У вашій ситуації більшість підготовлених документів є загальноорганізаційними, тобто вони діють незалежно від конкретної працівниці, навіть якщо вона виконувала роль секретаря зборів. Ось детальний аналіз:

Штатний розпис – змінювати не потрібно, якщо посада, кількість штатних одиниць і оклад залишаються без змін. Якщо нова працівниця буде оформлена на ту саму посаду з тим самим окладом – штатний розпис залишається чинним.

Положення про оплату праці, ПВТР – це локальні нормативні акти загального характеру, і їх переглядати чи змінювати не потрібно у зв’язку зі звільненням одного працівника.

Протокол зборів трудового колективу (про затвердження локальних актів) – не переглядається, якщо нова працівниця просто замінює попередню. Але якщо звільнена працівниця була єдиним або основним представником трудового колективу (уповноваженою особою) — тоді потрібно:

провести нові збори;

оформити новий протокол про обрання уповноваженої особи від колективу;

видати новий наказ (при потребі) щодо введення цієї особи в повноваження.

Робоча інструкція – не змінюється, якщо функціонал посади лишається незмінним. Ви просто ознайомлюєте нову працівницю з тією самою інструкцією під підпис.

Накази про введення в дію локальних актів – не переглядаються, вони вже введені в дію. Ви просто ознайомлюєте нову працівницю під підпис з усіма чинними документами.

Наказ про встановлення термінів виплати зарплати – загальний документ, не вимагає змін при зміні працівника.

Секретар зборів – якщо попередня працівниця була лише секретарем зборів трудового колективу (оформляла протокол), це не вимагає перегляду самого протоколу чи документів, які він затверджував. Документи залишаються чинними. Нову працівницю достатньо ознайомити під підпис з усіма локальними актами.