Перш за все, нагадаємо, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

Електронна митна декларація є первинним документом, який фіксує господарську операцію з взяття підприємством зобов’язання у сумі нарахованих митних платежів за умови наявності обов’язкових реквізитів (див., наприклад, лист Мінфіну 23.01.2013 № 31-08410-07-16/2073, https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v2073201-13#Text). Тобто митна е-декларація підтверджує витрати підприємства на митне оформлення.

Рахунок-фактура (інвойс) відповідно до Митного кодексу (ст. 53 та ст. 55) – це, по-перше, документ, що підтверджує митну вартість товарів; по-друге, це документ, в якому зазначено суму належного за товар платежу відповідно ЗЕД-контракту. Крім того, рахунок-фактура може бути використаний як супровідний документ.

Паперові первинні документи мають бути в оригіналі, а у разі втрати, пошкодження тощо має бути дублікат оригіналу первинного документу.

Якщо мовиться про первинні е-документи, то свого часу у листі ДФСУ від 09.09.2014 р. № 3154/6/99-99-19-02-01-15 податківці пояснювали так: платник податку, який отримав е-документи на підтвердження здійснення господарських операцій може пред’явити такі документи у візуальній формі відображення (у тому числі у паперовій копії) та засвідчити ці документи підписом такого платника податків або його посадової особи та скріпити печаткою (за наявності).

Отже в бухгалтерії можуть зберігатися оригінали первинних е-документів у візуальній формі відображення. Або на вимогу певних осіб (див. вище) виготовити за власний кошт копії е-первинки на паперових носіях.