Дистанційні працівники: відповіді на актуальні запитання

У статті «Працівники на дистанційній роботі: оформлення, облік» ми розглянули ключові моменти, пов’язані з організацією дистанційної роботи, укладенням трудових договорів про дистанційну роботу, забезпеченням належних умови дистанційної праці, бухобліком передачі техніки чи обладнання при дистанційній роботі.

У цій консультації ми відповімо на окремі актуальні запитання щодо дистанційної роботи.

Чи може директор українського ТОВ працювати дистанційно, у тому числі за кордоном?

Нагадаємо, що згідно ст. 60-2 КЗпП дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Поняття дистанційної роботи не обмежує право її застосування для директорів підприємств. Тож дистанційна робота може бути застосована до всіх без виключення найманих працівників, яким є й директор. Роботодавцем для директора є власник або загальні збори учасників (засновник – якщо він єдиний власник). Тому всі рішення щодо умов праці директора приймають загальні збори учасників і оформлюють протоколом (рішенням засновника), якщо інше не передбачено статутом ТОВ.

Зверніть увагу: ст. 60-2 КЗпП не містить чіткого переліку посад і робіт, які можна виконувати з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Також законодавство не містить заборони виконувати дистанційну роботу за кордоном. Директор також є найманим працівником підприємства на якого поширюються всі норми законодавства.

Директор, який живе за кордоном і працює дистанційно на українському підприємстві має перебувати у країні на законних підставах, і дотримуватися, зокрема, податкового законодавства країни перебування. При дистанційній роботі з території іншої країни, може виникнути ситуація, коли згідно з внутрішнім законодавством цієї країни фізична особа буде вважатися і її резидентом також.

Директор може делегувати іншій особі право підпису документів, пов’язаних з господарською діяльністю, якщо це не суперечить статутним документам ТОВ та/або додатково налагодити електронний документообіг з бізнес-партнерами.

Місцезнаходження робочого місця директор на дистанційній роботі обирає самостійно. Як і інший найманий дистанційний працівник директор розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку. Завважимо, що:

• загальна тривалість робочого часу дистанційника не може перевищувати 40 годин на тиждень;

• можна поєднувати дистанційну роботу з роботою в офісі. При цьому особливості  поєднання дистанційної роботи з роботою в офісі можуть встановлюватися трудовим договором.

Директору на дистанційній роботі гарантується період вільного часу для відпочинку й харчування. Період вільного часу для відпочинку (період відключення) визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу. Тобто директор, як і інший дистанційний працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з власником або уповноваженим ним органом. І це не вважатиметься порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни.

Важливо! Для запровадження дистанційної роботи директору потрібне погодження власника (власників) ТОВ, якщо інші умови не прописані у статуті ТОВ. Тож директор подає відповідну заяву на запровадження йому дистанційної робити. Власники розглядають заяву на загальних зборах, а відповідне рішення про запровадження дистанційки для директора оформлюють протоколом загальних зборів. Далі на підставі цього протоколу видається наказ (розпорядження) про запровадження дистанційної роботи директору.

Частина працівників підприємства з причини військового стану виїхала за кордон та працює віддалено. У підприємства виникає потреба направляти таких працівників у відрядження (закордонні) в інші країни на конференції, зустрічі та інші заходи. Як правильно сформувати пакет документів для таких закордонних відряджень? Чи потрібно зазначати, що працівник їде у відрядження з місця свого тимчасового перебування?

Працівник може працювати дистанційно за кордоном і продовжувати виконувати віддалено свої трудові функції. При цьому місцеперебування працівника не повинно збігатися з місцезнаходженням підприємства – роботодавця.

Рівночасно відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59, далі – Інструкції № 59).

За логікою місцем постійної роботи є місце, визначене для дистанційної роботи працівника, у тому числі за кордоном. Зверніть увагу, що законодавство не забороняє направляти у закордонне відрядження працівника, який працює дистанційно за кордоном і не потребує повернення до місця знаходження підприємства в Україні, щоб відправитися до закордонного відрядження.

Тож можна направити у закордонне відрядження працівника, який працює за кордоном. Для цього у загальному порядку складають наказ, у якому зазначають пункт з якого вибуває відряджений та пункт (пункти), до яких його відряджено. Аванс розраховується і видається на загальних підставах, (щоправда без можливості видачі готівки) (пп. 170.9.1 ПКУ). Підтвердженням витрат будуть документи, які перелічені у пп.пп. 170.9.1, 170.9.2 ПКУ.

Зверніть увагу на можливі особливості розрахунку добових з урахуванням того, що відряджений відправляється не з території України, а з постійного місця роботи за кордоном. У цьому випадку доцільно розраховувати суму добових за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника (див. пп. «а» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59). А з огляду на абз. 3 п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59 фактичну кількість днів відрядження для виплати добових слід визначати з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Зверніть увагу, авансовий звіт обов’язково подається у випадках, передбачених пп. 170.9.1 ПКУ.  Зокрема, при відрядженні, якщо сума фактичних витрат перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розраховану згідно з пп. 170.9.1 ПКУ. Строки обов’язкового подання авансового звіту визначені пп. 170.9.3 ПКУ.

Але працівник навіть без наявності переплати може подати й авансовий звіт, у тому числі  в електронній формі (пп. 170.9.4 ПКУ) або передати паперовий звіт через кур’єрську доставку (перевізника). Див., наприклад,  Правила обробки та відправки міжнародної пошти в місцях міжнародного поштового обміну України, затверджені наказом Держкомзв’язку від 07.11.2000 р. № 112/5303, п. 37 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270. Підтвердні документи мають бути в оригіналі, вони мають засвідчувати вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (наприклад, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком). Передати такі документи (чеки, квитанції тощо) також можна у вищезгаданому порядку. Строки надання підтвердних документів визначені пп. 170.9.3 ПКУ.

Щодо відміток у закордонних паспортах. У пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). Тобто відмітки прикордонних служб про перетин кордону в закордонному паспорті відрядженого не обов’язкові, навіть якщо мовиться про країни з візовим режимом. Але за відсутності інших документів, що підтверджують факт перебування працівника за кордоном (проїзних документів, рахунків на проживання тощо), то виходить, що такі відмітки стають єдиним підтвердженням. А за відсутності загалом будь-якого вищезазначеного підтвердження добові автоматично стають об’єктом оподаткування ПДФО та військовим збором.