Для нарахування та виплати заробітної плати Юридичній особі так і ФОПу, як роботодавцю, потрібно мати:Штатний розписПВТР, Положення про оплату праціПосадові (робочі) інструкціїЩодо прийняття працівників: заява про прийняття на роботу, Накази про прийняття на роботу, Повідомлення про прийняття на роботу, Для ФОП мають бути письмові трудові договори з працівниками.Щодо відпусток працівників мають бути Графік відпусток, Повідомлення про початок відпустки, Заяви про надання відпустки (поза графіком), Накази про Надання відпусток.Щодо лікарняних мають бути документи : Наказ про призначення/відмову страхової виплати, Заява-розрахунок на оплату лікарняного за рахунок коштів ПФУ, повідомлення про виплату лікарняного, повідомлення про відмову в оплаті лікарняногоІнші кадрові документи (Накази і заяви) про переведення на іншу посаду, про встановлення неповного робочого часу, про звільнення, тощо.Мають бути журнали реєстрації заяв, посадової (робочої) інструкції, трудових договорів, наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.Для нарахування заробітної плати має бути Табель обліку робочого часу, у якому ведуть облік використання робочого часу: робочих днів, вихідних днів, відсутності працівника (у зв'язку з відпусткою, лікарняним тощо).Документальне оформлення нарахування заробітної плати, розрахунково-платіжна відомість. Наказом №489 від 05.12.2008 Державного комітету статистики України затверджено наступні типові форми первинної облікової документації зі статистики праці:№ П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника", № П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".Відомості нарахування заробітної плати - як документу для нарахування заробітної плати, де зведено всі суми розраховані за окладами працівників, зазначені суми індексації, відпускних, лікарняних тощо - затвердженої форми немає. Тому роботодавець може розробити власну форму Відомості нарахування заробітної плати, оскільки роботодавець зобов'язаний вести бухгалтерський облік витрат на оплату праці.Якщо затверджуєте власну форму відомості нарахування заробітної плати, вона має містити реквізити відповідно до вимоги п. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIVдату складання (та період, за який нараховується ЗП);назва ФОП, від імені якого складено документ;зміст та обсяг господарської операції, (складові нарахування Заробітної плати, утримання)одиницю виміру господарської операції; (гривня з копійами)посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України)осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформленняособистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.За працівником (ПІБ, посада, табельний номер) у відомості має бути зазначені кількість відпрацьованих днів, годин, нарахування складових зарплати: Окладу, Індексації, Відпускних, Лікарняних за рахунок роботодавця, за рахунок ПФУ, Інші нарахування;Мають бути стовпчики утримання із заробітної плати (ПДФО, ВЗ, утримання по виконавчим листам). Також має бути стовпчик про виплату "Авансу - заробітної плати за першу половину місяця" і графа "До видачі заробітної плати за другу половину місяця".Також має бути стовпчик нарахування ЄСВ. Документальне оформлення нарахувань оплати праці за середнім заробітком.Якщо протягом місяця працівник перебував у основній щорічній відпустці, чи на лікарняному, то оформлюється бухгалтерська довідка розрахунок середньоденної заробітної плати для оплати відпусток, лікарняних, тощо.Документальне підтвердження виплати заробітної платиЯкщо заробітна плата виплачується через банк тоді виплата підтверджується роздрукованою Відомістю зарахування на карту або платіжним дорученням із системи Клієнт Банк, на яких буде штамп з підписом банку (електронна печатка)У разі виплати заробітної плати готівкою у ФОП має бути платіжна відомість довільної форми зразок https://docs.google.com/spreadsheets/d/1caan94uoBg1LLzWncPTkWuwWOUtcWI1Q/edit?usp=sharing&ouid=111239574873614207410&rtpof=true&sd=trueабо у Відомості нарахування заробітної плати додаєте колонку про отримання заробітної плати зразок https://docs.google.com/spreadsheets/d/1XtbrFiiTWBdtRnj1_hFunkWI23MhSEd2/edit#gid=10760631У разі виплати заробітної плати готівкою у Юр. особи документальне оформлення виплати зарплати можливе двома способами: або за допомогою видаткових відомостей, або за видатковими касовими ордерами.Виплата зарплати за допомогою видаткових відомостей передбачена п. 30 Положення №148. Форма видаткової відомості наводиться у додатку 1 до Положення №148.Інший спосіб виплати зарплати можливий за допомогою оформлення видаткового касового ордеру. Це доцільно робити, якщо плануються виплати зарплати готівкою лише одному або декільком працівникам, або інші разові виплати персоналу (відпускні, лікарняні тощо). Розрахунковий листок чи Повідомленні про оплату праці за місяцьВідповідно до ст. 110 КЗпП При кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:а) загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат;б) розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати;в) сума заробітної плати, що належить до виплати.Пропонуємо ознайомитись із відповіддю на питання: https://avs.ua/#/subscription/39/null/section_expert_answer/answer/40269Щодо документів при перевірці: Органи ДПС можуть проводити документальну перевірку, зокрема щодо дотримання роботодавцем законодавства про укладення трудових договорів та оформлення трудових відносин. При цьому перевіряються податкова, фінансова, статистична та інша звітність, регістри податкового та бухгалтерського обліку, первинні документи. (п.п. 75.1.2 ПКУ)Під час проведення фактичної перевірки в частині дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами), в тому числі тим, яким установлено випробування, перевіряється наявність належного оформлення трудових відносин, з'ясовуються питання щодо ведення обліку роботи, виконаної працівником, обліку витрат на оплату праці, відомості про оплату праці працівника. Для з'ясування факту належного оформлення трудових відносин з працівником, який здійснює трудову діяльність, можуть використовуватися документи, що посвідчують особу, або інші документи, які дають змогу її ідентифікувати (посадове посвідчення, посвідчення водія, санітарна книжка тощо). (п.п. 80.6 ПКУ).платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (абзац перший п. 85.2 ст. 85 ПКУ).Отже, це може бути письмовий трудовий договір, Наказ про прийняття на роботу, Повідомлення про прийняття на роботу, Відомості нарахування заробітної плати, Відомості на виплату заробітної плати, документи, що посвідчують особу та інші документи.Відповідно до п. 10 Постанови №823 Інспектори праці за наявності службового посвідчення безперешкодно мають право: ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами та документами, ведення яких передбачено законодавством про працю, що містять інформацію/відомості з питань, які є предметом інспекційного відвідування, з метою перевірки їх відповідності нормам законодавства та отримувати завірені об’єктом відвідування їх копії або витяги.Документи мають надаватися на підставі вимоги інспектора, Наприклад, якщо перевірка має на меті виявити неоформлені трудові відносини, інспектор може запитати: накази з кадрових питань; відомості про оплату праці, правила внутрішнього трудового розпорядку; цивільно-правові договори тощо.Ознайомитись із переліком питань щодо проведення заходу державного нагляду (контролю) можна у Акті (форма 1) питання для перевірки дотримання вимог законодавства.Отже, у разі перевірки контролюючими органами, як ФОП, так і юридична особа мають надати кадрові документи, документи, які підтверджують наявність трудових відносин, облік часу і правильність нарахувань зарплати.