Подорожній лист призначений для підтвердження факту використання пального.

Своєю чергою чек – це один з документів, який підтверджує факт придбання пального.

У підприємства мають бути первинні документи, які підтверджують як факт придбання, так і використання пального, у т.ч. використання у господарській діяльності. Якщо відсутній чек РРО з АЗС, то не видно час заправки автомобіля і не підтверджено факт заправки пального в бак. Тому податківці вважають, що таке пальне використане в негосподарській діяльності. Вважають таку заправку додатковим благом (пп. «а», «г» пп. 164.2.17 ПКУ).

Але деякі судові рішення є і на користь платника. Наприклад, в Постанові Верховного Суду від 10.05.2023 у справі №140/765/20, зазначено:

На думку суду, у випадку проведення розрахунків за продані нафтопродукти у безготівковій формі, факт фактичного відпуску покупцю ПММ на АЗС може підтверджуватися не лише фіскальним чеком РРО, а й іншими первинними документами (талоном, смарт-карткою, платіжним дорученням, накладною тощо).

Тому, щоб не доводити свою правоту у суді, потрібно зберігати чеки РРО з АЗС. На практиці, щоб уникнути втрати чека, деякі підприємства встановили такий порядок, що водій додатково фотографує чек. Тоді навіть у разі втрати чека, постачальник палива може надати копію чека за реквізитами. Також радимо робити ксерокопію чека, оскільки з часом вони вигорають.

Також, деякі постачальники пального мають для кожного покупця електронний кабінет, в якому можна сформувати розшифровку (звіт) по всіх заправках. В розшифровці видно адресу АЗС, годину заправки, кількість та марку пального, ціну і загальну вартість. При втраті фіскального чека, такий звіт може слугувати додатковим документальним підтвердженням придбання пального для підприємства.Отже, якщо відсутні чеки, можуть дійсно бути ризики при перевірці. Але обов'язково потрібно мати видаткову накладну за місяць та Звіт з інформацією про заправки. Фактично цих документів має бути достатньо для документального підтвердження відображення операції з придбання палива в бухобліку. Головне, щоб у видатковій накладній були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Крім того, радимо робити щокварталу звірку розрахунків з контрагентом, тобто формувати та підписувати Акт звірки.