Антиомерзаюча рідина, AdBlue та аналогічні матеріали належать до запасів, які використовуються для забезпечення експлуатації транспортних засобів. Їх облік і списання регулюються також П(С)БО 9 «Запаси», затвердженим наказом Мінфіну України від 20.10.1999 № 246. Витрати на такі матеріали визнаються витратами того звітного періоду, в якому вони були використані, відповідно до П(С)БО 16 «Витрати». Їх придбання відображається на субрахунку 209 Інші матеріали. Списання проводиться на витрати залежно від напряму використання автомобіля (рахунки 23, 91, 92, 93 або 94).

Щодо необхідності зазначення конкретного автомобіля, законодавство прямо не зобов’язує в кожному випадку вказувати державний номер чи інвентарний номер машини. Однак з практичної точки зору та з метою підтвердження господарського характеру витрат, особливо під час податкових перевірок, варто зазначати, для якого саме транспортного засобу використано рідину. Це випливає з вимог ПКУ, зокрема пункту 44.1, який зобов’язує платників податків вести облік доходів і витрат на підставі первинних документів, що підтверджують реальність і обґрунтованість господарських операцій.

На відміну від пального (ПММ), для якого існують державні норми (наказ Мінтрансу № 43), для AdBlue або незамерзаючих рідин законодавчо встановлених норм витрат в Україні немає. Підприємство повинно самостійно встановити норми, виходячі з технічної документації виробника автомобіля або шляхом проведення контрольних замірів та оформлення відповідного акта комісією підприємства. Встановлені норми затверджуються наказом керівника підприємства.

Основним документом вибуття згаданих матеріалів є Акт списання з усіма реквізитами первинного документа згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік. В акті зазначаються: найменування рідини, кількість, державний номер автомобіля, на який вона використана, та підстава (наприклад, сезонне обслуговування або поповнення рівнів згідно з пробігом).

Отже, при списанні антифризу, рідини для очищення вихлопних газів та ін. важливо дотримуватись належного документального оформлення. Обов’язок прямо зазначати конкретний автомобіль законом не встановлений, але таке зазначення є рекомендованим і значно знижує податкові ризики, підтверджуючи зв’язок витрат з господарською діяльністю підприємства.