Смерть працівника: покроковий порядок дій роботодавця при остаточному розрахунку

Член сім’ї померлого працівника

Пояснення

Документ, що підтверджує статус члена сім’ї

Дружина або чоловік

Важливо: подружжя вважається сім'єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв'язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно (ч. 2 ст. 3 СКУ)

1. копія свідоцтва про шлюб;
2. документ, що підтверджує особу (паспорт)

Цивільна дружина або чоловік

Відповідно до ч. 1 ст. 74 СКУ, якщо жінка та чоловік проживають однією сім'єю, але не перебувають у шлюбі між собою або в будь-якому іншому шлюбі, майно, набуте ними за час спільного проживання, належить їм на праві спільної сумісної власності, якщо інше не встановлено письмовим договором між ними. Тобто, цивільна дружина або чоловік має право на спадщину від померлого. Але переважно у четвертій черзі спадкування відповідно до ст. 1264 ЦКУ, за умови проживання однією сім'єю не менш як 5 років до смерті партнера. Для отримання спадщини часто необхідно доводити факт спільного проживання через суд. Зауважте, що діти померлого спадкують першими, оскільки відповідно до ст. 1261 ЦКУ вони є спадкоємцями першої черги. Тобто в першу чергу чекайте, що за остаточним розрахунком звернуться родичі першої черги померлого працівника

Якщо окрім цивільної дружини (або чоловіка) за виплатами ніхто не звернувся, то найбезпечніше роботодавцю дочекатися рішення суду, в якому буде доведено факт спільного проживання з партнером до його смерті. Звісно, цивільна дружина (або чоловік) може надати Акт про спільне проживання, що видається місцевою радою (виконавчим комітетом, ЦНАП). Чи являється такий документ підставою для виплати остаточного розрахунку – рішення за вами. Адже на законодавчому рівні це питання не врегульовано

Неповнолітня дитина

Відповідно до ч. 1 ст. 6 СКУ правовий статус дитини має особа до досягнення нею повноліття. Згідно із ст. 1 Закону про охорону дитинства дитина – особа віком до 18 років (повноліття), якщо згідно з законом, застосовуваним до неї, вона не набуває прав повнолітньої раніше. Зверніть увагу: на підставі цього можна зробити висновок, що поки дитині не виповнилося 18 років вона є неповнолітньою. При цьому немає значення чи така дитина проживає з батьками – це підтверджується ч. 2 ст. 3 СКУ.

За отриманням остаточного розрахунку може звернутися опікун (піклувальник) неповнолітньої дитини, за винятком випадків, коли повна цивільна дієздатність дитини настала раніше. Такі випадки перераховані, наприклад, в ст. 34-35 ЦКУ

1) копія свідоцтва про народження;

2) копія рішення органу опіки і піклування про встановлення опіки

чи піклування;

3) документ, що підтверджує особу опікуна чи піклувальника (паспорт)

Повнолітня дитина

Після досягнення повноліття дитина вважається членом сім’ї лише, якщо спільно проживає, пов'язана спільним побутом, мала взаємні права та обов'язки з померлим (ч. 2 ст. 3 СКУ)

1) копія свідоцтва про народження;

2) доказ того, що дитина проживала з померлим та вони були пов’язані спільним побутом (наприклад,  довідка про склад сім’ї)

Пояснення

Допомога на поховання за рахунок ПФУ

Допомога на поховання, яку виплачує роботодавець спадкоємцям в разі смерті працівника

Чи можна?

Допомога на поховання працівника, який помер (за винятком пенсіонерів), фінансується за рахунок ПФУ і призначається за його останнім основним місцем роботи (ч. 1 ст. 20 Закону про соцстрахування).

Виплату здійснюють членам сім’ї померлого або іншим особам, які організували та оплатили поховання

Можливість виплати будь-якої допомоги як особам, які не перебувають в трудових відносинах з даним роботодавцем, так і померлому працівнику має бути визначена колективним договором або іншим локальним документом. Зауважимо, що бюджетні установи мають обмеження в цьому питанні – вони не можуть виплачувати будь-яку допомогу особі, яка не перебуває з ними в трудових відносинах. Тобто бюджетна установа не виплатить допомогу на поховання родичу померлого працівника. А от виплата допомоги на поховання померлого працівника передбачена локальними документами, які регулюють оплату праці в бюджетних установах.

В комерційних установ (в т.ч. ФОП) в цьому питанні обмежень немає – головне передбачити таку виплату у своїй внутрішній документації

Який розмір допомоги?

Відповідно до п. 1 постанови № 29-1 розмір допомоги на поховання становить 4100,00 грн

Комерційні установи визначають розмір в колективному договорі або іншому локальному документі

Чи нараховується ЄСВ?

На суму допомоги на поховання за рахунок коштів ПФУ не нараховується ЄСВ, оскільки вона не входить до фонду оплати праці відповідно до п. 3.2 Інструкції № 5. Також ця допомога не зазначена як база нарахування ЄСВ в абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ. У зв’язку з цим в додатку 1 Податкового розрахунку допомога на поховання не відображається

Податківці в консультації в категорії 201.04.01 ЗІР наголошують, що не включається до бази нарахування ЄСВ сума допомоги на поховання, яка виплачується родичам померлого працівника. 

Справа в тому, що відповідно до п. 3.31 Інструкції № 5 ця виплата не належить до фонду оплати праці. Відповідно, виплати, які не входять до фонду оплати праці, не є базою для нарахування ЄСВ згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ.

У зв’язку з цим в додатку 1 Податкового розрахунку допомога на поховання не відображається

Чи утримувати ПДФО та військовий збір?

Із суми допомоги на поховання не утримують ПДФО та військовий збір, адже така виплата не включається до загального оподатковуваного доходу згідно з п.п. 165.1.22 ПКУ та п.п. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.

Водночас її потрібно відобразити в додатку 4ДФ Податкового розрахунку із ознакою доходу «146» (див. також консультацію в категорії 103.04 ЗІР). Зверніть увагу: у графі 2 слід зазначити РНОКПП отримувача допомоги — тобто члена сім’ї померлого працівника

Податківці в консультації в категорії 103.04 ЗІР роз’яснили порядок оподаткування в такому випадку.

Відповідно до п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включаються кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на поховання платнику податку роботодавцем такого померлого платника податку за його останнім місцем роботи у розмірі, що не перевищує у 2026 році 9320,00 грн. Підстава для неоподаткування військовим збором – п.п. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.

Якщо допомога на поховання вища у 2026 році 9320,00 грн, то із суми перевищення утримуються податки на загальних підставах. 

Податківці в консультації в категорії 103.25 ЗІР наголошують, що в додатку 4ДФ Податкового розрахунку і оподатковувана, і неоподатковувана сума відображається разом з ознакою доходу «146». У графі 2 слід зазначити РНОКПП отримувача допомоги   тобто члена сім’ї померлого працівника

Ситуація

Пояснення

Працівник помер, перебуваючи в оплачуваній відпустці. Що робити з відпускними, які тепер нараховані за дні після дати смерті?

У разі смерті працівника під час оплачуваної відпустки перераховувати або сторнувати відпускні за дні після дати смерті не потрібно. Зайво нараховані за час відпустки після дати смерті суми не відраховуються (ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки)

Зарплата вже зарахована на зарплатний рахунок працівника, а потім тільки з’ясувалося, що цей працівник помер. Які дії роботодавця?

Роботодавцю потрібно якнайшвидше надіслати банку офіційний лист та копію свідоцтва про смерть. Це необхідно для запобігання неправомірному зняттю коштів сторонніми особами. Якщо рахунок буде заблоковано, то кошти на ньому, спадкоємці отримують у банку, пред'явивши свідоцтво про право на спадщину

Мобілізований працівник визнаний безвісти зниклим

Працівника, визнаного безвісти зниклим, не можна звільняти лише на підставі довідки про зникнення. Звільнення за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП здійснюється лише після рішення суду про визнання його безвісно відсутнім або оголошення померлим