В описаній ситуації, паливо може передаватись орендодавцем договором про продаж, про безоплатну передачу або передаватись в позичку. Також найбільш поширений і безпечний варіант, коли техніку передають з пустим баком.

Відповідно до п. 14.1.202 ПКУ, продаж – це будь-які операції, що здійснюються згідно з договорами купівлі-продажу, міни, поставки та іншими господарськими, цивільно-правовими договорами, які передбачають передачу прав власності на такі товари за плату або компенсацію незалежно від строків її надання, а також операції з безоплатного надання товарів.

Щодо ліцензії на оптову торгівлю пальним. Податківці у листі від 07.07.2023 № 1739/ІПК/99-00-09-04-03-06 стверджують, що при отриманні від орендаря компенсації за пальне, яке відсутнє в баку, при поверненні транспортного засобу, орендодавець зобов’язаний отримати ліцензію на право оптової торгівлі пальним. Отже, для орендодавця є ризик отримати штраф за здійснення оптової торгівлі без ліцензії.

Можуть бути такі варіанти обліку палива в баку орендованої с/г техніки.

1.Паливо передається орендарю в позику на безпроцентній основі. Умова про передачу палива повинна може бути вказана в договорі оренди техніки або оформлена окремим договором. Орендодавець виступатиме позикодавцем, а орендар - позичальником палива. В умовах потрібно вказати, що кількість палива, яка міститься в баку при передачі орендарю, повертається орендодавцю при поверненні техніки з оренди.

Документальним підтвердженням операції буде акт приймання-передачі палива. В акті потрібно вказати кількість та вартість палива.

Якщо позику надано на строк не більше 12 місяців, то будуть наступні проведення в бухобліку в орендаря:

Отримано паливо в позику Дт 203 Кт 685

Повернено паливо Дт 685 Кт 203

Щодо обліку ПДВ. Орендодавець повинен скласти та зареєструвати податкову накладну. База оподаткування – вартість палива, вказана в договорі та акті приймання-передачі, але не нижче ціни придбання. При поверненні з оренди автомобіля – орендар складе та зареєструє податкову накладну на вартість поверненого палива.

2. Паливо передається орендарю безоплатно. Умова про дарування палива може бути зазначена в договорі оренди с/г техніки. Факт приймання-передачі палива також підтверджується актом приймання-передачі, який повинні підписати обидві сторони. В акті повинна бути вказана вартість палива. При такому варіанті, у орендаря виникатиме дохід від безоплатно отриманого палива (Дт 203 - Кт 718).

Щодо обліку ПДВ, орендодавець складатиме дві податкові накладні - одну із зазначенням нульової договірної вартості на отримувача безоплатних товарів (орендаря) та другу - на суму, розраховану виходячи з перевищення ціни придбання та базою оподаткування.

3. Паливо продається орендарю при передачі транспорту.

Умову про компенсацію вартості палива у баку можна передбачити в договорі оренди. Для отримання компенсації необхідно оформити акт приймання-передачі палива. Компенсувати вартість палива можна за окремим рахунком, це є операція продажу.

Щодо обліку ПДВ, то у продавця виникатимуть податкові зобов’язання за правилом першої події: або на лату надходження коштів за паливо, або на дату відвантаження палива (підписання акту приймання-передачі). У покупця (орендаря) виникатиме право на податковий кредит – за зареєстрованою податковою накладною.

Щодо обліку пального в орендаря.

В будь якому варіанті, отримане паливо орендар оприбутковує та списує згідно норм витрат палива, у міру споживання (роботи с/г техніки).

Отже, будь який спосіб передачі пального містить більше ризиків для орендодавця, ніж для орендаря. Щоб уникнути претензій з боку податківців, варто передавати с/г техніку з пустим баком. На практиці фіксують в акті приймання-передачі, що техніка передається з пустим баком.