Наразі чинними нормативними документами не встановлена форма Акту на списання пального. Тому на практиці кожне підприємство розробляє та затверджує свою форму.

При перевірці витрат та списання пального, податківці звертають увагу саме на кілометраж та норми витрат палива. Ці дані зазначаються в подорожньому листі. Тобто, саме в подорожньому листі вказується:

кілометраж – показники спідометра та пройдена відстань у км;

рух пального – залишок, видача, заправка, фактична витрата у л.

маршрут – він вказує на господарське використання автомобіля.

норма витрат пального – цей показник (у літрах) треба для контролю витрачання палива водієм.

Кілометраж та маршрут повинен проставляти водій у шляховому листі. Враховуючи фактичний кілометраж та норму витрат палива, будуть розраховуватись фактичні витрати палива на загальний пробіг. Фактичні витрати палива по автомобілю і виду палива переносяться в Акт на списання.

Своєю чергою, товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, який складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов’язкові реквізити, передбачені цим Законом та правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом.

Отже, для підтвердження витрат пального в господарській діяльності підприємства, потрібно оформляти такі первинні документи: подорожні листи, ТТН та Акт на списання пального.

Посилання на зразок заповнення Подорожнього листа та Акту на списання ПММ: https://drive.google.com/file/d/19BjN3fr538JcLEkivlCL5Tm_O0atg9wX/view