Згідно зі статтею 169 Кодексу законів про працю України та статтею 17 Закону про охорону праці № 2694-XII, роботодавець зобов'язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці, або таких, де є потреба у професійному доборі. Для медичних працівників обов’язковість медоглядів також регламентована Постановою Кабінету Міністрів України від 23.05.2001 № 559.

Відповідно до П(С)БО 16 "Витрати", витрати на охорону праці та медичні огляди включаються до складу витрат звітного періоду залежно від функціональних обов'язків працівників.

Витрати на медогляд медичних працівників (16 осіб). Оскільки медичний персонал безпосередньо задіяний у процесі надання послуг підприємства, ці витрати класифікуються як загальновиробничі. Згідно з пунктом 15.8 П(С)БО 16, до складу загальновиробничих витрат включаються витрати на охорону праці, техніку безпеки та санітарно-гігієнічні заходи. Рахунок обліку: 91 Загальновиробничі витрати. Витрати на медогляд бухгалтера (1 особа). Бухгалтер належить до адміністративного персоналу. Витрати на утримання адміністративно-управлінського персоналу та заходи з їхньої охорони праці відносяться до адміністративних витрат (пункт 18 П(С)БО 16). Навіть якщо для бухгалтера медогляд не є обов'язковим за законом, але передбачений колективним договором як захід з охорони праці, він обліковується аналогічно. Рахунок обліку: 92 Адміністративні витрати.

Оподаткування ПДФО та ЄСВ. Вартість обов’язкових медичних оглядів не є доходом працівників, оскільки такі огляди проводяться відповідно до вимог законодавства і оплачуються роботодавцем. Тому ПДФО, військовий збір та ЄСВ не нараховуються (ПКУ ст. 165.1.19)

В податковому обліку для підприємств на загальній системі оподаткування податкові витрати повністю збігаються з бухгалтерськими. Податкових різниць за такими операціями розділ III ПКУ не передбачає. Що стосується ПДВ, то якщо медогляд проводить сертифікований заклад охорони здоров'я, такі послуги зазвичай звільнені від оподаткування ПДВ згідно з підпунктом 197.1.5 ПКУ. Якщо ж ПДВ нараховано, підприємство має право на податковий кредит за умови наявності зареєстрованої податкової накладної.