Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ підтвердними документами для визначення фактичних витрат у відрядженні є, зокрема, виписки та/або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти (наприклад, КПК). Зрозуміло, що й рахунок на оплату проживання має бути, він містить дані про особу, яка проживала в готелі та вартість проживання.

Тобто якщо працівнику було видано аванс на КПК і він розплатився карткою (конвертація євро у злоті на момент оплати), то вважаємо, що потрібно взяти крос-курс саме на дату здійснення такої платіжної операції. Можливо працівник зняв готівкові євро з картки (або йому аванс було видано готівкою) та самостіной обміняв їх на злоті. Тоді слід визначити суму витрат у євро на проживання з оплатою у злотих за крос-курсом на дату обміну (має бути квитанція чи інший документ, який підтверджує таку обмінну операцію).

До речі, й у п. 19 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59, як обов’язкова для бюджетників сказано, що перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти – зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження звіту.

Якщо працівник на оплату проживання витратив власні кошти, то зверніть увагу на роз’яснення податківців «В якій валюті (іноземній чи національній) та в які терміни здійснюється повернення працівникові сплачених у відрядженні за кордоном власних коштів?» (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=34912).