Щоб уникнути оподаткування як додаткового блага (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ), потрібно документально закріпити використання автомобіля директора:

Договір оренди автомобіля (фірма платить орендну плату, має право списувати витрати і ПДВ за пальним, якщо є ПН). Договір позички (безоплатного користування) – директор передає авто для службових поїздок безоплатно, а фірма може компенсувати витрати на пальне.

Якщо жоден договір не оформити і просто компенсувати бензин, тоді вся сума компенсації розцінюється як додаткове благо працівника/засновника. У такому випадку потрібно:

нарахувати ПДФО (18%) з урахуванням «натурального коефіцієнта» 1,219512, нарахувати військовий збір (5%) без коефіцієнта, відобразити у 4ДФ з ознакою доходу «126».

Окрім договору, у фірмі варто видати наказ про використання автомобіля директора в службових цілях. До компенсації слід додавати:

фіскальні чеки з АЗС, подорожні листи на підтвердження зв’язку витрат із діяльністю.

Щодо ПДВ, якщо ПН немає (або чек приніс із запізненням і зареєструвати неможливо) — суму ПДВ не виділяєте, а включаєте одразу у вартість пального.

Отже, щоб компенсація не була додатковим благом, потрібно мати договір та документальне підтвердження придбання, списання палива і зв’язок з господарською діяльністю підприємства.