Відрядження: відповіді на актуальні питання

У статті «Кошти на відрядження та під звіт: видача авансу, відшкодування витрат, звітність» ми розглянули нову редакцію п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Зокрема, розповіли про новації звітності працівників щодо витрат на відрядження та/або коштів під звіт.

Сьогодні ми розглянемо окремі особливості обліку та оподаткування відрядження працівників та відповімо на актуальні питання, які виникають при цьому.

Як скласти Положення про відрядження?

Положення про відрядження є внутрішнім документом підприємства. Його складають щоб, зокрема, працівники знали про свої права та обов’язки під час перебування у відрядженнях. При складанні Положення про відрядження підприємства орієнтуються на норми п.170.9 ПКУ та ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). І хоча вимоги Інструкції  про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), поширюються тільки на бюджетників інші підприємства можуть при підготовці Положення про відрядження застосовувати її норми.

Зазвичай складає Положення про відрядження відділ кадрів. Ті норми цього Положення, які стосуються фінансування відрядження слід погодити з бухгалтерією підприємства. Затверджує Положення про відрядження відповідним наказом керівник підприємства.

У Положенні про відрядження обговорюють, зокрема:

• порядок організації та працівників направлення у відрядження;

• порядок та строки виплати коштів на відрядження;

• порядок звітування про відрядження;

• гарантії та компенсації працівникам під час службових відряджень.

Наприклад, у Положенні обговорюють можливість продовжити з дозволу керівника може строки відрядження при вимушеній затримці у відрядженні з незалежних від працівника причин. Безумовно, це здійснюється за наявності підтвердних документів та на підставі оформлення відповідного рішення про продовження строку відрядження.

Зазвичай, у Положенні про відрядження передбачають окремий розділ, що стосується відрядження на автомобілі. У цьому розділі зазначають, що за наявності виробничої потреби транспортним засобом для здійснення відрядження може бути службовий чи  орендований автомобіль. Можливість використання у відрядженні автомобіля встановлюють відповідним наказом керівника. Передбачають, що вибуття у відрядження супроводжується випискою подорожнього листа, а маршрут відрядження, який погоджується з керівником підприємства складає відряджений працівник.

Ще на практиці у Положенні про відрядження прописують види витрат, які передбачені на відрядження як у межах України, так і за кордон. Зокрема, передбачають:

• витрати на проїзд транспортом загального користування (а також таксі) до станції, при-

• стані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник або до місця перебування у відрядженні;

• витрати на проїзд транспортом загального користування (а також таксі) безпосередньо в місці відрядження;

• витрати на оренду автомобіля в місці відрядження (у разі попереднього узгодження з керівником підприємства).

Важливим розділом Положення про відрядження є розділ про певні обмеження у відрядженні. Наприклад, при використанні транспортних засобів для виїзду (повернення з відрядження):

• у разі використанні авіатранспорту працівникам дозволяється користуватися лише місцями эконом-класу;

• у разі використання залізничного транспорту працівникам дозволяється користуватися місцями у вагонах типу «плацкарта» і «купе» тощо.

Чи потрібно працівнику подавати авансовий звіт, якщо він заправив службовий автомобіль за власні кошти?

Якщо працівник придбав пальне для заправки службового автомобіля, підприємство має йому відшкодувати понесені витрати.

Нагадаємо, що з 1 квітня 2023 року оновлений п. 170.9 ПКУ визначає Порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначає п. 170.9 ПКУ.  Саме цей пункт містить випадки, коли працівникам потрібно подавати авансовий звіт.

Загалом призначення авансового звіту – надавати інформацію про витрачені кошти, які отримані працівником під звіт: на відрядження, на госппотреби.

Щоб отримати компенсацію працівнику потрібно надати інформацію про понесені витрати та додати відповідні підтвердні документи. Для цього він використовує форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі – Звіт).

Податківці вважають у разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні, він подає у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт, а також підтвердні документи, що засвідчують суму таких витрат (див. категорію 109.14 ЗІР).

І відповідно до поданого Звіту підприємство повинно відшкодувати витрати, понесені працівником на госппотреби підприємства або у відрядженні.

Зауважимо, що строки подання Звіту у випадку придбання працівником ТМЦ за власні кошти законодавчо не встановлено. І строки відшкодування витрат працівнику також не передбачені. Втім податківці вважають, що  Звіт складають та подають у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ. При цьому питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються ЦКУ. Тобто ані ПКУ, ані Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 зазначені питання не регулюють.

Також можуть бути передбачені обмеження по добовим витратам, службовим телефонним розмовам (наприклад, встановлено граничний розмір витрат), проживанню (наприклад, заборона винаймати житло, відмінне від готелю), інші обмеження (наприклад, що не відшкодовуються суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами держави перебування).

Що таке маршрутний лист у відрядженні?

Поняття «маршрутний лист» зустрічається у листі ДПАУ від 25.05.2004 р. № 9402/7/17-3117: коли специфіка роботи підприємства вимагає для виконання службових обов’язків переміщення (поїздки) працівників від основного місця роботи до іншого об’єкта, такі поїздки засвідчуються відповідними документами (розпорядженнями керівника, фактичними маршрутними листами. Маршрутний лист є важливим для відстеження всіх переміщень працівників підприємства, у тому числі під час їх відряджень на службовому або особистому автомобілі.

На практиці для підтвердження транспортних витрат, які пов’язані з виконанням службових доручень при відрядженнях (в тому числі у населеному пункті відрядження) працівники заповнюють маршрутний лист. Мовиться про витрати на оплату пального, придбання проїзних квитків на громадський транспорт в місці відрядження, якщо у працівника виникла потреба ним скористатись.

Маршрутний лист, який підтверджує транспортні витрати працівників, може бути додатковою підставою для їх відшкодування. Доцільно у маршрутному листі відображати:

• мету службової поїздки, що співпадає з метою, зазначеною у наказі про відрядження;

• дату його складання;

• вид транспорту;

• час знаходження у дорозі від пункту вибуття до пункту призначення;

• відмітки про прибуття й вибуття із зазначенням дати;

• ПІБ відрядженого працівника та його підпис;

• суми витрат, пов’язаних із експлуатацією автотранспортного засобу тощо.

Якщо маршрутний лист складають не на один день, то варто вказати період його дії.

Чи обов’язково складати кошторис на відрядження?

Кошторис – це документ, який містить розрахунок складових частин витрат на відрядження. Ще його називають довідкою-розрахунком витрат на відрядження. Затверджує кошторис на відрядження керівник підприємства. Кошторис складають перед виплатою авансу на відрядження на підставі наказу про відрядження. Кошторис є обов’язковим для держпідприємств та бюджетників згідно п. 6 розд. І Інструкції № 59. Тож приватні підприємства можуть складати кошторис за власним бажанням. У кошторисі статтями витрат виступають: добові, проживання, проїзд, інші витрати, передбачені, зокрема, Положенням про відрядження.

З кошторисом попередньо має бути ознайомлений під підпис працівник, якого направляють у відрядження, під яке й складають кошторис витрат.

Чи може ТОВ розмір добових встановити директору більшого розміру, ніж іншим працівникам при відрядженні в один й той самий пункт призначення?

Розмір добових кожне приватне підприємство встановлює самостійно. Позаяк норми Інструкції № 59 та норми постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 на них не розповсюджуються. ТОВ вправі встановлювати розмір індивідуально, тобто встановлювати різний розмір добових для директора порівняно з іншими працівниками.

Нагадаємо, що ПКУ встановлює єдиний для всіх працівників неоподатковуваний розмір добових:

• не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.