Фактична перевірка – це перевірка з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності ліцензій, свідоцтв,у тому числі про виробництво та обіг підакцизних товарів, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами). Така перевірка здійснюється за місцем фактичного провадження діяльності платником (пп. 75.1.3 ст. 75 ПКУ, ст. 80 ПКУ).

Надання платниками податків документів під час проведення перевірок визначено положеннями ст. 85 ПКУ:

«85.2. Платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

…

85.8. Посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених цим Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності)».

Отже, в залежності від кола питань, що безпосередньо є предметом фактичної перевірки та вказані у направленні та наказі на перевірку, це будуть виключно ті документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки.

Відповідно, якщо це фактична перевірка з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, то це можуть бути розрахункові та платіжні документи, акти закупівлі, накладні тощо; якщо обіг підакцизних товарів – ліцензії та інші дозвільні документи, документи про походження товару; якщо дотримання ФОП трудового законодавства – документи, що підтверджують належне оформлення відносин з працівниками (трудові договори та договори ЦПХ, накази про прийняття на роботу, штатний розпис, облік витрат на оплату праці, відомості про оплату праці тощо).

Якщо ФОП-єдинник 2 групи не зобов’язаний вести товарний облік, головне, щоб у нього були у наявності документи, що підтверджують отримання ним доходу. Він не повинний підтверджувати документами (в тому числі первинними) витрати на придбання товарів/послуг, тож щодо наявності витратних документів для таких ФОП жорстких вимог немає. Детальніше про це – у роз’ясненні ЗІР:

https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40051

Водночас, якщо товар закупляється для підприємницької діяльності, то бажано документи на товар мати, щоб була можливість за необхідності підтвердити, що ФОП отримав його для своєї діяльності не безоплатно, а сплатив за нього.