Почнемо з того, що відповідно до п. 2.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88, (далі – Положення № 88), первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Зверніть увагу, що відповідно п. 2.3 Положення № 88 посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції є одними з обов’язкових реквізитів первинного документа. Тобто первинний документ складає сторона, що здійснила певну госпоперацію і підписами посадових осіб підтверджує це. Тож за логікою підпис на первинних документах першим має ставити виконавець. Одночасно Положення № 88 не містить черговості, зокрема. проставляння підписів.

Засади електронного документообігу містить розділ ІІІ Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851). Зокрема, мовиться про сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. При цьому порядок електронного документообігу визначається підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Наприклад, ст. 11 Закону № 851 регламентує порядок одержання електронних документів. Так, електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

А поняття суб’єкти електронного документообігу визначено у ст. 1 Закону № 851: це автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Тобто має бути відповідний договір щодо електронного документообігу, що підтверджує ст. 14 Закону № 851: електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Як бачимо, згідно Закону № 851 порядок електронного документообігу визначають його сторони. Головне, щоб первинний електронний документ відповідав певним вимогам законодавства щодо первинних документів у цілому.

Втім рекомендуємо звернутися за консультацією до юристів, адже питання організації обігу електронних документів, на нашу думку, лежать саме в юридичній площині.