ТОВ кмедогляд співробітників у полікліниці, поліклініка не надає акт, як провести надання послуг без акту

Законодавство України не встановлює обов’язкової уніфікованої форми первинного документа саме у вигляді акта. Визначальним є не назва документа, а його зміст.

Відповідно до ч. 1 та 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996, підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які повинні містити обов’язкові реквізити: назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру, посади та підписи відповідальних осіб.

Таким чином, акт виконаних робіт не є єдино можливим і виключним підтвердженням факту надання послуг.

Списати аванс без отримання акта можна, за умови наявності інших первинних документів, які в сукупності підтверджують факт і обсяг отриманих медичних послуг. А також разом містять усі обов’язкові реквізити первинного документа відповідно до статті 9 Закону № 996.

Для медичних оглядів такими документами можуть бути:

рахунок поліклініки з переліком і вартістю послуг;договір з медичним закладом або наказ по підприємству про проведення обов’язкових чи періодичних медоглядів;списки працівників, які пройшли медогляд;медичні довідки, висновки або медичні книжки з відмітками про проходження огляду;лист або довідка від поліклініки про фактичне проведення медоглядів.

З точки зору законодавства допустимо оформити внутрішній бухгалтерський документ (бухгалтерську довідку або внутрішній акт) про визнання витрат у разі, якщо послуги фактично отримані.

Підставою для цього є пункт 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну № 88. Господарські операції можуть оформлюватися зведеними первинними документами, якщо це не суперечить законодавству.

У такому внутрішньому акті (бухгалтерській довідці) доцільно зазначити посилання на договір та рахунок поліклініки, платіжні документи, перелік працівників, які пройшли медогляд,період і обсяг наданих послуг, отриманий результат послуг.

На підставі цього документа в обліку можна відобразити закриття авансу.

Для податку на прибуток ключовим також є наявність підтверджуючих первинних документів, а не саме наявність акта. Якщо витрати документально підтверджені та пов’язані з господарською діяльністю, вони враховуються у фінансовому результаті відповідно до статті 134 ПКУ.

Найкращий варіант – письмово звернутися до поліклініки з вимогою надати акт або інший документ, що підтверджує надання послуг (довідку, лист), посилаючись на необхідність ведення бухгалтерського обліку.

Якщо поліклініка не складає акти, доцільно отримати від неї лист-підтвердження про проведення медоглядів за договором.

Паралельно підприємство має право оформити внутрішню бухгалтерську довідку або внутрішній акт, закрити аванс у бухгалтерському обліку, підкріпити витрати наявним пакетом підтвердних документів.