Списувати пальне у процесі використання автомобіля на витрати потрібно на підставі даних про фактичні показники використання пального. Зазвичай, для цього використовують подорожні листи або інші первинні документи, наприклад, акт на списання пального. Головне, щоб були такі первинні документи, адже сам подорожній лист не є підставою для списання палива, а лише підтверджує кількість витраченого палива та те, що його було використано у госпдіяльності підприємства. Вимог щодо складання подорожніх листів певної форми немає. Але ще раз підкреслимо, що витрати мають бути підтверджені. Втім саме подорожньому листу, а конкретно показникам, який він має містити приділено багато уваги у судовій практиці. Наприклад, у рішенні Дніпропетровського окружного адмінсуду від 22.04.2021 р. у справі № 160/15009/20 сказано, що «…відповідно до зазначених наказів в ТОВ «...» встановлено: оформлення подорожніх листів на кожний транспортний засіб та/або спецтехніку один раз на календарний місяць відповідно до затвердженої форми; водії та машиністи зобов’язані щоденно (своєчасно) та достовірно відображати відомості у подорожніх листах, в тому числі щодо використання пального; начальники дільниць зобов’язані щоденно звіряти показники спідометрів з підпорядкованими їм водіями на початок і кінець кожного дня із зазначенням у подорожніх листах пробігу автотранспорту та здійснювати контроль співвідношення цього пробігу до графіків перевезень вантажів; також начальники дільниць є відповідальними за своєчасне внесення даних з подорожніх листів до зведених відомостей руху пального; заповнене у подорожньому листі поле Маршрут руху автомобіля є підтвердженням зв`язку витрат паливно-мастильних матеріалів з господарською діяльністю Товариства та не потребує надання інших підтверджуючих документів; подорожній лист є підставою для списання паливно-мастильних матеріалів у Товаристві; бухгалтерії щомісячно складати акт та здійснювати списання паливно-мастильних матеріалів на підставі оформлених подорожніх листів по формі, затвердженої у Товаристві».

Як бачимо, на практиці підприємства, зазвичай, ведуть подорожні листи та складають накази щодо порядку збору інформації про щоденне використання пального, зазначають, що є підставою для списання пального, передбачають документ для щомісячного списання пального.

Ви також маєте право списувати пальне щомісяця за відповідним актом, але рекомендуємо дані накопичувати за щоденними підсумками, тобто за кожен день, коли використовувалося авто. Вважаємо, що не варто списувати пальне за актом без подорожніх листів, бо не розкрита суть господарської операції. Але є позитивна судова практика у цьому питанні (див. постанову ВС від 09.03.2021 р. у справі № 160/3026/19 http://iplex.com.ua/doc.php?regnum=95382440&red=1000038a5fa72c39038d4deda971791ff9e2db&d=5), у якому сказано: «Суд першої інстанції вказував, що діючим законодавством не встановлено обов`язкової форми акта списання ПММ, та з 14.08.2011 року подорожні листи (як легкових, так і вантажних авто) не є обов`язковим документом. Відтак, підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, мають право не виписувати їх водіям. Суди вважали правом підприємства встановлювати критерії, за якими визнається достатнім оформлення певного переліку документів для підтвердження належного виконання працівниками своїх трудових обов`язків; витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів враховуються при визначенні фінансового результату для оподаткування згідно правил бухгалтерського обліку у разі їх підтвердження належним чином оформленими первинними документами».

З огляду на те, що ВС залишив касаційну скаргу без задоволення, а рішення суду апеляційної інстанцій – без змін, то ВС підтримав позицію щодо необов’язковості подорожнього листа.

Але ще раз підкреслимо, по-перше, це судове рішення на користь конкретного платника. І для складання акту на списання пального організації все одно потрібно мати підтвердження фактичних витрат пального, бажано щоденних. Такий документ потрібен для підтвердження господарського (статутного) характеру маршруту прямування авто, він має містити дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати пально-мастильних матеріалів тощо.

Докладно про те, як розрахувати витрати пального див. https://avs.ua/#/subscription/39/161/section_lesson/865?fragment=16470

Бухоблік придбаного пального ведуть на субрахунку 203, а потім вартість використаного пального списується на витратні рахунки залежно від мети використання автомобіля. Якщо автомобіль використовується для статутної діяльності, то рахунок 92.