Депонована заробітна плата

Загальні положення

Відповідно до пп. 6 п. 3 розд. І Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148), депонована заробітна плата – готівка, одержана суб’єктами господарювання для виплат, пов’язаних з оплатою праці, та не виплачена в установлений строк окремим фізичним особам.

Нагадаємо, що відповідно до п. 18 розд. ІІ Положення № 148 підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких підприємств понад установлений ліміт каси протягом десяти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка, одержана в банку на інші виплати, видається підприємством своїм працівникам у той самий день.

Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням протягом вище установлених строків, повертаються підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки (див. додаток 1 до Положення № 148).

Документальне оформлення

Порядок документального оформлення депонованої зарплати в касі підприємства містить п. 31 розд. ІІІ Положення № 148. А саме, касир зобов’язаний після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці за видатковими відомостями:

• у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;

• скласти реєстр депонованих сум;

• у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;

• здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

Бухгалтер здійснює перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Зверніть увагу!

Відповідно до Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356 (далі – Методрекомендації № 356), аналітичний облік розрахунків за неотриману в установлений для виплати з каси підприємства термін суму з оплати праці (розрахунків з депонентами) ведеться в реєстрі депонованої заробітної плати. Реєстр складається касиром, який закриває платіжну відомість, за кожний період виплати заробітної плати окремо і перевіряється головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати на підставі видаткових касових ордерів, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7-10) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію.

На початок року невиплачені суми депонованої заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у реєстр депонованої заробітної плати поточного року.

Бухгалтерський облік

Для відображення депонованих сум у бухгалтерському обліку застосовують субрахунок 662 «Розрахунки з депонентами». Заборгованість підприємства із заробітної плати (за одержаною підприємством готівкоюдля виплати через свою касу та неотриманні її працівниками в установлений строк) відображають за дебетом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» та кредитом субрахунку 662.

Поміщену на поточний рахунок у банку депоновану заробітну плату відображають за дебетом субрахунку 311 та кредитом субрахунку 301.  Для цього оформлюють видатковий касовий ордер на суму депонованої зарплати, яка підлягає здачі до банку.

Погашення заборгованості перед депонентами відображають за дебетом субрахунку 662 у кореспонденції з кредитом 301 або 311. Аналітичний облік розрахунків з депонентами ведуть за кожним працівником та видами виплат.

ПДФО, військовий збір, ЄСВ

Якщо невиплачена заробітна плата була депонована, то підприємство все одно має сплатити ПДФО, військовий збір і ЄСВ.

Нагадаємо, що ПДФО та військовий збір (ВЗ) потрібно сплачувати під час кожної виплати оподатковуваного доходу. Отже підприємство подає до банку разом з документами на отримання готівки (для виплати з каси заробітної плати працівникам) і одночасно сплачує ПДФО та ВЗ до бюджету (пп. 168.1.2 ПКУ).

Якщо підприємство виплачує заробітну плату працівникам із виручки, ПДФО та ВЗ сплачують впродовж банківського дня, що настає за днем виплати (пп. 168.1.4 ПКУ).

Якщо нараховану заробітну плату не виплатили, ПДФО та ВЗ сплачують протягом 30 календарних днів, наступних за останнім днем місяця, за який нарахували, але не виплатили заробітну плату (пп. 49.18.1, п. 57.1, пп. 168.1.5 ПКУ). 

Відносно ЄСВ завважимо, що відповідно до ч. 2 ст. 24 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI  банки приймають від платників ЄСВ платіжні інструкції на видачу (перерахування) коштів для виплати заробітної плати та здійснюють видачу (перерахування) зазначених коштів лише за умови одночасного подання платником платіжних інструкцій про перерахування коштів для сплати відповідних сум ЄСВ або документів, що підтверджують фактичну сплату ЄСВ.

При цьому сума ЄСВ до сплати має бути не меншою, ніж 22% суми коштів для виплати заробітної плати, зазначеної в платіжних інструкціях тощо.

Строки давності за депонованою заробітною платою

З урахуванням ч. 1 ст. 257 ЦКУ працівник може отримати депоновану заробітну плату протягом 3 років (див. також лист Мінфіну від 26.11.2004 р. № 31-03140-02-13/21911).

Відповідно до п. 7.3 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879, підприємство має інвентаризувати стан розрахунків, у т. ч. з депонентами, перевірити порядок дотримання строків позовної давності та обґрунтувати суми заборгованості.

А якщо строк давності сплив? Свого часу пояснення щодо цього надавалися, зокрема, Держказначейством у листі від 23.12.05 р. № 07-04/2393-11338: своєчасно не отримані суми зарплати та стипендій в установлений для виплати з каси установи термін мають обліковуватися установами протягом трьох років і за умови неотримання їх відповідною фізичною особою в зазначений термін – перераховуватись у дохід бюджету.

Так, якщо строк позовної давності за ст. 257 ЦКУ сплив, то суми заборгованості за депонованою зарплатою перераховуються до бюджету.

Також слід пам’ятати, що у разі порушення законодавства про оплату праці працівник згідно зі ст. 233 КЗпП має право звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому зарплати без обмеження будь-яким строком. Тобто ст. 233 КЗпП застосовується до зарплатної заборгованості в разі вирішення трудових спорів, тому у випадку порушення трудового законодавства позовна давність на невиплату зарплати у таких випадках не поширюється.