Нагадаємо, що у разі застосування електронних документів трапляються ситуації, коли документ складено однією датою, а електронний підпис накладено іншою датою – це не заборонено законодавством. Згідно ч. 2 ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Рівночасно відповідно до пп. «б» п. 187.1 ПКУ для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису.

Дата складання первинного документа є його обов’язковим реквізитом (ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, далі – Закон про бухоблік).

Зверніть увагу, що на відображення господарської операції в бухгалтерському обліку впливає дата здійснення операції, а не дата складання первинного документа.

Тобто госпоперацію відображають не за датою складання первинного документа чи його отримання, а в тому періоді, коли операцію здійснили (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Позаяк господарська операція – це дія чи подія, що викликає зміни у структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік). Тож дата такої дії чи події є датою здійснення госпоперації.

Видаткову накладну складають при відвантаженні товарів, вона по факту є первинним документом, вимоги її складання визначені ч. 2 ст. 9 Законом про бухоблік та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88. У видаткові накладній зазначають, зокрема, дату складання; зміст та обсяг господарської операції. Зазвичай, дата здійснення госпоперації та дата складання первинного документу збігаються, принаймні при оформленні видаткової накладної точно.

Запізнілі первинні документи. За загальним правилом господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тобто момент визнання витрат контрагентом не залежить пряму від періоду отримання первинних документів від постачальника (див., наприклад, лист Мінфіну від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705). Тому якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у строки, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

А пізніше отримання первинка підтверджує здійснення госпоперації саме у відповідному звітному періоді. Тож порушень немає.