Кошти під звіт непрацівнику

Чи можна взагалі видавати кошти під звіт непрацівнику підприємства? Так, якщо між підприємством і фізичною особою складено договір доручення. Нагадаємо, що відносини за таким договором регулює гл. 68 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ).

Договір доручення: загальні положення

Відповідно до ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки довірителя. Договором доручення може бути встановлено виключне право повіреного на вчинення від імені та за рахунок довірителя всіх або частини юридичних дій, передбачених договором. У договорі можуть бути встановлені строк дії такого доручення та (або) територія, у межах якої є чинним виключне право повіреного.

До обов’язків повіреного входить (ст. 1006 ЦКУ), зокрема:

• повідомлення довірителя на його вимогу всіх відомостей про хід виконання його доручення;

• надання звіту про виконання доручення та виправдних документи, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення;

• передача довірителеві всього одержаного у зв’язку з виконанням доручення.

Обов’язки довірителя (ст. 1007 ЦКУ), зокрема, такі:

• забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

• відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення.

Зауважимо, що НБУ в листі від 16.09.2013 р. № 11-112/13017 відповів на запитання «Чи має право підприємство у зв’язку з виробничою необхідністю видати кошти під звіт засновнику з метою придбання товару (при цьому засновник не перебуває з таким підприємством у трудових відносинах)?».

Так, підприємство має право видати кошти особі, яка не перебуває у трудових відносинах із ним (у тому числі засновнику), і така видача регулюється нормами ЦКУ (а не КЗпП).

НБУ акцентує увагу, що для доручення особі, яка не є працівником підприємства, вчинення певних цивільно-правових дій в інтересах та за рахунок такого підприємства необхідно укласти договір доручення (у письмовій або усній формі). При цьому повірений діє виключно за рахунок довірителя. Отже, можливість видачі коштів особі, яка не перебуває у трудових відносинах, прямо передбачена в законодавстві.

Мінфін теж не проти видачі підзвітних коштів непрацівникам підприємства на підставі договору доручення, але в порядку, вказаному в наказі про облікову політику (див. лист Мінфіну від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774).

На практиці у договорі доручення підприємства – довірителі прописують, зокрема:

• завдання непрацівника – повіреного, скажімо, щодо придбання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від імені та за рахунок підприємства;

• функції щодо укладення договору з постачальником;

• приймання ТМЦ у постачальника за кількістю та якістю;

• проведення розрахунків з постачальником тощо.

Відповідно до  ст. 1007 ЦКУ договором доручення може бути встановлено, що непрацівник – повірений може здійснити оплату ТМЦ за власний рахунок. Тоді довіритель має відшкодувати йому понесені витрати.  Тому у договорі зчаста зазначають порядок відшкодування та розрахунків між підприємством – довірителем і непрацівником – повіреним.

Також у договорі варто зазначити строки та порядок подання звіту про кошти, витрачені на виконання доручення.

Видача готівки під звіт непрацівнику

Відповідно до п. 27 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148  (далі – Положення № 148), видача готівки фізичним особам, яких немає в штатному розписі установи/підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю. При цьому на операції, здійсненні через повіреного, розповсюджується ліміт використання готівки, встановлений п. 6 розд. ІІ Положення № 148, зокрема, 10000 грн при розрахунках суб’єктами господарювання між собою.

Зверніть увагу, що непрацівник з позиції Положення № 148 є звичайною підзвітною особою.

Згідно п. 19 розд. ІІ Положення № 148 готівку під звіт видають:

1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;

2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів –  на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Звітування за одержану під звіт готівку здійснюється відповідно до законодавства України.

У п. 20 Положення № 148 зазначено, що фізособи – довірені особи підприємств, які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Фізособи – довірені особи підприємств подають Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт: разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України.

Пункт 170.9 ПКУ не вирізняє з поміж підзвітних осіб працівників чи непрацівників підприємства. Тож виходить, що норми цього пункту  щодо коштів, отриманих під звіт стосуються всіх фізосіб – платників ПДФО.

Зокрема, відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ, якщо кошти було видано під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, то оподатковують ПДФО (18%) та військовим збором (1,5%) суму, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій та не повернута у строки, встановлені пп. 170.9.3 ПКУ.

У разі якщо при виконанні договору доручення платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат підтверджується випискою та/або відомостями з рахунку – в електронній або паперовій формі (пп. 170.9.2 ПКУ).

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ підтвердні документи щодо сум фактичних витрат на виконання окремих цивільно-правових договорів надають до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій платник податку провів розрахунки за допомогою платіжного інструменту, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць.

Зверніть увагу, що звіт про використання коштів, виданих під звіт, не складається і не подається, якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та за відсутності оподатковуваного доходу. Інакше слід відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ подати у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт: у паперовій або електронній формі.