Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа. Систему літерних індексів підприємство розробляє самостійно і закріплює в індивідуальній інструкції з діловодства установи.