Відповідно до норм ПКУ (пп. «б» п. 170.9.1) та роз’яснень позиції ДПС В ЗІР:

https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41594:

До Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, подаються оригінали розрахункових документів.

Отже, з погляду ДПС, подання копій, навіть кольорових, не відповідає вимогам, і така копія не може бути визнана належним підтвердним документом. Винятком є лише електронні документи, створені згідно із Законом № 2155-VIII та підписані кваліфікованим електронним підписом.Але в описаній ситуації відбувається не компенсація витрат працівнику за авансовим звітом, а відшкодування витрат виконавцю за договором доручення. Тому, у вашій ситуації ТОВ може відшкодувати сторонній особі (непрацівнику) витрати, понесені за дорученням підприємства, зокрема оплату послуг у СЦ МВС. Такі дії регулюються главою 68 Цивільного кодексу України (договір доручення). Відповідно до ст. 1000, повірений (стороння особа) діє від імені та за рахунок довірителя (ТОВ), а згідно зі ст. 1007 ЦКУ — довіритель зобов’язаний відшкодувати понесені витрати, пов’язані з виконанням доручення. Для належного оформлення рекомендується укласти договір доручення, звіт повіреного про виконання доручення та оформити наказ директора, яким підтвердити факт виконання дій в інтересах підприємства та погодити відшкодування витрат. Якщо оригінали квитанцій втрачені, але є якісні кольорові копії і підприємство фактично отримало послугу (підтверджено актом від СЦ МВС), це може бути достатнім доказом господарської операції. Сума відшкодування не є оподатковуваним доходом фізособи, якщо підтверджено, що вона здійснила витрати за рахунок і в інтересах підприємства. Тому ПДФО (18%) і військовий збір (5%) не утримуються, адже йдеться не про дохід, а про компенсацію документально підтверджених витрат (пп. 170.9.1–170.9.3 ПКУ).

Отже, щоб уникнути податкових ризиків, ТОВ варто:

оформити договір доручення ;

прийняти копії квитанцій як підтвердження фактичних витрат;

скласти звіт повіреного про виконання доручення.