Щодо бухобліку, то відповідно до П(С)БО 16, витрати на доставку товарів покупцям належать до витрат на збут. Додатково це необхідно закріпити у наказі про облікову політику. Нова пошта надає розшифровку до Акту наданих послуг, тому необхідно відображати в обліку витрати згідно з інформацією в розшифровці і розділяти витрати за напрямками, наприклад, адміністративні (92 рах.), витрати на збут (93 рах.)Рахунок на оплату товару є документом, який містить тільки платіжні реквізити, на які потрібно перераховувати грошові кошти. Видаткова накладна - документ, який підтверджує факт передачі товару. Тобто, ці документи не передбачають зазначення умов доставки.

Строки та порядок поставки є істотними умовами договору поставки. Тому саме в договорі на практиці сторони прописують умови доставки. Якщо договору немає, то радимо проаналізувати, можливо є інші документи, в який можна вказати спосіб доставки товару покупцю, наприклад заявка-замовлення від покупця, специфікація.

У Вашому випадку, щодо питання оформлення домовленостей про умови доставки товарів, потрібно звертатись до юристів. За правилами функціонування Сервісу AVS 365 (ознайомитися з правилами можна при написанні питання) ми не розглядаємо юридичні запитання.