Згідно з пп. 170.91. ПКУ до підтвердних документів щодо витрат на відрядження належать, зокрема, документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи.

Рахунок із готелю чи іншого засобу розміщення і є тим самим документом, що підтверджує проживання фізособи.

Готельний рахунок вважають первинним документом, який поряд, скажімо, з фіскальним чеком підтверджує госпоперацію з оплати проживання. Принаймні, в п. 12 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.98 № 59 (далі – Інструкція № 59), зазначено, що витрати на відрядження відшкодовуються, у т. ч. на підставі рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Крім того, відповідно до п. 201.11 ПКУ готельний рахунок є підставою для нарахування сум ПДВ, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної.

Зверніть увагу: відповідно до п. 3.6 Правил користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджених наказом Державної туристичної адміністрації України від 16.03.2004 р. № 19, договір про надання основних готельних послуг споживачу вважається укладеним після оформлення документів на проживання (заповнення анкети, реєстрації) та засвідчується розрахунковою квитанцією або іншим розрахунковим документом, що підтверджує укладення договору і містить у собі:

найменування готелю, його реквізити (для приватного підприємця – прізвище, ім’я по батькові, інформацію про державну реєстрацію);прізвище, ім’я та по батькові споживача;інформацію про номер (місце в номері), що надається;ціну номера (місця в номері);інші необхідні дані на розсуд готелю.

Отже наявність готельного рахунку є важливою для обліку витрат та визнання податкового кредиту.

Первинні документи відповідно до п. 1.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), мають складатися українською мовою.

Щоправда, є типові форми документів первинного обліку в готельній сфері. Їх затверджено наказом Держбуду України від 13.10.2000 р. № 230 (далі – наказ № 230).

Відповідно до п. 2 наказу № 230 затверджені форми документів первинного обігу та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування» було рекомендовано для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності.

Зверніть увагу, що окремі вищезазначені документи можуть бути двомовними: українська та англійська мова. Зокрема, готельний рахунок (ф. № 4-г), який застосовується при оформленні розрахунків з громадянами (громадянами України, іноземцями та особами без громадянства) за основні та додаткові послуги, отримані у готелі. При цьому у рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в гривнях (п. 2.4 Інструкції, затвердженої наказом № 230 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0230241-00#Text).

Тобто первинна документація у сфері готельних послуг повинна складатися українською мовою, а також вона може бути двомовною, як скажімо, ф. № 4-г. Додамо, що суб’єкт господарювання може розробляти власні форми облікових документів, головне, щоб вони відповідали вимогам до первинних документів (див. п. 2.3 Положення № 88).

Завважимо, що у п. 1.4 Положення № 88 є наступна норма: документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову. У цій нормі немає прив’язки до місця створення первинного документа, хоча на практиці це здебільшого стосується первинки у сфері ЗЕД. Тож вважаємо, що у Вашому випадку має бути такий переклад, якщо готель видає рахунки тільки на англійській мові (до речі, поцікавтеся у них, на підставі чого готель складає такі рахунки). Або зверніться до готелю з проханням скласти акт наданих послуг з проживання, тоді такий акт буде первинним документом для відшкодування витрат з проживання працівника у відрядженні.