Товари на відповідальному зберіганні: документальне оформлення

Укладення договору зберігання

Відповідно до ст. 936 ЦКУ для передачі товару на відповідальне зберігання слід укласти договір зберігання, який за загальним правилом повинен мати письмову форму (ст.ст. 208, 937 ЦКУ). Отже договір зберігання, який укладають між собою юридичні особи, оформлюють у письмовій формі. При цьому ч. 1 ст. 937 ЦКУ уточнює: письмова форма договору вважатиметься дотриманою, якщо прийняття речі на зберігання посвідчене розпискою, квитанцією чи іншим документом, підписаним зберігачем. Права та обов’язки у сторін договору зберігання виникають тільки після передачі речі на зберігання, саме з цього моменту договір зберігання вважається укладеним.

Документи на зберігання товару

Розписки, квитанції тощо, які додають до договору зберігання додатково підтверджують наявність укладеного договору та є супроводжувальними документами при прийманні-передачі товару на зберігання. Завважимо, що якихось законодавчих вимог до виключного переліку та виду таких документів немає. Зберігач і поклажодавець самостійно визначають документи, які супроводжують передачу товару на зберігання. Ці документи, зазвичай, видаткову накладну або акт приймання-передачі у довільній формі слід зазначити у договорі зберігання.

Щодо товару, який зберігають на складі потрібно підготувати:

• договір складського зберігання;

• складський документ (зокрема, складську квитанцію).

Зверніть увагу! При зберіганні окремих видів товару (продукції) слід застосовувати типові форми документів. Наприклад, передача зерна на зерновий склад супроводжується оформленням типового договору і складських документів, передбачених Порядком випуску бланків складських документів на зерно, їх передачі та продажу зерновим складам та типового договору складського зберігання зерна, затвердженим постановою КМУ від 11.04.2003 р. № 510.

Окремі особливості документального оформлення

При оформленні договору на зберігання слід зазначити вартість товару, позаяк згідно ст. 951 ЦКУ у разі втрати (нестачі) переданої на зберігання речі можливо відшкодування зберігачем поклажодавцеві збитків – у розмірі вартості цієї речі. Тому на практиці у договорі зберігання та в документі на передачу товару на зберігання сторони, зазвичай, зазначають як кількість, так і вартість переданого товару. Зокрема, з метою можливого відшкодування втраченого або пошкодженого товару.

Крім того, відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291, зберігач облік цінностей, отриманих на відповідальне зберігання веде на позабалансовому субрахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберігання»: за цінами, що передбачені в договорах, приймально-передавальних актах тощо.

При цьому аналітичний облік ТМЦ, прийнятих на відповідальне зберігання, ведеться по підприємствах-власниках, за видами, сортами та місцями зберігання. Цінності, що залишені на відповідальне зберігання, мають зберігатися окремо від власних.

Товарно-транспортна накладна

Нагадаємо, що відповідно до розд. І Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. № 363 (далі – Правила № 363):

• автомобільний перевізник – фізична або юридична особа, яка здійснює на комерційній основі чи за власний кошт перевезення пасажирів чи (та) вантажів транспортними засобами;

• вантажовідправник – фізична особа, фізична особа-підприємець або юридична особа, яка надає перевізнику вантаж для перевезення та вносить відповідні відомості до товарно-транспортної накладної або іншого визначеного законодавством документа на вантаж;

• вантажоодержувач – фізична особа, фізична особа-підприємець або юридична особа, яка здійснює прийом вантажу та розвантаження транспортного засобу у порядку, встановленому законодавством;

• товарно-транспортна накладна (ТТН) – єдиний для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб) документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, який складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов’язкові реквізити, передбачені Законом України «Про автомобільний транспорт» та цими Правилами (абз. 27 п. 1 Правил № 363).

Згідно п. 11.1 глави 11 Правил № 363 основним документом на перевезення вантажів є товарно-транспортна накладна, форму якої наведено в додатку 7 до цих Правил. І в п. 10.8 Правил № 363 передбачено, що ТТН заповнюють відповідно до глави 11 цих Правил.

Доставка ТМЦ на зберігання може здійснюватися:

• самим поклажедавцем на власному транспорті. Поклажедавець складає ТТН, за якою він є вантажовідправником й перевізником. Зберігач є вантажоодержувачем;

• залученим перевізником (яким може бути й зберігач ТМЦ) за договором перевезення. ТТН також складає поклажедавець – вантажовідправник, вантажоодержувачем є зберігач, який одночасно може виступати в ролі перевізника.  

Інвентаризація товарів, переданих на зберігання

Як ми вже зазначили, відносини за договорами зберігання регулює гл. 66 ЦКУ (ст.ст. 936-978). Сторонами договору зберігання є поклажодавець і зберігач. Відповідно до ч. 1 ст. 936 ЦКУ за договором зберігання зберігач зобов’язується зберігати річ, передану йому поклажодавцем, і повернути цю річ у схоронності.

Відповідно до п. 6 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879), суцільній інвентаризації також підлягають всі види активів незалежно від місця їх знаходження.

І якщо договір зберігання охоплює період, на який припадає проведення обов’язкової щорічної інвентаризації, то можна у ньому (наприклад, у розділі, що регулює приймання-передачу товару) прописати порядок інвентаризації товарів, які перебувають на зберіганні. Наприклад, передбачити, що у разі невідповідності результатів інвентаризації даним однієї із сторін договору сторони протягом певної кількості робочих днів проводять уточнену інвентаризацію та звіряння зберігача й поклажодавця з даними, зазначеними в актах приймання-передачі товару на зберігання, товарно-транспортних накладних, інвентаризаційних описах поклажодавця і зберігача.

Зауважимо, що складання поклажодавцем окремого інвентаризаційного опису на запаси, які знаходяться на складах інших підприємств, зокрема на відповідальному зберіганні, та перевірку обґрунтованості сум на рахунках бухобліку стосовно таких товарів передбачено пп. 4.3 п. 4 розд. ІІІ Положення № 897. У ньому також зазначено, що такі суми має бути підтверджено належними первинними документами.

Водночас п. 6 розд. I Положення № 879 передбачає, що і зберігач окремо інвентаризує активи, які перебувають у нього на зберіганні та обліковуються на позабалансовому субрахунку 023.

Додамо, що як форму інвентаризаційного опису можна використовувати інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, затверджений наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572.

Крім того, у п. 14 розд. II Положення № 879 зазначено, що інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюються відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88). І згідно з пп. 2.7 п. 2 Положення № 88 первинні документи складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Водночас документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. Тому підприємства, розроблюючи власні інвентаризаційні описи, можуть взяти за основу вищезгадані типові форми.

Під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в опис робляться інвентаризаційною комісією зберігача на підставі перевірки і перелічення цінностей у натурі. Товари й матеріали, які зберігаються на складах інших організацій, поклажодавцем заносяться в опис на підставі документів, що підтверджують здавання цих цінностей на відповідальне зберігання.