Волонтерська діяльність в Україні регламентуються Законом України «Про волонтерську діяльність» №3236-VI від 19.04.2011р. (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3236-17#Text )

Відповідно до ст. 11 Закону №3236 передбачено перелік витрат, пов’язаних з наданням волонтерської допомоги, що можуть бути відшкодовані.

Так, волонтерам для провадження волонтерської діяльності можуть бути відшкодовані витрати на відрядження на території України та за кордон у межах норм відшкодування витрат на відрядження, встановлених для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Волонтеру можуть бути відшкодовані підтверджені документами такі витрати:

- витрати на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця здійснення волонтерської діяльності;

- витрати на отримання візи;

- витрати на харчування, коли волонтерська діяльність триває більше 4 годин на добу;

- витрати на проживання у разі відрядження волонтера до іншого населеного пункту для провадження волонтерської діяльності, що триватиме більше 8 годин;

- витрати на поштові та телефонні послуги, пов’язані із здійсненням волонтерської діяльності;

- витрати на проведення медичного огляду, вакцинації та інших лікувально-профілактичних заходів, безпосередньо пов’язаних з наданням волонтерської допомоги.

Відшкодування вищезазначених витрат, не є доходом волонтера та не є базою для оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ (пп. 165.1.65 ПКУ).

Отже, скерувати волонтера у відрядження благодійний фонд не може, адже волонтер не є найманим працівником. Але благодійний фонд може компенсувати витрати на відрядження волонтера, який зареєстрований у Реєстрі волонтера.

Граничні суми відшкодування добових в залежності від країни перебування, затверджені в Додатку 1 Постанови № 98 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text)

Щодо документального оформлення, то благодійний фонд повинен мати письмовий договір про надання волонтерської допомоги, звіт волонтера про витрати та підтвердні документи по кожній статті витрат.

Щодо відображення в 4 ДФ - нарахуванні виплату коштів волонтеру необхідно відобразити в додатку 4 ДФ податкового розрахунку з ознакою доходу - 208, 209. Такий дохід не оподатковується ПДФО та військовий збором (пп. "б" пп. 165.1.54 ПКУ).

У Вашому випадку, щодо питання як виїхати за кордон через систему «Шлях», потрібно звертатись до юристів. За правилами функціонування Сервісу AVS 365 (ознайомитися з правилами можна при написанні питання) ми не розглядаємо юридичні запитання. Але будемо раді надати відповіді з кадрових, бухгалтерських питань або питань оподаткування.