Порядок проведення інвентаризації-2023: пам’ятка

Інвентаризація проводиться у визначених законодавством випадках і згадується в багатьох нормативних актах. Нагадаємо основні правила проведення інвентаризації з огляду на різні випадки її проведення. Також нагадаємо нюанси окремих видів інвентаризації

Осінь – період проведення щорічної інвентаризації для підтвердження показників фінансової звітності за рік.

Ми неодноразово торкалися інвентаризаційної теми, тож нагадаємо про це:

Податкова інвентаризація: реалії воєнного часу

Інвентаризація з податковим візерунком: як звірити розрахунки з бюджетом

Інвентаризація-2021: окремі питання проведення та обліку результатів

Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як звіритися та підтвердити заборгованість

Зараз до вашої уваги пропонуємо своєрідну інвентаризаційну пам’ятку. Сподіваємося, вона допоможе вам у кропіткій, але вельми важливій процедурі.

Інвентаризація: види і правила

Інвентаризація проводиться у визначених законодавством випадках і згадується в багатьох нормативних актах. Втім, основним нормативним актом, який регулює порядок організації та проведення інвентаризації Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879).

Нагадаємо основні правила проведення інвентаризації з огляду на різні випадки її проведення (див. таблицю). Також нагадаємо нюанси окремих видів інвентаризації.

Таблиця. Порядок проведення інвентаризації

№ з/п	Випадки проведення	Строки проведення	Обсяг інвентаризації
1	Щорічна — для підтвердження річної звітності (ст.10 Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», п. 5 розд. I Положення № 879), в тому числі:	До дати балансу	Перевіряються і документально підтверджуються наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка активів та зобов’язань
1.1	для земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів	Протягом 3 місяців до дати балансу. Може проводитись один раз на 3 роки	Крім нерухомого майна державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у тому числі того, що передано в оренду, концесію, та державного майна, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації, інвентаризація яких проводиться відповідно до вимог законодавства щодо інвентаризації об’єктів державної власності
1.2	для решти необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов’язань	Протягом 3 місяців до дати балансу	Крім: незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо; незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством; невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування
1.3	для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зобов’язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування	Протягом 2 місяців до дати балансу	–
1.4	для об’єктів основних засобів, зокрема автомобілів, морських й річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством	До тимчасового вибуття з підприємства	–
1.5	для інструментів, приладів, інвентарю (меблів)	Протягом 3 місяців до дати балансу. За рішенням керівника може проводитися щороку в обсязі не менше 30% усіх об’єктів	З обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом 3 років
1.6	для бібліотечних фондів	Протягом 3 місяців до дати балансу. За рішенням керівника за встановленим ним графіком може проводиться протягом року	За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитись протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20% одиниць, а понад 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10% одиниць. Інвентаризація книжкових пам’яток проводиться щороку
2	Інвентаризація за рішенням керівника підприємства (п.2.5, 3 розд.II Положення № 879)	У строки, визначені розпорядчим документом керівника	Вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань
3	Інвентаризація за ініціативи податкової служби під час перевірки (пп.20.1.9, п.198.5 ПКУ; п.7 розд.I Положення № 879)	У термін, зазначений у документі контролюючого органу, але не раніше дня його отримання підприємством	В обсязі, зазначеному в документі контролюючого органу
4	Інвентаризація за судовим рішенням (п.7 розд.I Положення № 879)	У термін, зазначений у судовому рішенні	В обсязі, зазначеному в судовому рішенні
5	У разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, його перетворення, передачі державного підприємства (структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (п.7, 11 розд.I Положення № 879)	На дату передачі, приватизації або перетворення	Згідно з: Положенням про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженим постановою КМУ від 02.03.93 р. № 158; Методикою проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затвердженої постановою КМУ від 30.11.2005 р. № 1121
6	У разі зміни матеріально відповідальних осіб, керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності (п.7 розд.I Положення № 879)	На день приймання-передачі справ	В обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні
7	У разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (п.7 розд.I Положення № 879)	На день встановлення таких фактів	В обсязі, визначеному керівником підприємства
8	У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (п.7 розд.I Положення № 879)	На день після закінчення явищ	Інвентаризація проводиться в обсязі, визначеному керівником підприємства
9	У разі припинення підприємства (п.6,7 розд.I Положення № 879)	Перед складанням останньої звітності	Суцільна інвентаризація всіх зобов’язань та активів підприємства, незалежно від їх місцезнаходження
10	У разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами (п.7 розд.I Положення № 879)	На дату такого переходу	Суцільна інвентаризація

Інвентаризація за ініціативи податкової служби або суду

Завважимо, що відмова платника (його посадової особи або осіб, які здійснюють готівкові розрахунки та/або провадять діяльність, що підлягає ліцензуванню) від проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), коштів (зняття залишків ТМЦ, готівки) може стати підставою для адміністративного арешту майна (пп. 94.2.8 ПКУ). У листі ДФС від 13.04.2016 р. № 8191/6/99-99-19-03-02-15 контролери зазначили, що вимога податкового органу про проведення інвентаризації оформлюється окремим документом довільної форми із зазначенням обсягів та строків проведення інвентаризації з дотриманням типової інструкції з діловодства та надсилається (вручається) платнику податків у порядку ст. 42 ПКУ.

Також під час проведення такої інвентаризації можуть бути присутніми посадові особи податкового органу (за їх згодою). Аналогічно при проведенні інвентаризації за судовим рішенням можуть бути присутніми посадові особи судового органу.

Інвентаризація ФОП

На ФОП вимога щодо проведення щорічної інвентаризації перед складанням фінансової звітності не поширюється. Але, наприклад, на вимогу контролюючих органів ФОП мають її проводити. При цьому для таких випадків не передбачено окремого порядку оформлення результатів такої інвентаризації. І свого часу податківці зауважили, що ФОП під час проведення інвентаризації основних засобів, ТМЦ, коштів, зняття залишків ТМЦ, готівки може використовувати зразки форм первинних документів, які передбачені для використання юридичними особами (див. лист ДФС від 24.05.2016 р. № 5371/К/99-99-13-04-02-14).

Звільнення/зміна головного бухгалтера

Часто у цьому випадку постає запитання, чи потрібно проводити інвентаризацію активів та зобов’язань. Нагадаємо, що п. 7 розд. І Положення № 879 встановлено випадки обов’язкового проведення інвентаризації. Серед них відсутня звільнення/зміна головного бухгалтера. Рівночасно інвентаризація є обов’язковою у разі зміни матеріально відповідальних осіб – в обсягах товарно-матеріальних цінностей, які знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні (абз. 4 п. 7 розд. І Положення № 879). Тож якщо єдиний бухгалтер за договором про індивідуальну матеріальну відповідальність виконував обов’язки касира, тоді при його звільненні обов’язково проводять інвентаризацію каси. У інших випадках, якщо головний бухгалтер (єдиний бухгалтер) не є матеріально відповідальною особою інвентаризація необов’язкова.

Відповідно до Положення № 879 інвентаризацію на підприємстві проводять з періодичністю, визначеною керівником підприємства. І керівник вправі видати наказ про проведення інвентаризації при зміні головного бухгалтера. Також керівник може призначити перевірку стану бухобліку та звітності у цьому випадку: власними силами або з залученням зовнішніх аудиторів. Що цілком розумно, позаяк відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV саме керівник відповідає за:

організацію бухобліку на підприємстві;
забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах;
збереження документів, регістрів і звітності.