Відповідно до глави 3 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях № 1000/5п. 8. У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 9 глави 2 розділу V цих Правил:○ У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. ○ У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.○На підставі довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.Отже:Якщо втрачено документи, які ще не були передані до архіву організації, потрібно провести роботи з виявлення тих документів, що збереглися, і тих, що втрачені. Потрібно скласти перелік документів, які можна відновити (якщо можливо відновити реквізити, що надають юридичну силу документу: дата, реєстраційний номер, підпис).Якщо документи втратили, керівник підприємства має:1) створити Наказом комісію зі службового розслідування причин зникнення документів та проведення відповідної роботи (роботи з виявлення тих документів що втрачені, складення списків документів, які можна відновити);2) затвердити акти про втрату документів (Результати діяльності комісії оформлюються в акті, у якому зазначають, які заходи проводилися з метою відновлення втрачених документів. Якщо відновити неможливо документи, в акті зазначають, що усі документи втрачені. Такий акт (довідка), оформлений комісією про відсутність документів, підписується членами комісії, керівником, засвідчується печаткою, і буде слугувати підтвердженням нестачі документів.)3) видати наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів (якщо є такі винні особи, але в даному випадку цей пункт потрібно пропустити акт складається без притягнення до відповідальності.).4) зобов’яжіть завести нові журнали, вказати строк і відповідальних/відповідального.

Як зазначалось вище втрачені документи потрібно відновити по можливостіУ правому верхньому куті відновлених документів зазначається гриф "Відновлено", а також дата та номер акту комісії чи наказу керівника, що видається за результатами службового розслідування.Мають бути вжиті заходи щодо підписання відновлених документів. У випадку, якщо підписання відновлених документів неможливо через відсутність осіб (колишні працівники), це слід зафіксувати в акті. Для ознайомлення з відновленими документами колишніх працівників викликати не потрібно.Пропонуємо ознайомитись із фрагментом онлайн сесії https://avs.ua/#/subscription/39/155/section_lesson/579?fragment=12459Щодо нових журналів реєстрації, Відповідно до п.2 гл.3 розд. IIІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організація № 1000/5 Під час реєстрації документів в установі необхідно дотримуватися таких вимог:окремо реєструються:розпорядчі документи з основних питань діяльності установи; (це ЖУРНАЛ реєстрації наказів з основної діяльності (накази про затвердження або внесення змін до статутів, положень, інструкцій, правил, планів, графіків роботи та інших внутрішніх організаційних документів);розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань (це ЖУРНАЛ реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (Індекс – аг це Накази, які видаються за потреби правового регулювання відповідних питань, наприклад Наказ про перенесення робочих днів, Наказ про забезпечення працівників мобільним зв’язком; тощо);розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання це ЖУРНАЛ реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання (це Накази про прийняття на роботу; Наказ про переведення на іншу посаду, Наказ про встановлення неповного робочого часу, Наказ про звільнення, Наказ про запровадження дистанційної роботи тощо)це ЖУРНАЛ реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання (це Накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; затвердження графіка відпусток та за необхідності внесення змін до нього; надання: – щорічних відпусток; тощо).Відповідно до п. 5 гл. 3 розд. IIІ Правил № 1000/5 під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс.Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.Відповідно до п. 10 гл.10 розділу IІ Правил № 1000/5 Розпорядчий документ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.Отже, заводите нові паперові журнали реєстрації. В нових журналах документи реєструються у межах року починаючи з № 1, і не продовжується у наступному році ( кожного року починається з 1). В кінці 2025 року у журналі роблять підсумковий запис зазначаючи кількість зареєстрованих документів у 2025 році, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх зазначають із короткими поясненнями). Якщо у журналі залишається достатньо місця для реєстрації наказів наступного року,то можна продовжувати реєстрацію наказів у тому ж журналі, про те з нового року нумерацію починати з №1. Щодо рішень єдино власника, то алгоритм дій щодо виявлення втрачених документів і відновлення такий самий.Нормативно-правовими актами з організації діловодства й архівної справи не передбачено ведення журналів чи інших форм для реєстрації рішень. Про те можна створити журнал реєстрації рішень з № 1 на поточний рік.