Відповідно до п. 170.9.1. ПКУ будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;

- укладеного договору чи контракту;

- інших документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Отже, потрібно оформити наказ на відрядження із зазначенням мети виїзду, строків поїздки, маршруту, умов перебування, розміру добових.

Додатково можна скласти документ - технічне завдання на відрядження. У ньому зазвичай вказується мета відрядження, завдання, очікувані результати від відрядження. Також потрібно зберегти запрошення сторони, що приймає, можливо є програма запланованих заходів.