Відповідно до п. 2 розд. IV Порядку №317 (Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затверджений наказом Мінфіну №317 від 23.06.2020) вказані умови використання печатки:

- доступ до особистої печатки лише створювача (уповноваженого представника створювача) електронної печатки;

- захист такого ключа від несанкціонованого доступу інших осіб;

- дотримання вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги» та Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Тобто, електронну печатку/підпис ФОП може використовувати тільки якщо він сам як касир працює на ПРРО. ФОП не може нікому передавати особистий ключ електронної печатки.

Якщо ФОП надає комусь доступ до свого електронного ключа або печатки, це призведе до компрометації такого особистого ключа, що є підставою для скасування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа суб’єктом, який видав сертифікат (п. 2 ч. 6 ст. 25 Закону України «Про електронні довірчі послуги»). Це є порушенням законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

Компрометація особистого ключа - будь-яка подія, що призвела або може призвести до несанкціонованого доступу до особистого ключа (п. 26 част. 1 ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги»)

Законом про РРО та Порядком №317 прямої заборони використання працівником печатки ФОП немає і штрафних санкцій за використання печатки не передбачено. Але водночас такі дії є порушенням законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

Отже, за наявності у ФОП найманих працівників, які будуть працювати на ПРРО, необхідно, щоб у них були власні електронні підписи.