В договорі позички автомобіля варто прописати неробочий час та неробочі дні тижня, вихідні дні, коли автомобіль переходить у користування директора, наприклад: "автомобіль надається у позичку у неробочий час щодня з 00:00 до 8:00, та з 19:00 до 23:59 годин, а також цілодобово у неробочі дні за графіком підприємства".

Оскільки в неробочий час автомобіль перебуває у користуванні директора, що призводить до зміни показників спідометра та залишків палива в баку, то підприємству доведеться вести окремий облік пробігу та палива автомобіля в робочий та в неробочий час.

Подорожні листи слід оформляти щодня та зазначати в них показники спідометра на початок та на кінець щоденної роботи автомобіля, а залишки палива на кінець робочого дня визначати без урахування залишку палива, що було заправлене директором за власний кошт. Для цього потрібно буде вести окремий облік надходження та витрат такого палива, щоб виокремити той залишок, що належить підприємству. Для цього директор повинен буде надавати касові чеки або інші документи, що свідчать про заправку автомобіля власним паливом, яке потрібно буде списувати залежно від пробігу автомобіля в неробочий час.

Паливо, що було заправлене в автомобіль за рахунок підприємства, списується в залежності від пробігу автомобіля протягом робочого часу.