Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.Отже, відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 оформити дублікат трудової книжки майбутньому працівнику мають за останнім місцем роботи, тому при працевлаштуванні на роботу на нове підприємство майбутній працівник має звернутись до попереднього роботодавця із заявою та підтвердними документами для оформлення дублікату трудової книжки.За останнім місцем роботи керівник або інша посадовій особі, який делегувати право щодо заповнення трудових книжок для оформлення трудової книжки заповнює:Першу (титульну) сторінку трудової книжки за загальними правилами. ○ уверхньому правому кутку зазначається напис "Дублікат" (п. 5.1 Інструкції №58);○ зазначає прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дату народження на підставі паспорту або свідоцтва про народження (п. 2.11 Інструкції № 58);○ зазначає дату заповнення дубліката трудової книжки, колишній працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58);○ першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок (п. 2.12 Інструкції №58);○ після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів) (п. 2.12 Інструкції № 58)Далі у розділ "Відомості про роботу" відповідно до п. 5.3 Інструкції № 58 вносяться записи:○ якщо працівник до влаштування на підприємство, що є останнім місцем роботи вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.Також для підтверджувальних документів про загальний стаж колишній працівник може отримати в ПФУ Довідку ОК-5 або Витяг з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загально­обо­в’яз­кового державного соціального страхування, які містять інформацію про роботодавців. Роботодавець, що заповнює дублікат трудової книжки не зберігає у себе підтвердні документи, що підтверджують стаж роботи, а повертає їх власнику - колишньому працівнику)○загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.Наприклад: Загальний трудовий стаж до прийняття на роботу до ТОВ «А» становить __років.○ Запис зі загальним трудовим стажем у графі № запису не нумерується○ Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку (без нумерації записується окремими рядками періоди роботи у попередніх роботодавців): у графі 3 — зазначається найменування підприємства, де працював працівник;рядком нижче:— у графі 2 — зазначається дата прийняття на роботу; — у графі 3 — зазначається цех/відділ, посада/робота, на яку приймали особу; — у графі 4 — зазначається найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті (реквізити довідки (або копії наказу)).Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.рядком нижче— у графі 2 — зазначається дата звільнення; — у графі 3 — зазначається причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі;— графу 4 — реквізити довідки або копії наказуЯкщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.Після цього як внесли окремими записами відомості про роботу у попередніх роботодавців, вноситься останній запис — про роботу на підприємстві (що є останнім місцем роботи - колишнє підприємство), яке видає дублікат трудової книжки. Цей запис нумерується (у графі 1 у рядку нижче після найменування підприємства вноситься порядковий номер запису)Оформлюючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець засвідчує своїм підписом (тобто підписом уповноваженої відповідальної особи зазначаючи посаду, проставляючи підпис; зазначаючи ім’я та прізвище) і печаткою тільки запис про звільнення колишнього працівника. Зразок заповнення дублікату трудової книжки: