Заборгованість підзвітних коштів перед працівником регулюється нормами трудового, податкового та цивільного законодавства України.

Чинне законодавство не встановлює спеціального граничного строку, протягом якого підприємство зобов’язане повернути працівникові заборгованість за підзвітними коштами.Якщо працівник не подавав письмової вимоги про повернення коштів, борг може рахуватися в обліку до моменту виплати або до моменту закінчення позовної давності. У разі письмової вимоги працівника підприємство зобов’язане виплатити борг протягом 7 днів відповідно до ст. 530 Цивільного кодексу України.

Відносини, що виникли між підприємством і працівником, який придбав ТМЦ за свої кошти, можна розглядати крізь призму цивільно-правових або трудових відносин.

Якщо борг виник у межах трудових відносин, то строки позовної давності слід обчислювати за правилами, закріпленими в трудовому законодавстві. Так, ст. 233 КЗпП установлене право працівника звернутися із заявою про вирішення трудового спору до суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права.

Якщо розглядати ситуацію з точки зору Цивільного кодексу. Відповідно до чинного законодавства України, ситуація, коли працівник витрачає власні кошти для потреб підприємства, а підприємство їх не повертає, створює кредиторську заборгованість установи перед фізичною особою.

Згідно зі ст. 257 Цивільного кодексу України, загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки. Це той термін, протягом якого особа може звернутися до суду за захистом свого права.

Однак, згідно декількох редакцій "Прикінцевих та перехідних положень" Цивільного кодексу України строки позовної давності були призупинені у період з 02.04.2020 до 03.09.2025. Отже, перебіг позовної давності за заборгованістю з 2021 року наразі почав обліковуватися з 04.09.2025 р.

З точки зору податкового законодавства, сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, включається до складу доходу платника єдиного податку 3 групи з ПДВ у звітному періоді, в якому такий строк минув. Це визначено пунктом 292.3 статті 292 Податкового кодексу України.

Підприємство не обмежене конкретним строком для погашення заборгованості за підзвітними коштами. Проте з метою мінімізації податкових і юридичних ризиків доцільно погасити таку заборгованість якнайшвидше або зафіксувати документально, що кошти будуть виплачені при появі фінансової можливості у підприємства.