Відповідно до глави 1 розділу XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5

1. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.

2. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.

Правила № 1000/5 та інші нормативні документи у сфері діловодства не містять типової чи примірної форми Акту приймання-передавання установи, тому її оформлюють самостійно.

Порядок передачі документів і справ, печатки, під час зміни директора ТОВ може бути визначено установчими документами та визначено внутрішніми документами підприємства (наприклад, інструкцією з діловодства).Акт приймання-передавання при зміні керівника в товаристві складають з метою:

зафіксувати перелік установчих та інших важливих документів, зокрема, ліцензій, патентів, свідоцтв та інших дозвільних документів, що передаються новому керівникові; констатувати наявність чи відсутність документів, що передаються, та стан справ в товаристві.Для звільнення директора скликають загальні збори в порядку, передбаченому статутом та Законом про ТОВ. Власники підприємства зобов’язані на загальних зборах розглянути заяву директора та прийняти рішення щодо його звільнення, призначення іншої особи на виконання обов’язків керівника підприємства, та визначити проведення процедури передачі справ.Порядок і процедуру передання справ головного бухгалтера та перевірку стану бухгалтерського обліку і звітності, хто її має проводити (власними силами створена комісія, аудитор тощо, вибірково чи певний період тощо) підприємство визначає самостійно у внутрішніх документах підприємства, як приклад у Положенні про бухгалтерську службу або у Посадовій інструкції головного бухгалтера, оскільки нормативні акти не визначають порядку передачі справ головного бухгалтера.Процедура передачі справ з кадрового діловодства також не відображена у нормативних документах, а тому має бути визначена внутрішніми документами підприємства (Інструкцією з діловодства, або Посадовою інструкцією інспектора з кадрів)Для передачі справ (як директора, так і головного бухгалтера, так і інспектора з кадрів) оформлюють Наказ в якому визначають комісію (склад) для передавання справ, відповідальних осіб за передачу і приймання справ та строки, порядок проведення, оформлення цієї процедури.Наприклад комісія перевіряє правильність оформлення переданих документів (стан бухгалтерського та податкового обліку, достовірність звітних даних, наявність і правильність оформлення первинних документів, кадрових документів тощо).Якщо підприємство невелике то комісія може не створюватись, а може бути визначена тільки особа яка передає документи і особу яка приймає документи.Визначають процедуру перевірки документів (вибірково чи суцільно але за певний період)Визначають строки проведення цієї процедури.Працівник (директор на якого покладено функції головного бухгалтера та ведення кадрової документації) підготовлює всі документи до передачі . Документи мають бути перевірені, роздруковані, підписані, підшиті у справи, тощо. Потрібно підготувати опис усіх справ із зазначенням їх назви, року складання, кількості папок, сторінок і долучити його як Додатки до Акта приймання-передачі.Які це можуть бути документи обсяги та об’єкти перевірки на нормативному рівні не затверджені, все залежить від специфіки, напрямку діяльності підприємства: Щодо директора: як правило, це установчі документи, ліцензії, патенти, свідоцтва та інші дозвільні документи.Щодо головного бухгалтера: Розпорядчі документи діяльності бухгалтерії (Положення про бухгалтерську службу, облікова політика, Положення про оплату праці, Положення про преміювання, Положення тощо)Бухгалтерські та податкові документи, звітність, регістри обліку, касові книги, тобто вся бухгалтерська документація, податкова та фінансова звітність: первинні документи, облікові регістри (відомості, ордери, інвентаризаційні описи, книги, журнали тощо; документи щодо роботи з контрагентами (акти звіряння, договори тощо), документи щодо роботи з контролюючими органами ( запити, повідомлення рішення, акти перевірки, витяги тощо), бухгалтерські довідки, форми звітності тощоЩодо кадрових документів: це можуть бути Штатний розпис,Колективний договір, ПВТР, Інструкція з діловодства, Посадові та робочі інструкції працівників, Накази з особового складу тривалого строку зберігання(про прийняття на роботу, звільнення з роботи, суміщення тощо), Накази тимчасового строку зберігання (про надання відпусток, відрядження), інші Накази, Особові картки П-2, Особові катки і особові справи звільнених працівників, Трудові договори, Журнали реєстрації наказів,заяв, довідок, та інші кадрові документи (Графік відпусток, графіки роботи тощо).У акті приймання передачі зазначають інформацію про всі виявлені помилки та неточності, про відсутні документи тощо.Акт складають у двох екземплярах, підписують як сторона, яка передає (працівник, що звільняється), так і сторона, яка приймає, а також інші члени комісії (якщо була створена комісія). Якщо один із підписантів незгодний із відомостями, зазначеними в акті, він має право навести в ньому свої зауваження. До акту можуть додаватись пояснення, службові записки, інші документи, що було складено членами комісії в ході передачі справ тощо. У разі відсутності чи неналежного оформлення документів головний бухгалтер, що звільняється, дає письмові пояснення. Якщо можливо питання вирішують під час робочого процесу. Один примірник акту зберігається на підприємстві, інший віддається працівнику який звільняється.Відповідно до КЗпП роботодавець має звільнити працівника у визначені строки і виконати обов'язок встановлений ст. 47 КЗпП, тому не звільняти поки не передасть справи або відсутні деякі документи і продовжувати терміни відпрацювання не може, має звільнити у строки передбачені законодавством. Відповідно до КЗпП остаточний розрахунок не залежить від складання будь-яких актів приймання-передачі.https://docs.google.com/document/d/12IfpHFLA1pF70yr63QM6MEpf7SimU_gx/edithttps://drive.google.com/file/d/1mQy2QZA6OG2cMwxGLdTKWje8uHwSbGca/view?usp=sharinghttps://avs.ua/#/courses/subscription-course/112/lessons/944https://avs.ua/#/subscription/39/157/section_expert_answer/answer/18307