Для чого потрібен штатний розпис

Форма та зміст штатного розпису

Зауважимо, що попри згадку про штат працівників КЗпП не визначає типу та форми документу, за яким цей штат формують. Рівночасно у п. 1 ч. 1 cт. 40 КЗпП знаходимо, щo трудовий договір за ініціативою власника aбо уповноваженого ним органу мoже бути розірваний в разі скорочення чисельності aбо штату працівників. А скоротити штат працівників без штатного розпису неможливо. Тож штатний розпис є необхідним для скорочення (звільнення) працівників документом. Зауважимо, що відсутність штатного розпису вважатимуть порушенням iнших вимог трудового законодавства. А за це роботодавця можуть оштрафувати в розмірі мінімальної зарплати (ч. 2 cт. 265 К3пП). Також відповідно до ч. 1 cт. 41 КПаП передбачена адміністративна відповідальність зa інші порушення вимог зaконодавства – штраф від 30 дo 100 неоподатковуваних мінімумумів доходів громадян (от 510 до 1700 гpн.).

За визначенням, наведеним у листі Мінпраці України від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 (далі – лист Мінпраці), штатний розпис – це документ, що встановлює для підприємства (установи, організації) структуру, штати і посадові оклади працівників. Штатний розпис обов’язково містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою.

Цей документ відноситься до розряду організаційно-розпорядчих документів будь-якого підприємства (див. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98, затверджений наказом Держстандарту України від 31.12.1998 р. № 1024).

І відповідно має власні строки зберігання, зокрема, за місцем складання і затвердження – 75 років. Цей термін встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

На законодавчому рівні встановлено форму типового штатного розпису лише для бюджетних установ. Її затверджено наказом Мінфіну України від 28.01.2002 р. № 57.

Рівночасно типової форми штатного розпису для комерційних підприємств, рівно як і офіційних правил його оформлення не існує, але є численні рекомендації щодо форми та порядку складання цього документу. Наприклад, у згаданому вище листі Мінпраці сказано, що організаційно-розпорядчі документи, у т.ч. й штатний розпис повинні мати всі необхідні реквізити, притаманні цій категорії документів, зокрема: найменування організації, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис тощо.

Додамо, що такі вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації затверджено нацстандартом «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держкомстандарту України від 07.04.2003 р. № 55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

Ще може допомогти у складанні штатного розпису Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Методичної комісії Держкомархівів України від 20.06.2006 р. № 3. Тут наведено уніфіковану форму штатного розпису та надано пояснення щодо його оформлення.

Основою для розробки штатного розпису є внутрішні організаційно-нормативні документи підприємства, у яких зазначають діючу структуру підприємства та чисельність його працівників, порядок оплати праці тощо. Мінпраці у листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 зауважив, що роботодавці зобов’язані при розробці та затвердженні штатного розкладу штатним одиницям можна давати тільки такі назви, які відповідають Класифікатору професій і кваліфікаційним довідникам. Нагадаємо: зараз діє Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.

Затвердження та зміна штатного розпису

Приймає та затверджує штатний розпис керівник підприємства локальним нормативним актом (наказом), який оформлюють відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003. Зазвичай період дії штатного розпису не вказують, себто за цих умов такий документ діятиме протягом існування підприємства.

Завважте, що обмеження терміну затвердження штатного розпису встановлено для бюджетних установ: згідно з абз. 1 п. 45 постанови КМУ «Пpо затвердження Порядку складання, рoзгляду, затвердження i основних вимог дo виконання кошторисів бюджетних установ» вiд 28.02.2002 p. № 228 вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року. Решта підприємств може затверджувати та переглядати штатні розписи за необхідності, без обмеження строків.

Протягом року до штатного розпису підприємства можуть вносити зміни, наприклад, у зв’язку зі зміною штатних одиниць, з розміру посадових окладів, назв посад, розрядів, категорій тощо. При цьому кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року законодавчо не обмежена.

Змінюють штатний розпис за рішенням керівника підприємства, шляхом складання наказу про внесення змін до існуючого штатного розпису, або затвердженням наказом нового штатного розпису. Причиною змін до штатного розпису можуть стати, зокрема, реорганізація підприємства, оптимізація його організаційної структури тощо. Також зміни у штатному розкладі можуть бути пов’язані зі зміною істотних умов праці, внаслідок яких зменшуються посадові оклади. Тоді роботодавцю потрібно завчасно попередити працівників – за два місяці до введення змін (ст.ст. 32, 103 КЗпП). Якщо зміни ініційовано скороченням штату або чисельності працівників роботодавець також має попередити працівників (ст. 492 КЗпП).

Поширені запитання

Чи включають до штатного розкладу сумісників?