Відповідно до Закону України про РРО (№ 265/95-ВР), суб’єкти господарювання зобов’язані видавати особі, яка отримує або повертає товар, розрахунковий документ встановленої форми.ДПС вимагає від продавців застосовувати РРО/ПРРО при відправленні товарів через Нову пошту. Водночас слід зауважити, що така позиція не є однозначною: у професійному середовищі існує значна кількість консультацій і правових висновків щодо неправомірності цієї вимоги. Проте станом на сьогодні підхід ДПС до зазначеної ситуації залишається незмінним.Виходячи з цієї вимоги, при післяплаті через Нову пошту продавець зобов’язаний видати чек ПРРО при відправці, і при поверненні потрібно провести зворотну операцію.

Щоб правильно оформити повернення коштів, покупець повинен надіслати чи передати заяву про повернення товару й грошей та повернути сам товар.

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» № 265/95-ВР зобов’язує відображати в обліку як продаж товару, так і повернення коштів покупцю через РРО або ПРРО. При поверненні товару проводиться відповідна розрахункова операція: реєструється «повернення товару» / від’ємна сума, що анулює первісну реалізацію у фіскальній касі. При цьому забороняється реєструвати через РРО від’ємні суми з використанням операції «сторно», натомість видається Фіскальний касовий чек видачі коштів за формою № ФКЧ-2 наведений в додатку 2 до Положення № 13 "Про форму та зміст розрахункових документів".

Також, якщо сума повернення перевищує 100 гривень, ви обов’язково маєте скласти акт про видачу коштів. Акт про видачу коштів — це внутрішній документ підприємця, який підтверджує факт повернення грошей покупцеві. Він є обов’язковим додатком до видаткового фіскального чеку, якщо повернення відбувається через РРО/ПРРО й сума перевищує 100 гривень.

Цей документ має юридичну силу під час податкових перевірок і є підтвердженням правомірності зменшення доходу на суму поверненого товару, в разі його відсутності вся сума повернення може бути включена до оподатковуваного доходу ФОП.

В акті зазначаються дані документа, що встановлює особу покупця, відомості про товар та суму операції.

Оформлений через ПРРО фіскальний чек на повернення можна надіслати покупцю в електронному вигляді

На практиці продавець отримуєте від покупця заяву та повернений товар, перевіряє стан товару та зберігає первинні документи від Нової Пошти. Далі в ПРРО формується операція повернення товару (розрахунковий документ) і продавець повертає кошти покупцю способом, узгодженим в заяві, протягом встановленого строку. Згідно ст. 8 Закон про захист прав споживачів, продавець повинен повернути гроші покупцю не пізніше ніж протягом 7 днів з моменту отримання поверненого товару і заявки на повернення коштів.Зразок Акту на повернення: https://drive.google.com/drive/folders/1lNG6u7BOu-oSjNaog_jjxdrnzOCatZlX