У Додатку 5 місяць в якому почалась відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, потрібно показати початок відповідної відпустки: Наприклад: З 25 серпня 2025 року працівниці оформлено е-лікарняний з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» на 126 календарних днів. Працівниця написала заяву про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з 25 серпня на 126 календарних днів. У Додатку Д5 за серпень 2025 потрібно зазначити інформацію про початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Для цього на працівницю формують рядок, у якому зазначають: у графі "04"— порядковий номер; у графі "05"— ознаку громадянин України (1 – так); у графі "07"— відповідну категорію "5" - особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; у графі "08"— реєстраційний номер облікової картки платника податків; у графі "09"— прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи; у графі "10"— дата початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; графи "13, 14, 15"— не заповнюються; у графі "16"— документ підставу про надання відпустки (дату і номер наказу про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологам). У Додатку Д1 за місяць нарахування допомоги по вагітності та пологам в бухгалтерському обліку (відомості нарахування заробітної плати) Наприклад: Працівниця працює за основним місцем роботи, не є особою з інвалідністю. 25 серпня 2025 року працівниці відкрито лікарняний по вагітності та пологах, який став готовий до сплати 31.08.2025. Протягом 3 робочих днів роботодавець розглянув лікарняний і за результатами розгляду 03.09.2025 оформив Наказ про призначення допомоги по вагітності та пологах. На підставі наказу, лікарняного – обчислено середньоденну зарплату і нараховано допомогу по вагітності та пологах у відомість нарахування заробітної плати за вересень. Протягом 5 робочих днів 10.09.2025 подано заявку до ПФУ. Кошти від ПФУ надійшли протягом 3 робочих днів на спец рахунок і виплачено працівниці у строк встановлений для виплати зарплати за першу половину місяця 15.09.2025. Припустимо, що середньоденна зарплата для нарахування допомоги по вагітності та пологах становить – 270 грн. У вересні місяці нараховано допомогу по вагітності та пологах за 126 к.дн. з 25.08.2025 по 27.12.2025 у розмірі 126 к.дн. х 270 грн = 34 020 грн. (у серпні працівниці нарахована зарплата у розмірі 6 257,14)Нараховану суму допомоги по вагітності та пологам потрібно розділити на місяці, за які вона нарахована — і показати кожний місяць окремим рядком, отже, потрібно сформувати 5 рядків.

у графі «10» — у кожному рядку зазначається місяць і рік, за який надана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (нарахована сума допомоги по вагітності та пологах); у графі «08» — у кожному рядку зазначаєте код КЗО «42», якщо застосовується ставка ЄСВ 22%, або КЗО «43», якщо працівниця має інвалідність та застосовується ставка ЄСВ 8,41%; графа «14» — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах та графа «15»— кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами потрібно заповнюються таким чином: — у першому рядку, місяці початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами: якщо у цьому місяці була нарахована заробітна плата, то графу «14» — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах, потрібно заповнити у рядку із заробітною платою, а у рядку із сумою допомоги по вагітності та пологах графу «14» не заповнюють. У рядку з допомогою по вагітності та пологах заповнюють графу «15» — в ній зазначаєте кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах, що припали на цей місяць. — у рядках — місяцях, які повністю належать до періоду перебування працівниці у відпустці по вагітності та пологах, однакову кількість днів (що дорівнює календарним дням відповідного місяця з першого по останнє число місяця ) проставляєте і в графі «14» і в графі «15»; — у рядку — останньому місяці, за який нарахована допомога по вагітності та пологах, незалежно від того, скільки днів відпустки по вагітності та пологах припало на цей місяць, проставляєте повну кількість календарних днів місяця у графі «14». А у графі «15» — зазначаєте відповідну кількість днів відпустки по вагітності та пологах, що припали на цей місяць.

У графі «16» і «17» — у кожному рядку зазначаєте суму допомоги по вагітності та пологах (визначається сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які вона нарахована); У графі "20" — у кожному рядку зазначаєте нарахований ЄСВ на допомогу по вагітності та пологах (визначається сума ЄСВ шляхом множення суми допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами за кожен місяць окремо на ставку ЄСВ(22 відсотки; 8,41 відсотка); Інші графи заповнюються так, як звичайно: графи "09","12,13" не заповнюють; графи "21" — 24,26" — заповнюєте в загальному порядку; графу "25" — не заповнюють.

Зразок Додатку Д1 за вересень 2025

У Додатку 4 ДФ нараховану суму допомоги по вагітності та пологах відображають у місяці нарахування її бухгалтерському обліку, показують одним рядком, нараховану суму допомоги показують у графі "3а", за ознакою доходу “128” у графі "6". Виплату показують у Додатку 4 ДФ в тому місяці, у якому вона була фактично виплачена, зазначають у графі 3. Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ, тому графи "4а", "4"; "5а", "5" не заповнюєте.

Наприклад: Нараховано допомогу по вагітності та пологах у вересні 03.09.2025, заяву-розрахунок до ПФУ подано 10.09.2025, кошти на спецрахунок надійшли 13.09.2025, працівниці виплати кошти у строк для виплати заробітної плати за першу половину місяця 15.09.2025. У Додатку 4 ДФ за вересень 2025 зазначають інформацію про нараховану суму допомоги по вагітності та пологах. Оскільки нарахування і виплата відбулись в одному місяці, то графа 3а = графі 3.Пропонуємо ознайомитись із Прикладом заповнення звіту у ексель файлі за посиланням https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IEuWKU7HCFrHINRE3lAiG17Va5-fy8Wr/edit?usp=sharing&ouid=111239574873614207410&rtpof=true&sd=true