Інвентаризація-2024: проводимо вчасно та правильно

Про підготовку та проведення річної інвентаризації ми повноцінно розповідали у багатьох консультаціях:

Порядок проведення інвентаризації-2023: пам’ятка

Інвентаризація на вимогу податкової-2024

Інвентаризація з податковим візерунком: як звірити розрахунки з бюджетом

Інвентаризація-2021: окремі питання проведення та обліку результатів

Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як звіритися та підтвердити заборгованість

Сьогодні ми відповімо на окремі актуальні запитання, пов’язані з інвентаризацією.

Чи може підприємство провести інвентаризацію необоротних активів, зокрема, нематеріальних активів у січні 2025 року?

Відповідно до п. 4 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879), проведення інвентаризації забезпечується власником (власниками) або уповноваженим органом (посадовою особою), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (далі – керівник підприємства), який створює необхідні умови для її проведення, визначає об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим. У цих випадках визначені на підприємстві строки проведення інвентаризації не можуть перевищувати строків, визначених Положенням № 879 (див. статтю «Порядок проведення інвентаризації-2023: пам’ятка).

Так, проведення інвентаризації є обов’язковим перед складанням річної фінансової звітності в обсязі, визначеному п. 6 розд. І, з урахуванням особливостей проведення інвентаризації і в строки, визначені п. 10 розд. І (п. 7 розд. І Положення № 879).

У п. 10 розд. І Положення № 879, зокрема, зазначено, що  інвентаризація необоротних активів перед складанням річної фінансової звітності проводиться до дати балансу в період трьох місяців. Дата балансу – дата, на яку складений баланс підприємства.

Звичайно датою балансу є кінець останнього дня звітного періоду (п. 3 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»).

Для річного балансу – це 31 грудня кожного звітного року.

Тобто при проведенні перед складанням річної фінансової звітності інвентаризації нематеріальних активів пізніше встановлених строків наявне їх порушення. Посадові особи підприємства можуть бути притягнуті за таке порушення до адміністративної та дисциплінарної відповідальності. Адміністративна відповідальність застосовується на підставі ст. 164-2 КУпАП, яка передбачає штраф за несвоєчасне та неякісне проведення інвентаризації коштів і матеріальних цінностей у розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн). Штраф за повторне порушення протягом року становитиме від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн). Ці санкції застосовуються до керівника підприємства, оскільки згідно із законодавством саме він є посадовою особою, відповідальною за проведення інвентаризації. Згідно зі ст. 234-1 КУпАП накладати такий штраф має право Державна аудиторська служба (див. постанови КМУ від 03.02.2016 р. № 43 і від 28.10.2015 р. № 868). Відповідно до цих норм оштрафувати можуть тільки підприємства, підконтрольні Державній аудиторській службі за переліком суб’єктів  зі ст. 2 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 р. № 2939-XII. Зокрема, до цього переліку включені підприємства, які отримували у періоді, що перевіряється кошти з бюджету.

Дисциплінарна відповідальність, зокрема, догана за порушення строків проведення інвентаризації, яку може  застосовувати роботодавець до працівників, винних у непроведенні інвентаризації або її проведенні з порушеннями передбачена ст. 147 КЗпП.

Отже за порушення, пов’язані із порушенням строків проведення інвентаризації, якщо підприємство підпадає під контроль  Державної аудиторської службу може бути накладений адмінштраф. Крім того, роботодавець може застосувати до винного у цьому працівника дисциплінарне стягнення у вигляді догани.

У інших випадках вищезгадана адмінвідповідальність не застосовується.

Чи проводити та як інвентаризацію майна, переданого підприємством в оренду?

Відповідно до п. 6 розд. І Положення № 879  річна інвентаризація охоплює все майно підприємства незалежно від його місцезнаходження, у тому числі предмети, передані в оренду. Також у Положенні № 879 є згадка про те, що до початку інвентаризації необхідно перевірити наявність документів на об’єкти основних засобів, які передані в оренду (зокрема, договір оренди, акт приймання-передачі основних засобів орендареві) (пп. 1.1 п. 1 розд. III Положення № 879).

Це дозволяє визначити, зокрема, на якій підставі основні засоби перебувають за межами підприємства. У разі відсутності відповідних документів орендодавцю слід вжити всіх заходів для їх отримання чи оформлення.

Отже будь-яке майно (рухоме чи нерухоме), передане в операційну оренду, є активом підприємства, який на балансі необхідно обліковувати окремо. Наприклад, на субрахунку 1041 «Обладнання, передане в оренду».

А як підприємству – орендодавцю під час інвентаризації, наприклад, рухомого майна перевірити його фактичну наявність у орендаря і стан такого майна?

Тут допоможе вже згаданий вище пп. 1.1 п. 1 розд. III Положення № 879: на його підставі можна стверджувати, що потреби направляти інвентаризаційну комісію до орендаря немає. Достатньо перевірити документи на активи, які передані в оренду. Втім й варіант із виїзною інвентаризаційною комісією має право на життя.

Тут самий час нагадати, що відповідно до п. 11 розд. I Положення № 879 інвентаризація майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або після його розірвання), та оформлення її результатів проводять відповідно до Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.1993 р. № 158 (далі – Положення № 158). Відповідно до п. 5-3 Положення №158 орендодавець може у разі потреби протягом строку дії договору оренди проводити інвентаризацію орендованого майна шляхом прийняття відповідного рішення, повідомивши про це орендаря рекомендованим листом із повідомленням за сім календарних днів до початку інвентаризації. Тож комерційні підприємства можуть скористатися такою нормою для власних потреб. Після аналізу документів на передане в оренду рухоме майно орендодавець звіряє дані з цих документів із даними зі звіряльних відомостей, отриманих від орендаря. Складати такі відомості не менш ніж у двох примірниках орендарю потрібно згідно з п.п. 20 і 21 розд. ІІ Положення № 879. Один примірник звіряльної відомості орендар має направити орендодавцю.

На підставі такої звіряльної відомості орендодавець оформляє інвентаризаційний опис і звіряльну відомість на передане в оренду майно. У разі виявлення розбіжностей між даними бухобліку майна, переданого в оренду, і даними зі звіряльної відомості, отриманої від орендаря, інвентаризаційна комісія відображає ці різниці та пропозиції щодо їх врегулювання у протоколі.

Які вимоги щодо складу інвентаризаційної комісії та кількості її членів?

Як відомо, питання створення та функціонування інвентаризаційної комісії регламентує Положення № 879. Так, відповідно до п. 1 розд. ІІ Положення № 879 для проведення інвентаризації на підприємстві розпорядчим документом керівника підприємства створюється інвентаризаційна комісія з представників апарату управління підприємства, бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності – фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах) та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери). Очолює її керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Але якщо бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник підприємства, то він очолює самостійно очолює інвентаризаційну комісію.

З огляду на вищенаведене комісія має складатися хоча б з двох членів та її очільника. Зверніть увагу, що можливість створення комісії з однієї особи з метою інвентаризації можлива, якщо в штаті підприємства єдиний працівник – керівник. Тоді для проведення інвентаризації він у відповідному розпорядчому документі затверджує інвентаризаційну комісію у складі однієї особи (лист Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918).

Товари передані на відповідальне зберігання. Як проводити їх інвентаризацію?

Відповідно до п. 6 розд. I Положення № 879 суцільній інвентаризації також підлягають всі види активів незалежно від місця їх знаходження. І якщо договір зберігання охоплює період, на який припадає проведення обов’язкової щорічної інвентаризації, то рекомендуємо у такому договорі у ньому прописати порядок інвентаризації товарів, які перебувають на зберіганні. Складання поклажодавцем окремого інвентаризаційного опису на запаси, які знаходяться на складах інших підприємств, зокрема на відповідальному зберіганні, та перевірку обґрунтованості сум на рахунках бухобліку стосовно таких товарів передбачено пп. 4.3 п. 4 розд. ІІІ Положення № 879. У ньому також зазначено, що такі суми має бути підтверджено належними первинними документами.

Відповідно до п. 6 розд. I Положення № 879 зберігач окремо інвентаризує активи, які перебувають у нього на зберіганні та обліковуються на позабалансовому субрахунку 023. Під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в опис робить інвентаризаційна комісія зберігача на підставі перевірки і перелічення цінностей у натурі. Товари й матеріали, які зберігаються на складах інших організацій поклажодавцем заносяться в опис на підставі документів, що підтверджують здавання цих цінностей на відповідальне зберігання.

Можна використовувати інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, затверджений наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572.

У п. 14 розд. II Положення № 879 зазначено, що інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюються відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88). І згідно з пп. 2.7 Положення № 88 первинні документи складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Водночас документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Тож підприємства можуть розробляти власні інвентаризаційні описи і взяти за основу вищезгадану типову форму.