Витрати на запчастини, зокрема, як витрати на підтримання об’єкта ОЗ у робочому стані слід списувати до витрат (див., наприклад, п. 15 НП(С)БО 7). А відповідно п. 23 НП(С)БО 9 вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.

Витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Витрати, які неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (п. 7 НП(С)БО 16). Згідно ст. 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік) звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Проміжна фінансова звітність складається за результатами першого кварталу, першого півріччя, дев’яти місяців. Отже проміжним звітним періодом є квартал. Тобто витрати звітного кварталу будуть складатися з витрат, понесених протягом цього кварталу. При цьому при передачі в експлуатацію МШП списують з балансу на відповідні рахунки витрат: Дт 23, 91, 92, 93, 949 Кт 22.

Придбані запчастини обліковуються на субрахунку 207 «Запасні частини». На цьому рахунку вони обліковуються до того моменту, поки їх не буде використано.

Отже звітним періодом для визнання витрат по зачастинам та МШП є квартал. Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Отже головне – це відобразити фактичне списання запчастин та МШП відображено у відповідному звітному періоді (кварталі).