Завважимо, що у п. 2.6 Положення про документальне оформлення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88, сказано: первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Як такої офіційно затвердженої форми акту виконаних робіт (наданих послуг) немає. Але такий первинний документ має містити всі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV та п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88. Зокрема, такими реквізитами є посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.

Зверніть увагу, що ані Закон № 996, ані Положення № 88 не виставляють чітких вимог щодо зазначення таких реквізитів. А вимоги ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який забороняє використовувати скорочені назви посад не розповсюджується на бухгалтерські первинні документи, облікові регістри та звітність (див. лист Мінфіну від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109). Так, Мінфін у листі наголошує, що для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом № 996 та Положенням № 88.

Зверніть увагу, що ДСТУ 4163:2020, наприклад, встановлює, що підпис має містити назву посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій – на документі, надрукованому на бланку), підпис (окрім електронних документів), ім’я і прізвище.

Також на нашу думку, скорочену назву посади в акті виконаних робіт можна вважати неістотним недоліком. І документи з таким недоліком, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (п. 2.3 Положення № 88).

Втім, щоб запобігти можливих ризиків можна звернутися до постачальника з проханням замінити акт на новий – з повним зазначенням посади. Якщо цей варіант неможливий, тоді слід виправити неточність коректурним способом відповідно до п. 4.4 Положення № 88. При цьому неправильний текст закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а згори пишуть правильні дані. Поряд слід зазначити «виправлено», дату виправлення і проставити підписи осіб, які підписували документ, що виправляється.