Документальним підтвердженням для списання заборгованості з балансу буде:

1. Доповідна записка відповідальної особи (менеджера) або розпорядження керівника із обґрунтуванням причин визнання певної суми безнадійною.

2. Наказ по підприємству про прийняття рішення щодо списання безнадійної дебіторської заборгованості.

3. У разі якщо сума безнадійної заборгованості є надто істотною для самостійного прийняття рішення керівником, рекомендуємо попередньо оформити протокол зборів засновників, на яких буде прийняте рішення про списання заборгованості.

Платники податку на прибуток – великодохідники здійснюють такі коригування фінрезультату :

- збільшують фінрезультат на суму витрат від списання дебіторської заборгованості понад резерв сумнівних боргів за даними бухобліку (пп. 139.2.1 ПКУ) (тут розглядається вся сума дебіторської заборгованості, у т.ч. й та, яка не відповідає вимогам пп. 14.1.11 ПКУ);

- збільшують фінрезультат на суму витрат по нарахуванню резерву сумнівних боргів (пп. 139.2.1 ПКУ);

- зменшують фінрезультат на ту частину списаної дебіторської заборгованості, яка відповідає податковим правилам — пп. 14.1.11 ПКУ (пп. 139.2.2 ПКУ).

Отже, основною вимогою щодо визнання дебіторської заборгованості безнадійною згідно ПКУ є :заборгованість щодо якої минув строк позовної давності (п. «а» пп. 14.1.11 ПКУ). Повний перелік вимог – пп. 14.1.11 ПКУ.

Тобто, щоб врахувати у витратах списану дебіторську заборгованість, по ній повинен пройти строк позовної давності. Крім того, якщо Ви створюєте резерв сумнівних боргів, безпечніше списувати таку заборгованість через резерв, як і інші безнадійні заборгованості. При створенні резерву сумнівних боргів, потрібно дотримуватись принципів (переліку ознак сумнівності), які передбачені обліковою політикою підприємства. В періоді створення резерву сумнівних боргів, виникають витрати в обліку на суму резерву. Тому, якщо списати таку заборгованість без резерву, податківці часто вважають, що йде відображення витрат не в тому періоді.