Документальне оформлення відрядження-2024

Нагадаємо, що відрядження – це поїздка найманого працівника на певний строк до іншого населеного пункту за розпорядженням і за рахунок коштів роботодавця для виконання поза місцем постійної роботи службового доручення, пов’язаного з основною діяльністю роботодавця (п. 1 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59, далі – Інструкція № 59).

Ми можемо звертатися до норм Інструкції № 59, адже податківці у своїх численних роз’ясненнях про відрядження (див., наприклад, лист ДПАУ від 07.09.2011 р. № 10077/5/15-1216) зазначають, що небюджетні підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Отже для того, щоб направити працівника у відрядження має бути відповідне розпорядження керівника підприємства. Його, зазвичай, оформлюють наказом про відрядження. Загалом же, всі питання, які стосуються відрядження, фіксують у спеціальному локальному акті – Положенні про відрядження. Крім того, є ще купа документів, які слід мати підприємству для оформлення відрядження. Далі – про них.

Положення про відрядження

Положення про відрядження – це внутрішній документ підприємства. Складають його

для того, щоб зафіксувати права і обов’язки, як працівників, так і роботодавця. При складанні Положення про відрядження підприємства орієнтуються на норми п. 170.9 ПКУ та ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Також при підготовці Положення про відрядження підприємства можуть застосовувати норми Інструкції  № 59.

У Положенні про відрядження обов’язково зазначають:

• порядок організації направлення працівників у відрядження;

• порядок та строки виплати коштів на відрядження;

• порядок звітування про відрядження;

• гарантії та компенсації працівникам під час службових відряджень.

Ще на практиці у Положенні про відрядження прописують види витрат, які передбачені на відрядження як у межах України, так і за кордон. Зокрема, передбачають:

• витрати на проїзд транспортом загального користування (а також таксі) до станції, при-

• стані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник або до місця перебування у відрядженні;

• витрати на проїзд транспортом загального користування (а також таксі) безпосередньо в місці відрядження;

• витрати на оренду автомобіля в місці відрядження (у разі попереднього узгодження з керівником підприємства).

Також на практиці у Положенні про відрядження підприємства наводять визначення, за яких умов слід вважати поїздку працівника службовим відрядженням. Зокрема, тут можуть визначити поїздки на яку відстань вважаються відрядженням: наприклад, на відстань 100 км. Але ця відстань може бути й меншою, адже одноденні поїздки є відрядженням, яке за наявності відповідного наказу та підтвердних документів вважаються відрядженням, та за які теж виплачують добові.

Завважимо, що на законодавчому рівні, зокрема, в Інструкції № 59 відсутні вимоги щодо величини відстані службової поїздки та порядку її  підтвердження.

Наказ про відрядження

У пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Отже наказ (розпорядження) про відрядження є обов’язковим документом відповідно до вимог пп. 170.9.1 ПКУ. На підставі цього розпорядчого документу й відбувається службова поїздка.

У наказі про відрядження зазначають:

• ПІБ і посаду відрядженого працівника;

• пункт призначення (місто, область);

• мету відрядження;

• назву підприємства, на яке відряджається працівник;

• строк відрядження;

• розмір добових;

• інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації.

Ніхто не забороняє включати до наказу про відрядження і більш детальну інформацію: наприклад, вид транспорту, що використовується відрядженим працівником або категорії готелів тощо.

Кошторис витрат на відрядження

Кошторис – це документ, який містить розрахунок складових частин витрат на відрядження. По факту – це довідка-розрахунок витрат на відрядження. Затверджує кошторис на відрядження керівник підприємства. Складають кошторис перед виплатою авансу на відрядження на підставі наказу про відрядження.

Кошторис є обов’язковим для держпідприємств та бюджетників (п. 6 розд. І та п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). Тож комерційні підприємства можуть складати кошторис за власним бажанням. Статтями витрат у кошторисі виступають: добові, проживання, проїзд, інші витрати, передбачені, зокрема, Положенням про відрядження.

З кошторисом попередньо має бути ознайомлений під підпис працівник, якого направляють у відрядження, під яке й складають кошторис витрат.

Посвідчення про відрядження

Наразі немає офіційної діючої форми посвідчення про відрядження, адже форму такого посвідчення було затверджено наказом ДПАУ від 28.07.1997 р. № 260 (далі – наказ № 260), який втратив чинність більше 10 років тому.

Але на практиці цей документ є актуальним для підприємств, працівники яких виїжджають в одне відрядження одночасно до кількох населених пунктів. І роботодавець хоче бути впевненим, що відряджені працівники дійсно побували у всіх визначених місцях. Форму та зміст такого посвідчення підприємство може позичити з наказу № 260. Або розробити та затвердити форму посвідчення про відрядження самостійно, наприклад, на підставі скасованої форми.

Службове завдання та звіт про його виконання

Це необов’язкові документи, адже службове завдання керівництва відрядженому працівникові можна зазначити відразу у наказі про відрядження. Втім для повноти, тобто з метою деталізації завдань підприємство може оформити службове завдання. Потім відряджений відзвітує за кожним його пунктом.  

Затримка у відрядженні

Причини затримки у відрядженні можуть бути різними: відсутність квитків на дорогу до місця роботи, хвороба працівника у відрядженні, поломка автомобіля (у разі автовідрядження) тощо.

За необхідності (після від’їзду працівника) складають додатковий наказ про продовження такого відрядження. У ньому зазначають новий строк тривалості та причини продовження відрядження.

Скасування відрядження

Порядок скасування відрядження слід зафіксувати у Положенні про відрядження. Також у ньому зазначають й строки повернення авансу у такому випадку.

Податківці у категорії 103.17 ЗІР зазначили: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (абз. 5 п. 11 розд. II Інструкції № 59 ).

При цьому нормами законодавства не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин (в тому числі у разі хвороби працівника).

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).