Наявність в бухобліку кредиторської заборгованості, і відсутність її у постачальника саме по собі не є підставою для списання боргу. Відсутність боргу в обліку постачальника або те, що він не вимагає оплату, не означає припинення зобов’язання.

Списати кредиторську заборгованість можна лише за наявності юридичних підстав. Як от: закінчення строку позовної давності або прощення боргу кредитором.

Загальний строк позовної давності становить 3 роки відповідно до ст. 257 ЦКУ. Перебіг строку починається з дати, коли зобов’язання мало бути виконане (ст. 261 ЦКУ). Якщо з цієї дати минуло 3 роки і не було претензій, судів, актів чи листів, що підтверджують визнання боргу, така заборгованість вважається безнадійною і може бути списана.

Прощення боргу можливе лише у разі наявності письмового підтвердження від постачальника (лист, угода тощо). Усне підтвердження або мовчання контрагента не є підставою для цього.

Можливий вихід із ситуації - зафіксувати розбіжності в акті звірки, провести інвентаризацію заборгованості відповідно до П(С)БО 11, визначити дату виникнення боргу і перевірити, чи минув строк позовної давності. Якщо строк не минув, списувати заборгованість не рекомендується — її краще залишити в обліку.

Якщо строк позовної давності минув, заборгованість списується на дохід: Дт 631 / Кт 717 (дохід від списання кредиторської заборгованості). Дохід визнається у періоді списання.

У разі списання заборгованості, спеціальних податкових різниць з податку на прибуток немає.

Щодо ПДВ: якщо за отриманими послугами був сформований податковий кредит і борг списується як безнадійний, податкова вважає такі послуги безоплатно отриманими. У цьому випадку потрібно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 та п. 188.1 ПКУ і скласти зведену податкову накладну.

Висновок: списувати заборгованість можна лише після закінчення строку позовної давності або за наявності документального прощення боргу. Те, що постачальник не визнає борг у своєму обліку, не є підставою для його списання.