі. Зауважте, що в будь-якому випадку підставою для звільнення може бути тільки безперервна непрацездатність більше 4 місяців

Поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу

п. 6 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Рішення про поновлення на роботі незаконно звільненого працівника підлягає негайному виконанню (ст. 235 КЗпП). Тобто в разі поновлення працівника, особа, яка працювала на його місці, звільняється відразу ж. При цьому в КЗпП не передбачено завчасного попередження працівника про звільнення на підставі п. 6 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Однак потрібно запропонувати претенденту на звільнення іншу посаду (ч. 2 ст. 40 КЗпП).

Пам’ятайте: відповідно до ст. 44 КЗпП в разі звільнення працівника на підставі п. 6 ч. 1 ст. 40 КЗпП йому виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку

Поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння

п. 7 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Східне міжрегіональне управління Держпраці у роз’ясненні тут рекомендує роботодавцю встановити і документально зафіксувати факт порушення трудової дисципліни у внутрішніх документах. Для визначення зовнішніх ознак сп’яніння можна керуватися Інструкцією № 1452/735.

Разом з тим, притягнення до дисциплінарної відповідальності працівника є правом, а не обов’язком роботодавця. Тобто роботодавець може не застосовувати дисциплінарне стягнення або  обмежитися оголошенням догани

Вчинення за місцем роботи викрадення майна роботодавця

п. 8 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Звільнення можливе лише тоді, коли:

• є вирок суду, що набрав законної сили
• або є постанова про адміністративне стягнення (наприклад, за дрібне викрадення).

Самого внутрішнього розслідування чи акта роботодавця недостатньо

Призов або мобілізація роботодавця - фізичної особи під час особливого періоду

п. 10 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Це підстава для припинення відносин у разі неможливості продовження роботи через призов власника-ФОП. Юридичні особи не можуть звільняти працівників за цією підставою

Встановлення невідповідності працівника займаній посаді, на яку його прийнято, або виконуваній роботі протягом строку випробування

п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП

В такому випадку попередити робітника необхідно за три дні, як передбачено ч. 2 ст.28 КЗпП. Східне міжрегіональне управління Держпраці у роз’ясненні тут зауважує, що звільняючи працівника за невідповідність вимогам роботи, керівник має вказати ці вимоги. Вони, в свою чергу, мають бути зазначені в документах, які підтверджують невідповідність працівника

Вчинення працівником мобінгу (цькування), встановленого судовим рішенням, що набрало законної сили

п. 12 ч. 1 ст. 40 КЗпП

Звільнення за цією підставою можливе лише на підставі рішення суду

Розірвання трудового договору за ініціативою роботодавця в особливих випадках

ст. 41 КЗпП

Стаття 41 КЗпП застосовується лише до спеціальних категорій працівників і дозволяє звільнення навіть за одноразове грубе порушення або за дії, що підривають довіру чи несумісні з посадою. Водночас роботодавець повинен мати чіткі докази та суворо дотриматися процедури, інакше високий ризик поновлення працівника через суд

Документ

Пояснення

Копія наказу про звільнення

Відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП в день звільнення роботодавець має видати працівнику копію наказу про звільнення

Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні

Відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП в день звільнення роботодавець має надати письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні працівника

Трудова книжка

Якщо трудова книжка знаходиться в роботодавця або працівник надав її для внесення відповідного запису, то пам’ятайте, що відповідно до вимог п. 2.26 Інструкції № 58 у трудовій книжці записи про причини звільнення повинні точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю КЗпП.

Зверніть увагу: трудову книжку за бажанням працівника можна відправити за кордон. Наприклад, працівник перебуває за кордоном та прийняв рішення звільнятися. Держпраці в роз’ясненні тут зауважує, що можливе пересилання трудової книжки поштою за межі України. Оскільки трудова книжка відсутня серед переліку вкладень, заборонених до пересилання у міжнародних поштових відправленнях. За письмовою згодою працівника її можна переслати закордон

Нюанси остаточного розрахунку з працівником

Пояснення

Рахується зарплата за фактично відпрацьований час

Потрібно розрахувати зарплату за фактично відпрацьований час в місяці звільнення

Розраховується кількість днів оплачуваних відпусток, які працівник не встиг використати — вони компенсуються при звільненні

Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки в разі звільнення працівника йому компенсуються невикористані на дату звільнення щорічні відпустки, а також відпустка у зв’язку з наявністю дітей. Розрахунок днів, які підлягають компенсації, потрібно здійснити за правилами, описаними тут.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку відбувається за правилами Порядку № 100. Нагадаємо, що відповідно до абз. 2 п. 2 Порядку № 100 обчислення середнього заробітку для компенсації за відпустки, набуті по 31.12.2023, розраховується, виходячи з виплат за 2023 рік. Компенсація за відпустки, набуті з 01.01.2024, розраховується за загальними правилами абз. 1 п. 2 Порядку № 100 — в загальному випадку розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації за невикористану відпустку

За потреби утримуються зайво нараховані відпускні, якщо працівник використав більше відпустки, ніж належало до звільнення

Якщо при звільненні виявиться, що працівник перевикористав належні йому на момент звільнення дні відпусток, то з працівника потрібно утримати відпускні за такі відпустки.

Вичерпний перелік ситуацій, коли утримання відпускних не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи, містять п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП та ч. 2, 3 ст. 22 Закону про відпустки

У випадках, передбачених ст. 44 КЗпП виплачується вихідна допомога

Розмір визначається ст. 44 КЗпП залежно від підстави звільнення. В будь-якому випадку потрібно розрахувати середньомісячний заробіток за правилами, визначеними в п. 8 Порядку № 100

Перераховується ПДФО

У разі звільнення працівника роботодавець зобов'язаний провести перерахунок ПДФО. Така вимога передбачена п.п. «в» п.п. 169.4.2 ПКУ

Донарахування ЄСВ в місяці звільнення працівника 

Відповідно до п.п. 6 п. 2 розд. ІІІ Інструкції № 449 в разі повністю відпрацьованого місяця на зарплату основного працівника без інвалідності ЄСВ має бути нараховане не нижче, ніж ЄСВ з мінзарплати. Отже, якщо працівник звільняється:

• посеред місяця, то вимогу про сплату ЄСВ з мінзарплати не потрібно виконувати;
• відпрацювавши всі дні в цьому місяці, то вимогу про сплату ЄСВ з мінзарплати потрібно виконувати.